تودِی: وقتِ چابک‌کردن مدیریت سرمایه انسانی

شبکه‌های اجتماعی عمومی مانند تلگرام و واتساپ، به‌دلیل محدودیت‌هایشان، گزینه‌های مناسبی برای ارتباط در سازمان‌ها نیستند. با توجه به تغییرات محیط کاری مدرن و افزایش میزان دورکاری، نیاز به ابزارهای پیشرفته ارتباطی بیشتر احساس می‌شود. شبکه اجتماعی سازمانی یکی از این ابزارهای کاربردی است که با هدف بهبود ارتباطات درون‌سازمانی طراحی شده و امکانات متنوعی ارائه می‌دهد. در این مقاله، به بررسی ویژگی‌های این ابزار و معرفی یکی از برترین ارائه‌دهندگان داخلی آن می‌پردازیم.

تعریف شبکه اجتماعی سازمانی

ابزاری تخصصی برای ایجاد تعامل و ارتباط آسان و شفاف میان کارکنان یک سازمان است. کاربرد این ابزار شبیه به سایر رسانه‌های اجتماعی است، با این تفاوت که آن متناسب با اهداف کسب‌وکارها و برای استفاده اعضای یک سازمان طراحی شده است. این نرم‌افزار منطبق بر نیازهای محیط کاری ایجاد شده تا بتواند ارتباطی یکپارچه و امن میان کارکنان شکل دهد.

سامانه تعاملی سازمانی با ارائه امکانات بی‌شمار برای مدیریت پروژه‌ها و بهبود ارتباطات، قدرت شما را در مدیریت تعاملات درون‌سازمانی دوچندان می‌کند. این نرم‌افزار یکی از ضروری‌ترین ابزارهای موردنیاز در محیط‌های کاری امروزی است که به‌کارگیری آن سطح مشارکت را بهبود می‌بخشد.
شبکه اجتماعی سازمانی تودی با حذف کاغذبازی‌های غیرضروری و امکان برقراری ارتباط در فضایی ایمن سبب تسریع فرایندها می‌شود و روحیه تیمی را تقویت می‌کند.

تفاوت شبکه اجتماعی سازمانی با عمومی

با ورود اینترنت به زندگی و ظهور گوشی‌های هوشمند، شبکه‌های اجتماعی فراوانی برای تعاملات انسانی در اختیار افراد قرار گرفته است. با گسترش این رسانه‌ها دیگر فاصله بی‌معنا می‌شود و شما می‌توانید از هر جا و مکانی با عزیزان، دوستان و همکاران خود در سراسر دنیا ارتباط برقرار کنید.

با این‌که بسیاری از کسب‌وکارها بخشی از وظایف خود را در سازمان به‌وسیله این رسانه‌ها انجام می‌دهند و آن‌ها را به‌طور کامل از چرخه کسب‌وکار خود خارج نکرده‌اند؛ اما واقعیت این است که این برنامه‌ها در کنار تمام مزیت‌هایی که دارند، برای برقراری تعاملات درون‌ سازمانی چندان کارایی ندارند؛ بنابراین اگرچه شما می‌توانید قسمتی از کار خود را با این شبکه‌های اجتماعی عمومی مدیریت کنید، اما در کنار آن باید برای بهره‌وری بیشتر به شبکه اجتماعی سازمانی نیز بیندیشید.
در ادامه به تعدادی از تفاوت‌های شبکه‌های اجتماعی عمومی با سازمانی اشاره کرده‌ایم:

امنیت داده‌ها: چرا شبکه اجتماعی سازمانی انتخاب بهتری است؟

یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در تعاملات درون‌سازمانی، حفظ امنیت داده‌ها و جلوگیری از درز اطلاعات است. پیام رسان‌های عمومی معمولاً برای اشتراک‌گذاری اطلاعات حساس سازمانی امن نیستند و احتمال هک و سوءاستفاده در آن‌ها وجود دارد. در مقابل، نرم افزار ارتباطات درون سازمانی با ایجاد بستری مطمئن، گزینه‌ای مناسب برای سازمان‌ها محسوب می‌شود.

مدیریت متمرکز اطلاعات و یکپارچگی داده‌ها

یکی از مشکلات پیام رسان‌های عمومی، پراکندگی و عدم یکپارچگی اطلاعات است. نرم افزارهای سازمانی این مشکل را برطرف کرده و امکان مدیریت متمرکز مکاتبات و اسناد را فراهم می‌کنند. این ابزارها دسترسی سریع به تاریخچه ارتباطات را برای تیم‌ها ممکن می‌سازند.

هماهنگی با فرهنگ و نیازهای سازمان

پیام رسان‌های عمومی اغلب برای ارتباطات شخصی طراحی شده‌اند و با فرهنگ و نیازهای حرفه‌ای سازمان‌ها سازگار نیستند. استفاده از یک پیام رسان سازمانی، محیطی حرفه‌ای‌تر و کارآمدتر برای ارتباطات رسمی ایجاد می‌کند.

