KPIهای جذب و استخدام

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد در منابع انسانی چیست؟

در بین انواع معیارهای سنجش فعالیت‌های سازمانی، KPIهای جذب و استخدام یکی از مهم‌ترین‌هاست. این شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی فعالیت‌ها و نتایج به‌دست‌آمده در فرایند استخدام استفاده می‌شود. سازمان‌‌ها با استفاده از آن‌ها به میزان اثربخشی استراتژی جذب و استخدام و عملکرد تیم یا فرد استخدام‌کننده پی می‌برند.

دلایل اهمیت KPIهای جذب و استخدام

دلایل مختلفی برای اهمیت شاخص‌های کلیدی عملکرد جذب و استخدام وجود دارد. از جمله این دلایل عبارت‌اند از:

• ارزیابی و بهبود فرایند استخدام
• کاهش هزینه‌ها
• افزایش کیفیت استخدام
• صرفه‌جویی در زمان
• بهبود تجربه داوطلب
• افزایش نرخ قبول پیشنهاد همکاری
• ارزیابی کانال‌های جذب و استخدام

انواع KPIهای جذب و استخدام

تا اینجا با مفهوم شاخص‌های عملکرد جذب و استخدام و دلایل اهمیت آن آشنا شدیم. اکنون قصد داریم هریک از این شاخص‌ها را به طور جداگانه معرفی کنیم:

هزینه هر استخدام (Cost per hire)

منظور از هزینه هر استخدام، میزان هزینه‌ای است که باید برای پرکردن یک موقعیت خالی در سازمان پرداخت شود. از جمله این هزینه‌ها موارد زیر است:

• انتشار آگهی در سایت‌های کاریابی
• آموزش کارکنان و تأمین تجهیزات لازم
• زمان صرف‌شده توسط تیم منابع انسانی

با استفاده از این KPI سازمان می‌تواند برای بودجه استخدامی بهتر برنامه‌ریزی کند. همچنین می‌تواند بودجه در نظر گرفته‌شده را با میانگین بودجه استخدامی رقبا مقایسه کند و بهبودهای لازم را انجام دهد. برای محاسبه این شاخص کلیدی از فرمول زیر استفاده کنید:

هزینه هر استخدام = (هزینه استخدام داخلی + هزینه استخدام خارجی) ÷ هزینه تمامی استخدام‌ها

کیفیت کانال‌های جذب (Source quality)

کانال‌های جذب و استخدام زیاد و متفاوت هستند. سازمان بسته به نیازهایش می‌تواند از یک یا چند مورد از کانال‌های لینکدین، سایت‌های کاریابی، دفاتر کاریابی و… استفاده کند. بااین‌حال، سنجش کیفیت کانال استخدامی اهمیت فراوانی دارد.
تیم استخدام باید کانال‌های باکیفیت را از بی‌کیفیت تشخیص دهد و بهترین‌ها را انتخاب کند. با این اقدام، سازمان می‌تواند از منابع خود بهتر استفاده کند و روی کانال‌های با بهره‌وری زیاد تمرکز کند.

فرمولی که برای محاسبه کیفیت کانال‌های جذب استفاده می‌شود، عبارت است از:

(تعداد کل درخواست‌های رسیده به آن کانال) ÷ (تعداد استخدام‌های موفق از طریق یک کانال)= کیفیت کانال جذب

تعداد داوطلبان واجد شرایط

برای استفاده از این KPI، باید ویژگی‌های یک داوطلب واجد شرایط را برای موقعیت شغلی خالی تعیین کرد. سپس با غربالگری مشخص می‌شود چه تعداد از افراد انتخاب شده واجد شرایط لازم هستند.
همچنین با بررسی نسبت مصاحبه‌ها به استخدام، معلوم می‌شود که داوطلب‌ها چقدر برای قرارگیری در موقعیت شغلی موردنظر شایستگی دارند. کمبود نیروهای واجد شرایط می‌تواند به عواملی مثل کیفیت ضعیف کانال جذب، توضیحات شغلی نامناسب، غربالگری ضعیف و… مرتبط باشد.
نرخ داوطلبان واجد شرایط از طریق فرمول زیر به دست می‌آید:

((تعداد کل درخواست‌ها) ÷ (تعداد داوطلبان واجد شرایط)) ×۱۰۰= نرخ داوطلبان واجد شرایط

همچنین برای اندازه‌گیری کیفیت فرایند غربالگری و دقت در انتخاب داوطلبان از فرمول زیر استفاده کنید:

(تعداد استخدام‌ها) ÷ (تعداد مصاحبه‌ها)= نسبت مصاحبه به استخدام

کیفیت استخدام

همه تلاش‌ها در تیم جذب و استخدام معطوف به این هدف است که بهترین فرد برای موقعیت شغلی موردنظر استخدام شود. باید مشخص شود سازمان چقدر در تحقق این هدف موفق عمل می‌کند.
برای اندازه‌گیری این KPI باید عوامل مختلفی را اندازه‌گیری کرد؛ مثلاً چقدر طول می‌کشد تا کارمند جذب‌شده به بهره‌وری کامل و عملکرد شغلی رضایت‌بخش برسد یا او چقدر با فرهنگ سازمان تناسب دارد. همچنین می‌توان با استفاده از نظرسنجی، میزان رضایت مدیران را از استخدام‌های جدید ارزیابی کرد.
سازمان‌ها با بهره‌گیری از تجارب قبلی، الگوهای استخدام باکیفیت و بدون کیفیت را شناسایی می‌کنند. بدین ترتیب آن‌ها صاحب بینشی می‌شوند که با آن می‌توانند بهتر و سریع‌تر درباره استخدام کارجویان تصمیم بگیرند.
فرمول محاسبه کیفیت استخدام عبارت است از:

۳ ÷ (امتیاز عملکرد + امتیاز تناسب فرهنگی + امتیاز رضایت مدیر) = کیفیت استخدام

در این فرمول به هریک از شاخص‌های امتیاز عملکرد، تناسب فرهنگی و رضایت مدیر، عددی مانند ۱۰۰ داده می‌شود. این عدد حداکثر امتیاز یا درصدی است که کارجو می‌تواند از آزمون‌ها و بررسی‌های تخصصی به دست آورد. در نهایت با تقسیم مجموع امتیازهای کسب‌شده توسط کارجو بر عدد ۳ به کیفیت او از صفر تا ۱۰۰ نمره داده می‌شود.

مدت‌زمان استخدام (Time to hire)

مدت‌زمان استخدام از ورود داوطلب به قیف استخدام تا شروع به کار او را شامل می‌شود. زمان شاخص مهمی در سنجش فرایندهای سازمانی است و کاهش مدت‌زمان استخدام برای تیم استخدام اهمیت فراوانی دارد.
معمولاً بهترین داوطلبان در عرض چند هفته استخدام می‌شوند و سازمان باید جلوی ازدست‌دادن آن‌ها را بگیرد. توجه به این شاخص به سازمان کمک می‌کند تا کیفیت استخدام را افزایش دهد و هزینه‌های کلی استخدام را در درازمدت کاهش دهد.
برای اندازه‌گیری مدت‌زمان استخدام از این فرمول استفاده کنید:

(تاریخ استخدام) – (تاریخ درخواست)= مدت‌زمان استخدام

نرخ قبول پیشنهاد همکاری

برای مدیران استخدام، قبول پیشنهاد همکاری از طرف داوطلبان برتر یک موفقیت محسوب می‌شود. یکی از دلایلی که ممکن است کارجویان پیشنهادی را رد کنند، پاداش و مزایای بیشتر رقیبان است. همچنین این احتمال هست که سازمان در فرایند مصاحبه مشکل داشته باشد یا به دلیل شهرت منفی، جذابیت لازم را برای کارجو نداشته باشد.
مدیران استخدام باید به شاخص کلیدی نرخ قبول پیشنهاد همکاری توجه ویژه‌ای کنند. اگر پاداش‌ها و مزایای موقعیت شغلی موردنظر مناسب نیست و از آن استقبال نشده، باید راه‌حلی پیدا کرد. همچنین در صورت لزوم، ایرادات و نواقص بخش‌های دیگر برطرف شود.
برای محاسبه نرخ قبول پیشنهاد همکاری، فرمول زیر را مبنا قرار دهید:

((تعداد کل پیشنهادها) ÷ (تعداد پیشنهادهای قبول‌شده)) ×۱۰۰= نرخ قبول پیشنهاد همکاری

پیشنهاد شرکت به دیگران (NPS)

سازمان با شاخص کلیدی عملکرد NPS می‌فهمد چقدر احتمال دارد کارجو او را به دیگران توصیه کند. این شاخص نشان‌دهنده میزان رضایت داوطلب از فرایند استخدامی است.

وقتی افراد زیادی مایل باشند سازمان را به دیگران توصیه کنند، شهرت سازمان افزایش می‌یابد. در نتیجه سازمان به هدف استخدامی بسیاری از داوطلبان باانگیزه و متخصص در صنعت تبدیل می‌شود.

برای اینکه دید خوبی از این KPI در سازمان خود به دست آورید، از داوطلبان بپرسید چقدر احتمال دارد سازمان را به دیگران توصیه کنید. پاسخ‌ها را در یک مقیاس از صفر تا ۱۰ درجه‌بندی کنید.