ادغام با ابزارهای کاربردی سازمان

نرم افزار ارتباطات درون سازمانی قابلیت ادغام با ابزارهایی مانند ایمیل و تقویم را دارد. این ویژگی‌ها برگزاری جلسات و اطلاع‌رسانی‌های سازمانی را بسیار ساده‌تر می‌کنند، در حالی که پیام رسان‌های عمومی چنین امکاناتی را ارائه نمی‌دهند.

طراحی تخصصی برای تیم‌ها و گروه‌ها

نرم افزارهای سازمانی به طور ویژه برای تیم‌ها و گروه‌های کاری طراحی شده‌اند و امکاناتی مانند مدیریت پروژه و جلسات آنلاین را ارائه می‌دهند. این در حالی است که پیام رسان‌های عمومی برای کاربران عمومی طراحی شده و نمی‌توانند نیازهای حرفه‌ای را برآورده کنند.

کنترل دسترسی و مالکیت داده‌ها

در نرم افزارهای سازمانی، دسترسی کاربران توسط مدیریت کنترل می‌شود و مالکیت داده‌ها در اختیار سازمان باقی می‌ماند. این ویژگی‌ها امنیت و نظارت دقیق‌تری را برای اطلاعات فراهم می‌کنند.

قابلیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی تودی کانکت

اگرچه تا اینجای مقاله کم‌ و بیش با برخی از قابلیت‌های شبکه اجتماعی تعاملی سازمانی آشنا شدیم، اما در این بخش می‌خواهیم به‌صورت متمرکز قابلیت‌های آن را بررسی کنیم. امروزه پیام‌رسان‌های سازمانی داخلی و خارجی متعددی به بازار عرضه شده‌اند که تودی کانکت یکی از بهترین آن‌هاست.
همچنین با بهره‌گیری از ابزار پیشرفته و فناوری‌های جدید، شکل جدیدی به ارتباطات درون‌ سازمانی شما می‌بخشد و سبب افزایش بهره‌وری می‌شود. در این بخش می‌خواهیم قابلیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی تودی را بررسی کنیم و تک‌تک امکانات آن را زیر ذره‌بین ببریم.

• قابلیت گفت‌وگوی فردی و گروهی با همکاران

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی تودی، امکان چت فردی و گروهی با همکاران در بستری مناسب و امن است. وجود این قابلیت سبب می‌شود که مکالمات و ارتباطات درون‌سازمانی در یک مکان متمرکز شود و اطلاعات در پلتفرم‌های مختلف پراکنده نباشد.

اگر می‌خواهید ارتباطاتی شفاف و سالم را در محیط کاری خود تجربه کنید و حواشی را به حداقل برسانید، شبکه اجتماعی درون سازمانی شما را به این هدف خواهد رساند. اگرچه تلفن، ایمیل و سایر پلتفرم‌ها نیز می‌توانند در برقراری ارتباطات به شما کمک کنند، اما هیچ‌یک به‌اندازه شبکه اجتماعی درون سازمانی برای ارتباطات کاری جامع و کاربردی نیستند.
برای مثال اگر بخواهید تلفنی با همکاران خود گفت‌وگو کنید، امکان دارد زمانی از مکالمه به بحث‌های خارج از کار اختصاص یابد یا در صورت ارسال ایمیل، پیام شما میان ده‌ها ایمیل دیگر گم شود. استفاده از شبکه‌های اجتماعی سازمانی تمام این محدودیت‌ها را دور می‌زند و امکانی برای پرسنل فراهم می‌کند تا مستقیم و بدون حاشیه به بحث و گفت‌وگو با همکاران خود بپردازند.

• اشتراک‌گذاری فایل‌ و اسناد مهم

قابلیت دیگر سامانه تعاملی سازمانی، امکان اشتراک‌گذاری فایل و اسناد کاری است. در این برنامه امکان ارسال و دریافت فایل برای کاربران فراهم شده تا افراد مجبور نباشند اطلاعات مهم سازمان را در فضای غیرکاری رد و بدل کنند.
با استفاده از سامانه تعاملی سازمانی خیال شما بابت امنیت داده‌ها و اطلاعات سازمان راحت است و می‌توانید با سرعت بالا اسناد و مدارک را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.

• دسترسی به تاریخچه پیام‌ها

وقتی ارتباطات درون‌ سازمانی در بستر امن شبکه سازمانی صورت می‌گیرد، ردیابی و پیگیری ارتباطات نیز راحت‌تر اتفاق می‌افتد. در این برنامه کاربران به تاریخچه پیام‌ها دسترسی دارند و در صورت نیاز می‌توانند آن‌ها را مرور و بررسی کنند.

• برقراری تماس‌های صوتی و تصویری

از دیگر امکانات شبکه اجتماعی سازمانی تودی می‌توان به امکان برقراری تماس صوتی و تصویری با همکاران اشاره کرد. اگرچه امروزه پلتفرم‌های متعددی برای تماس‌های صوتی و تصویری طراحی شده است، اما بهترین انتخاب برای این تماس‌ها در محیط کاری، این پلتفرم است.