کسانی که امتیاز ۹ یا ۱۰ داده‌اند، ترویج‌کنندگان هستند. داوطلبان با امتیاز ۷ یا ۸ منفعل هستند. کسانی هم که امتیاز ۶ و کمتر از آن داده‌اند، منتقدان هستند. حاصل اختلاف امتیاز ترویج‌کنندگان و منتقدان، مقدار NPS را مشخص می‌کند.

(امتیاز ترویج‌کنندگان) – (امتیاز منتقدان)= NPS

نرخ ترک شغل در سال اول

یکی دیگر از شاخص‌های عملکرد جذب و استخدام، نرخ ترک شغل در سال اول است. زیاد بودن این نرخ به افزایش هزینه‌های جذب نیرو در سازمان منجر می‌شود.
نرخ ترک خدمت بالا می‌تواند ناشی از ناراضی بودن کارکنان یا تناسب نداشتن آن‌ها با فرهنگ سازمانی باشد. علاوه بر این، ممکن است موقعیت شغلی بهتری با مزایا و پاداش‌های بیشتر برای آن‌ها وجود داشته باشد.
سازمان باید نرخ ترک شغل در سال اول را بادقت تحلیل کند. در صورت زیاد بودن این نرخ باید فرایندهای جذب و استخدام، فرهنگ سازمانی و… بررسی شود. همچنین با استفاده از بازخوردهای گرفته‌شده از کارکنان فعلی و سابق، تغییرات و اصلاحات لازم اعمال شود.
نرخ ترک شغل در سال اول طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود:

((تعداد کل استخدام‌های جدید) ÷ (تعداد کارکنانی که در سال اول سازمان را ترک کرده‌اند)) ×۱۰۰= نرخ ترک شغل در سال اول

تبعیض

موضوع ناهنجاری که ممکن است در بعضی از سازمان وجود داشته باشد و به آن توجه نشود، تبعیض است. سازمان ممکن است در اثر تبعیض‌های جنسیتی، اعتقادی و… فرصت‌های ویژه‌ای را در جذب کارکنان از دست بدهد. به همین دلیل بهتر است با تحقیقات دقیق بررسی شود که آیا چنین مانعی در جذب افراد وجود دارد یا خیر.
یکی از کارهایی که سازمان‌ها دراین‌رابطه می‌توانند انجام دهند، مطالعه گروه‌های داوطلب و مقایسه وضعیت آن‌ها در فرایند جذب و استخدام است. به‌عنوان‌مثال، اگر فرض کنیم یک گروه داوطلب خانم‌ها (A) و گروه دیگر آقایان (B) هستند، می‌توانیم از فرمول زیر برای بررسی وضعیت تبعیض در استخدام استفاده کنیم:

((تعداد کل داوطلبان گروه B) ÷ (تعداد استخدام‌ها از گروه B)) ÷ ((تعداد کل داوطلبان گروه A) ÷ (تعداد استخدام‌ها از گروه A)) = نرخ تبعیض

نحوه استفاده از KPIهای استخدام

سازمان برای اینکه بیشترین بهره را از شاخص‌های عملکردی فرایند استخدام ببرد، باید از آن‌ها طبق الگو و روش دقیقی استفاده کند. این الگو شامل مراحل زیر است:

• تعیین اهداف سازمانی: KPIها باید باتوجه‌به اهداف سازمانی انتخاب شوند. مثلاً اگر یکی از اهداف کاهش هزینه‌ها در سال آینده است، باید از شاخصی مانند هزینه هر استخدام استفاده شود.
• انتخاب KPIهای SMART: یک KPI باید SMART باشد؛ یعنی اینکه باید خاص Specific، قابل‌اندازه‌گیری Measurable، قابل‌دستیابی Attainable، مرتبط Relevant و محدود به زمان Time-bound باشد.
  به‌عنوان‌مثال، کاهش ۱۰ درصدی نرخ ترک شغل برای سال آینده، می‌تواند یک شاخص کلیدی SMART باشد.
• ردیابی و اقدام: گام نهایی این است که سازمان باتوجه‌به KPIهای انتخابی، سیستم‌ها و فرایندهای ردیابی و نظارت ایجاد کند. باید نتایج و گزارش‌های به‌دست‌آمده به طور مستمر بررسی شود و اصلاحات و بهبودهای لازم صورت گیرد.

نتیجه؛ بهبود فرایند جذب و استخدام با KPIها

در این مقاله به طور کامل، شاخص‌های کلیدی جذب و استخدام و روش استفاده از آن‌ها را معرفی کردیم. سازمان‌ها با استفاده از این شاخص‌ها در کنار نرم‌افزار جذب و استخدام ATS تودی می‌توانند در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی زیادی کنند. جهت آشنایی بیشتر با این نرم‌افزار و استفاده از مشاوره‌های رایگان با همکاران ما تماس بگیرید.

سؤالات متداول