این نرم‌افزار، محیطی ایمن برای برقراری جلسات آنلاین و تماس‌های صوتی در اختیارتان قرار می‌دهد تا بتوانید با همکاران خود به بحث و تبادل‌نظر بپردازید. وضوح خوب تصویر و صدا و ابزارهای کاربردی برای مدیریت جلسات آنلاین دو فاکتور اصلی این نرم افزار است که کیفیت تماس‌های صوتی و تصویری درون‌ سازمانی شما را افزایش می‌دهد.

• ایجاد کانال‌های اختصاصی

در محیط کاری، ایجاد کانال‌هایی اختصاصی برای اشتراک‌گذاری مطالب و موضوعات مهم و اخبار روز سازمان اهمیت زیادی دارد. در شبکه اجتماعی درون سازمانی، شما می‌توانید کانال‌هایی برای پروژه‌های مختلف ایجاد کنید و موضوعات را در آن‌ها دسته‌بندی کنید.
این قابلیت سبب می‌شود تا افراد بیشتری در جریان مسائل سازمان قرار گیرند و مدیریت پروژه‌ها آسان‌تر پیش رود.

• جست‌ و جوی پیشرفته

یکی از امکانات مهم شبکه درون سازمانی، امکان جست‌وجوی پیشرفته میان پیام‌ها و اسناد و مدارک است. زمانی‌که استفاده از آن به فرهنگ درون‌ سازمانی مجموعه تبدیل شود، تمامی اسناد و مدارک و مکالمات در بستر این برنامه مبادله می‌شود؛ بنابراین دیگر نیاز نیست برای بررسی یک موضوع ساعت‌ها میان پرونده‌ها و صورت‌جلسه‌ها بگردید و می‌توانید تنها با جست‌وجوی یک کلمه کلیدی به هدف خود برسید.

• استفاده از فناوری چت‌بات مبتنی بر هوش مصنوعی

چت‌بات‌ها جزء پیشرفته‌ترین ابزار روز دنیا به‌شمار می‌روند که برای برقراری ارتباط میان انسان و ماشین از آن‌ها استفاده می‌شود. این ابزار، مکالمات انسانی را شبیه‌سازی می‌کنند و با کاربران پیرامون مسائل مختلف به بحث و گفت‌وگو می‌پردازند.
شبکه اجتماعی سازمانی تودی نیز مجهز به چت‌بات مبتنی بر هوش مصنوعی است که ضمن حفظ حریم خصوصی کاربران، در موضوعات مختلف به کمک کاربران می‌شتابد.

• دستیار هوشمند برای تعاملات درون‌ سازمانی

دستیار هوشمند برنامه‌ای متکی بر فناوری‌های نوین است که می‌تواند برخی از وظایف انسانی مانند ویرایش، پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، یادآوری جلسات و… را مدیریت کند. این ابزار با تحلیل داده به بهبود فرایندهای کاری کمک می‌کند و با انجام‌دادن کارهای روتین، فرصتی به شما می‌دهد تا به کارهای مهم‌تر خود برسید.
شبکه اجتماعی درون سازمانی تودی با بهره‌گیری از دستیار هوشمند منجر به انجام سریع‌تر وظایف روزمره سازمان می‌شود و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد.

• مدیریت کاربران

در پیام رسان سازمانی تودی شما می‌توانید بر عملکرد کاربران نظارت داشته باشید و دسترسی‌های آن‌ها را کنترل کنید. این قابلیت امکانی فراهم می‌کند تا تنها افراد مجاز به اطلاعات دسترسی داشته باشند و فعالیت کاربران در چارچوب تعریف‌شده سازمان صورت پذیرد.

• هشدارها و اعلان‌ها

قابلیت دیگر شبکه اجتماعی سازمانی تودی این است که با ارسال هشدارها به یادآوری بهتر رویدادها و نظم بیشتر جلسات کمک می‌کند. با ارسال اعلان‌ها، کاربران در زمان مناسب از برنامه‌ها مطلع می‌شوند و تلاش می‌کنند تا در زمان مقرر به وظایف خود عمل کنند.

چرا باید از شبکه اجتماعی سازمانی تودی استفاده کنیم؟

شبکه اجتماعی سازمانی تودی تمام آن‌چه که شما برای ایجاد ارتباطی سالم در محیط کاری نیاز دارید را در اختیارتان قرار می‌دهد. این نرم‌افزار بومی منطبق بر نیازهای فرهنگ سازمانی داخلی طراحی شده است و کاربری آسانی دارد. در ادامه برخی از مزایای رقابتی پیام رسان سازمانی تودی را آورده‌ایم:

1. پشتیبانی قوی : یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار تودی، پشتیبانی شبانه‌روزی آن است. شما با نصب این برنامه از پشتیبانی تیم تودی بهره‌مند خواهید شد و می‌توانید مشکلات خود را با همراهی کارشناسان برطرف کنید.
2. قابلیت نصب روی دستگاه‌های مختلف: شما می‌توانید سامانه سازمانی تودی را روی دستگاه‌های تلفن همراه با سیستم‌عامل اندروید یا IOS نصب کنید. همچنین امکان نصب این برنامه روی ویندوز و استفاده از نسخه وب نیز برای کاربران وجود دارد.
3. کاهش هزینه‌ها: با نصب برنامه سازمانی تودی شما می‌توانید پروژه‌های خود را در یک محیط قابل‌اعتماد گردآوری و مدیریت کنید که این امر نیاز به سایر ابزارها را کاهش می‌دهد. همچنین در صورت استفاده از این برنامه، هزینه تماس‌های تلفنی و ابزارهای دیگر ارتباطی کاهش می‌یابد که در بلندمدت به سود سازمان تمام می‌شود.
4. انطباق با کسب‌وکارهای مختلف: نرم افزار سازمانی تودی با هر نوع کسب‌وکاری سازگار می‌شود و عملکرد خوبی از خود نشان می‌دهد. چه بخواهید از این برنامه برای هماهنگی میان تیم‌های دورکار استفاده کنید و چه برای ارتقای ارتباطات پرسنل حضوری به آن نیاز داشته باشید، پیام رسان سازمانی تودی پاسخگوی نیازتان خواهد بود.
5. بهره‌گیری از ابزارهای پیشرفته: مزایای دیگر نرم افزار سازمانی تودی، بهره‌گیری آن از ابزارهای پیشرفته برای بهبود تعاملات سازمانی است. چت‌بات‌ها و دستیارهای هوشمند نمونه‌هایی از دو فناوری نوین این نرم‌افزار محسوب می‌شوند که به شما در انجام وظایف خود کمک می‌کنند.
6. کاربری آسان برای کاربران: گاهی ممکن است پرسنل در برابر تغییرات جدید در سازمان گارد داشته باشند و نسبت به یادگیری برنامه‌های جدید از خود علاقه نشان ندهند؛ اما نرم افزار سازمانی تودی به‌گونه‌ای طراحی شده که استفاده از آن برای کاربران آسان باشد و چالش خاصی برایشان ایجاد نکند.

جمع‌بندی

کسب‌وکارهای مدرن به‌خوبی می‌دانند که رشد و موفقیت سازمان‌ها امروزه در گرو ارتباطات پایدار و معنادار است. به همین دلیل همواره تلاش می‌کنند تا با به‌کارگیری ابزارهای ارتباطی کاربردی، روابط کارکنان را در چارچوب فرهنگ سازمانی تقویت کنند.
شبکه اجتماعی سازمانی نرم‌افزاری قدرتمند برای کنترل روابط و بهبود تعاملات درون‌ سازمانی است که با ارائه امکانات متعدد سبب بهبود عملکرد فردی و گروهی کارکنان در سازمان می‌شود. این برنامه بر برقراری ارتباطات حول محور کاری متمرکز است و با افزایش مشارکت، سبب برقراری نظم و امنیت در محل کار می‌شود.

تودی یکی از بهترین شبکه‌های اجتماعی سازمانی ایرانی است که زیرساخت‌های قدرتمندی برای ارتقای تعاملات درون‌ سازمانی دارد. این ابزار ارتباطی داخلی با ارائه خدمات گسترده و امکانات ارتباطی متعدد شما را از ابزارهای خارجی بی‌نیاز می‌سازد و به انسجام و سلامت تعاملات کاری شما کمک می‌کند.

اگر در مورد شبکه اجتماعی سازمانی تودی کانکت هر نوع سوالی دارید می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید یا درخواست دمو رایگان دهید.

سؤالات متداول

در دنیای دیجیتال امروزی که چه بخواهیم و چه نخواهیم، اینترنت راه خود را به زندگی شخصی و کاری ما باز کرده است، جلسات دیگر تنها به‌شکل حضوری تشکیل نمی‌شوند؛ بلکه بسیاری از سازمان‌ها جلسات داخلی یا بین‌المللی خود را به‌صورت آنلاین برگزار می‌کنند. از این‌ رو وجود یک ابزار کارآمد که بتواند این نوع ارتباطات و جلسات را مدیریت کند، اهمیت زیادی دارد. نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین، راه‌کاری نوین برای برگزاری ویدیو کنفرانس‌ها محسوب می‌شود که فضایی امن و مطمئن برای کنترل ارتباطات از راه دور، در اختیارتان قرار می‌دهد.

به‌لطف این برنامه شما می‌توانید با وضوح و کیفیت بالا با همکاران خود در واحدها و شعب مختلف ارتباط برقرار کنید و مذاکرات و فرایندهای کاری سازمان را به‌صورت غیرحضوری پیش ببرید. در این مقاله می‌خواهیم زیر و بم نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین را بررسی کنیم و از قابلیت‌ها و مزایای آن برایتان بگوییم. اگر جای خالی این برنامه کاربردی را در سازمان خود احساس می‌کنید، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.

نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین چیست؟

همان‌طور که از نام نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات می‌توان حدس زد، این نرم‌افزار، ابزاری برای برگزاری، سامان‌دهی و مدیریت جلسات ویدیویی در بستر اینترنت است. این برنامه با هدف ارتقای ارتباطات ویدیویی از راه دور طراحی شده تا کاربران بتوانند در فضای آنلاین جلسات کاری، تیمی و آموزشی خود را تشکیل دهند.

نیاز به برنامه‌های ویدیو کنفرانس سازمانی سبب شده که نرم‌افزارهای متعددی با این هدف طراحی و منتشر شوند. یکی از این ابزارهای قدرتمند که ضمن ارتقای ارتباطات، محیطی کاربردی برای برگزاری جلسات آنلاین ایجاد می‌کند، پیام رسان سازمانی تودی است. این نرم‌افزار قابلیت‌های فراوانی دارد که یکی از برجسته‌ترین آن‌ها، مدیریت جلسات آنلاین است. پیام رسان سازمانی تودی برنامه‌ای بومی‌سازی شده است که با شرایط داخلی کشور و فرهنگ سازمانی کسب‌وکارها مطابقت دارد و با امکانات ریز و درشت خود باعث بهبود ارتباطات سازمانی شما می‌شود.

مزیت‌ های نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین

ممکن است با وجود پلتفرم‌های مختلف برای تماس‌های ویدیویی، این سؤال به ذهنتان برسد که چرا باید از نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات استفاده کرد. در پاسخ به این پرسش باید بگوییم که اگرچه پلتفرم‌های داخلی و خارجی فراوانی برای برگزاری جلسات آنلاین وجود دارد، اما امکانات محدود و عدم یکپارچگی آن‌ها در برگزاری جلسات شما را دچار مشکل می‌کند. برخی از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در مقایسه با سایر رسانه‌های اجتماعی را در ادامه آورده‌ایم:

• امنیت اطلاعات و داده‌ها

سازمان‌ها به ابزاری نیاز دارند که ضمن برقراری ارتباطات مؤثر و ایجاد هماهنگی میان تیم‌ها، امنیت اطلاعات و داده‌ها نیز در آن تضمین شود. نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین فضایی ایمن و حرفه‌ای دارد که در آن امنیت اطلاعات درون‌ سازمانی در محیط برنامه تأمین می‌شود و اطلاعات به بیرون درز پیدا نمی‌کند. رمزنگاری نرم‌افزار و کنترل دسترسی‌ها، نگرانی‌های شما درباره حفاظت اطلاعات را از بین خواهد برد و خیالتان را بابت تماس‌های ویدیویی امن راحت خواهد کرد.

• بهینه‌سازی ارتباطات

به کمک نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات شما به‌ آسانی می‌توانید با تیم‌های دورکار و همکاران خود در مراکز و واحدهای مختلف ارتباط برقرار کنید. استفاده از این برنامه، محدودیت‌های زمانی و مکانی را از میان برمی‌دارد و امکانی برای تیم‌ها فراهم می‌کند تا به‌راحتی در فضای مجازی به بحث و گفت‌وگو بپردازند.

• افزایش بهره‌وری و بهبود همکاری

یکی دیگر از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات ابری، افزایش بهره‌وری به‌واسطه بهبود ارتباطات است. با استفاده از این برنامه شما می‌توانید در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنید و با برنامه‌ریزی، جلسات خود را در اولین فرصت برگزار کنید. امکان حضور اعضای تیم از هر مکانی در جلسات غیرحضوری، سبب سهولت در ایجاد هماهنگی برای برگزاری ویدیو کنفرانس‌ها می‌شود که این امر به مدیریت زمان و پیش‌برد فرایندهای کاری کمک می‌کند.

• امکان پیگیری اقدامات و از بین بردن ابهامات

امکان ضبط ویدیو در نرم افزار مدیریت جلسات ابری امکانی به شما می‌دهد تا پس از جلسه، بتوانید موضوعات مطرح‌شده را پیگیری کنید و ابهامات موجود را از میان بردارید. این ویژگی سبب می‌شود تا شما نکات مهم را فراموش نکنید و بتوانید بهتر به وظایف خود عمل کنید.

• افزایش رضایت کارکنان

با وجود نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، کارکنان مجبور نیستند حتماً خود را به محل برگزاری جلسه برسانند و می‌توانند از راه دور به وظایف خود رسیدگی کنند. به همین دلیل ضمن صرفه‌جویی در زمان، رضایت کارکنان از سازمان نیز افزایش می‌یابد.

• کاهش خطاهای انسانی

استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات ابری سبب می‌شود که اطلاعات به‌صورت مستند در تماس‌های ویدیویی ثبت ‌شود. این موضوع خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات را به حداقل می‌رساند و شفافیت فرایندهای کاری را بهبود می‌بخشد.

• امکان مستندسازی جلسات

در نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین شما می‌توانید اسناد و مدارک مهم را به اشتراک بگذارید و با دیگران درباره آن‌ها بحث کنید. همچنین در صورت تمایل امکان دسترسی به تاریخچه جلسات و مرور آن‌ها نیز وجود دارد. با نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در هر لحظه امکان بررسی اسناد ضروری و به‌ روزرسانی‌ها برای کاربران فراهم می‌شود و دیگر زمان کارکنان برای گشتن و پیداکردن اسناد ثبت شده میان پرونده‌ها، هدر نمی‌رود.

• کاهش هزینه‌ها

نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین از دو منظر سبب کاهش هزینه‌ها می‌شود. این نرم افزار با صرفه‌جویی در زمان، به مدیریت زمان کمک می‌کند و فرصت اضافه‌ای برای کارکنان فراهم می‌آورد تا به سایر وظایف خود رسیدگی کنند. نکته بعدی نیز کاهش هزینه‌های مربوط به برگزاری جلسات حضوری است که در جلسات مجازی خبری از این هزینه‌های جانبی نیست. حذف کاغذبازی‌های مرسوم در ادارات و جلوگیری از هدر رفت منابع، علاوه‌بر کاهش هزینه‌ها به محیط‌زیست نیز کمک می‌کند.

ویژگی های نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین

نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین برای کارایی بیشتر، از ابزارهای متعددی بهره می‌گیرد و قابلیت‌های فراوانی دارد. در این بخش می‌خواهیم ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین را که وجودشان سبب ساده‌سازی روند اجرای جلسات می‌شود، بررسی کنیم:

• قابلیت برقراری تماس‌های صوتی و تصویری

مهم‌ترین قابلیت نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، برقراری تماس‌های صوتی و تصویری آنلاین برای برگزاری جلسات دو یا چندنفره است. این نرم‌افزار با دارابودن ابزارهای مدیریت جلسات همراه شماست تا با چند کلیک ساده بتوانید جلسات خود را به بهترین نحو برگزار کنید.

• برنامه‌ریزی برای اجرای جلسات به کمک نرم افزار تقویم سازمانی

یکی از ویژگی‌های سامانه برگزاری جلسات آنلاین، وجود تقویم سازمانی است که با استفاده از آن می‌توانید رویدادهای آنلاین را پیش از موعد برنامه‌ریزی کنید. دعوت از شرکت‌کنندگان، اطلاع‌رسانی از تغییرات و نمایش رویدادها در یک مکان متمرکز برخی از قابلیت‌های تقویم سازمانی برای برگزاری جلسات مجازی است. همچنین با وجود این تقویم امکان تداخل رویدادها نیز به حداقل می‌رسد.

• امکان ضبط و مستندسازی جلسات

یک قابلیت مهم پلتفرم مدیریت جلسات آنلاین، امکان ضبط جلسات برای مرور نکات مهم یا اطلاع‌رسانی به اعضای غایب است. با این ویژگی حتی پس از اتمام جلسه، اخبار بی‌کم‌ و کاست به سمع و نظر تمام اعضا می‌رسد و امکان بازبینی و ارجاع به مستندات برای پیگیری موضوعات وجود دارد.

• امکان به‌اشتراک‌گذاری صفحه نمایش

اگر بخواهید در حین جلسه، نمودار یا فایلی را به اعضا نشان دهید، می‌توانید آن را روی صفحه نمایش به اشتراک بگذارید تا کلیه افراد بتوانند آن را مشاهده کنند. با وجود این قابلیت، امکان درک مفاهیم و بحث و گفت‌وگو پیرامون مسائل، با دید عمیق‌تری صورت خواهد گرفت.

• گفت‌وگوی متنی حین تماس تصویری

از دیگر ویژگی‌های نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، امکان ارسال پیام متنی حین گفت‌وگوی تصویری است؛ بنابراین اگر در جلسات آنلاین حضور دارید و نمی‌خواهید میان سخن همکاران خود چیزی بگویید، می‌توانید پیام خود را به‌صورت متنی ارسال کنید تا افراد در زمان مناسب به آن پاسخ دهند.

• اعلان و یادآوری جلسات به اعضای تیم

امروزه دیگر زمان ثبت جلسات در دفترچه‌های یادداشت و تقویم‌های جیبی گذشته است؛ زیرا نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در زمان مقرر، کاربران را با ارسال ایمیل یا پیامک به جلسه فرا می‌خواند و آن‌ها را از زمان برگزاری جلسه باخبر می‌کند. این قابلیت به نظم‌دهی اجرای رویدادها کمک می‌کند و از هرج‌ و مرج و فراموشی زمان جلسه جلوگیری می‌کند.

• مدیریت دسترسی‌ها

از دیگر قابلیت‌های جذاب سامانه مدیریت جلسات آنلاین می‌توان به کنترل و مدیریت دسترسی‌ها اشاره کرد. با وجود این ویژگی شما انتخاب می‌کنید چه افرادی در جلسه حضور داشته باشند و به محتوای و داده‌های آن دسترسی داشته باشند.

نتیجه‌گیری

سامانه مدیریت جلسات آنلاین ابزاری حرفه‌ای برای برنامه‌ریزی، سامان‌دهی و برگزاری جلسات به‌صورت مجازی است. این نرم افزار ارتباطات سازمانی نه تنها باعث بهبود می‌شود؛ بلکه فضایی سازمان‌یافته و امن برای برقراری تماس‌های تصویری باکیفیت در اختیارتان قرار می‌دهد.

نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین به کسب و کارها کمک می‌کند تا در دنیای رقابتی این روزها، با بیشترین کیفیت جلسات آنلاین خود را سامان‌دهی کنند و در راستای رشد پایدار قدم بردارند. یکی از بهترین انواع پلتفرم ایرانی برگزاری جلسه آنلاین در دل پیام رسان سازمانی تودی نهفته است که با ساده‌سازی اجرای جلسات، فرایندهای کاری را تسهیل می‌بخشد.

سؤالات متداول

یکپارچگی سازمانی Organizational Integration فرایندی برای تغییر سیستم در سازمان است. در این فرایند سازمان از پراکندگی به سمت تمرکز حرکت می‌کند؛ به‌جای آنکه تصمیم‌ها در بخش‌های جداگانه گرفته و اجرا شود از ظرفیت کل مجموعه برای تصمیم‌گیری و اقدام استفاده می‌شود. در نتیجه این فرایند، سودآوری و اثرگذاری افزایش می‌یابد.یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که هر سازمانی می‌تواند در راستای یکپارچگی سازمانی به خدمت بگیرید، نرم افزار تعاملات سازمانی است.

اهمیت یکپارچگی سازمانی

در اکثر سازمان‌ها این تمایل وجود دارد که واحدها به‌صورت مستقل و بدون ارتباط با یکدیگر فعالیت کنند. این موضوع از قدرت جمعی سازمان می‌کاهد و تمرکز را از روی اهداف مشترک بر می‌دارد. در این شرایط، منابع انسانی و مالی به‌درستی استفاده نمی‌شوند و حتی ممکن است که اهداف محقق نشوند.

در حرکت سازمان به سمت یکپارچگی، تمامی واحدها، برنامه‌ها، محصولات و خدمات به‌صورت هماهنگ و یکپارچه عمل می‌کنند. در این وضعیت، مدیریت منابع و استفاده از فرصت‌های ایجاد شده در صنعت راحت‌تر خواهد بود.

همچنین به دلیل هماهنگی شکل‌گرفته میان بخش‌های مختلف و تمرکز سازمان بر نتایج، کارکنان رضایت شغلی بیشتری خواهند داشت. آن‌ها کمتر دچار فرسودگی شغلی در اثر بودن در پروژه‌های مختلف، اولویت‌بندی نشده و بدون مدیریت یکپارچه می‌شوند. مشتریان نیز می‌توانند از این شرایط نهایت استفاده را ببرند و خدمات یکپارچه و باکیفیتی دریافت کنند.

علاوه بر این‌ها، سازمان با یکپارچگی می‌تواند تصویر واحد و منسجم‌تری از خود به نمایش گذارد. این موضوع به خلق صدای برند قوی‌تری منجر می‌شود که اثرگذاری پیام‌های سازمان را بیشتر می‌کند. به طور خلاصه، دلایل اهمیت یکپارچگی درون سازمانی عبارت است از:

دلایل اهمیت یکپارچگی سازمانی

افزایش بهره‌وری و کاهش هدررفت منابع

افزایش مشارکت در سطوح مختلف سازمان

بهبود خدمات و رضایت مشتریان

افزایش رضایت شغلی کارکنان

تقویت برند

با همه این‌ها، نکته مهمی که باید بدانیم این است که یکپارچگی درون سازمانی تنها به تغییر ساختار سازمان و ایجاد بعضی از هماهنگی‌ها محدود نمی‌شود. برای چنین تأثیرگذاری بزرگی باید تغییرات مهمی در بینش و رفتار سازمان و ذی‌نفعان آن صورت بگیرد.

فرهنگ یکپارچگی سازمانی چیست؟

همان‌طور که گفتیم یکپارچگی‌سازمانی تنها به تغییر ساختارها خلاصه نمی‌شود؛ چنین فرایندی نیازمند ایجاد تغییرات بزرگ در فرهنگ سازمانی است. با تلفیق و یکپارچه کردن عناصر مختلف فرهنگ‌های موجود در یک سازمان می‌توان به فرهنگی واحد و هماهنگ رسید و از طریق آن تغییرات عمده‌ای را رقم زد.

زمانی که بر ارزش‌های مشترک درون سازمان تمرکز می‌شود و ارتباطات مؤثری بین کارکنان شکل می‌گیرد، شانس موفقیت سازمان افزایش می‌یابد. شرکت‌ها خواهند توانست سیاست‌ها و فرایندهای هماهنگی ایجاد کنند که جذب و استخدام نیروهای جدید را آسان می‌کند.

همچنین با فرهنگ یکپارچگی سازمانی، کارکنان کمتر دچار استرس و نگرانی ناشی از تغییرات می‌شوند. آن‌ها سازگاری خود را با شرایط حفظ می‌کنند و با تغییرات مدیریتی و تغییر در شیوه کارها، دچار پسرفت نمی‌شوند.

علاوه بر این، در چنین فرهنگی نیروها درون تیم‌ها و بین تیم‌ها تعاملات خوبی با یکدیگر دارند. آن‌ها با تعاملات قوی ایجاد شده در اثر یک فرهنگ غنی و یکپارچه، خلاقیت و بهره‌وری زیادی از خود بروز می‌دهند.

کارکنان از اینکه عضوی از فرهنگ یکپارچگی سازمانی هستند احساس رضایت دارند. به همین خاطر در مقایسه با نیروهای سایر شرکت‌ها، آن‌ها به سازمان خود وفادارتر هستند. همین موضوع مانع از کاهش نرخ خروج نیروهای کلیدی، به‌ویژه در زمان‌های تغییر می‌شود و استعدادهای سازمانی را برای بلندمدت حفظ می‌کند.

چگونه یکپارچگی سازمانی را اجرا کنیم؟

اکنون و با فهمیدن اهمیت و اهداف یکپارچگی درون سازمانی، زمان آن رسیده که برای اجرای این فرایند اقدام کنیم. به‌طورکلی پیاده‌کردن یکپارچگی‌سازمانی در سه مرحله انجام می‌شود:

1. طرح یکپارچه
2. هم‌سویی
3. مدیریت تغییر

در ادامه هرکدام از این مراحل را با جزئیات بیشتر شرح می‌دهیم.

• طرح یکپارچه (Integrated Plan)

اولین گام در اجرای یکپارچگی درون سازمان، تهیه طرح یکپارچه Integrated Plan است. در این طرح به‌جای آنکه اهداف سازمانی توسط بخش‌های خاصی از آن به‌صورت جداگانه تعیین شود، اهداف کلی و جامع تعریف می‌شوند. این شامل استراتژی‌ها، اصول و جایگاه سازمان نیز می‌شود.

در این رویکرد، مبنای تصمیم‌گیری داده‌های موثق، مرتبط و کلیدی است؛ نه نظراتی که به‌صورت پراکنده از افراد با سمت‌های مختلف گرفته می‌شود. رهبری سازمان با بررسی و تحلیل این داده‌ها، اهداف کلیدی، مأموریت و ارزش‌های پیشنهادی شرکت را مشخص می‌کند.

در نهایت برنامه کاری یکپارچه‌ای تدوین می‌شود که نحوه دستیابی سازمان به اهداف را مشخص می‌کند. در این مرحله به‌جای اینکه هر بخش اهداف و تاکتیک‌های مستقلی تعریف کند، با همکاری یکدیگر، تاکتیک‌ها و برنامه‌های عملیاتی برای رسیدن به اهداف کلان تنظیم می‌شود.

• هم‌سویی (Alignment)

در گام دوم، اجزا و عناصر سازمان با هدف هماهنگی (Alignment) با طرح یکپارچه دچار تغییراتی می‌شوند. این تغییرات در سیستم‌ها، ساختارها، منابع انسانی، منابع مالی و فرهنگ سازمانی رخ می‌دهد و نتیجه آن، ارتقای عملکردهاست.

یکی از بخش‌هایی که در آن شاهد تغییرات هستیم، سیستم‌هاست. در اثر هم‌سو شدن سیستم‌ها، دسترسی به داده‌های قابل‌اعتماد افزایش می‌یابد و داده‌های تکراری یا جدا از هم حذف می‌شود.

همچنین تمرکز از مدیریت برنامه به مدیریت پروژه منتقل می‌شود. این موضوع تقویت همکاری بین‌بخشی، نتیجه‌گرایی و حذف فعالیت‌های تکراری را به همراه دارد. همچنین به افزایش انعطاف‌پذیری کارکنان و توسعه حرفه‌ای آن‌ها منجر می‌شود که این دو عامل، تأثیر مثبتی بر حفظ و رضایت کارکنان دارد.

در یکپارچگی درون سازمانی و در مسیر هم‌سو شدن، نقش کارکنان به‌جای برنامه‌ها بر اساس وظایف تعیین می‌شود. مهارت‌ها و تخصص‌های منحصربه‌فرد آن‌ها به بهترین نحو برای اهداف کلان سازمانی به کار گرفته می‌شود و تنها به فعالیت‌های یک برنامه خاص محدود نمی‌شود.

در بخش مالی نیز یک بودجه جامع طراحی می‌شود که تمام درآمدها و هزینه‌های سازمان را در برمی‌گیرد. در این بودجه، سازمان تصویر دقیق و کاملی از منابع مالی خود به دست می‌آورد و می‌تواند بهتر برنامه‌ریزی کند. همچنین به‌جای هزینه‌کرد تکراری یا نامتناسب در بخش‌های مختلف، منابع به‌صورت دقیق و اولویت‌بندی شده اختصاص می‌یابد.

• مدیریت تغییر (Change Management)

در مرحله سوم به مدیریت تغییر (Change Management) می‌رسیم؛ رهبری سازمان باید اطمینان حاصل کند که همه ارکان سازمان اهمیت تغییر و چگونگی انجام آن را درک کرده‌اند. رهبران باید اهداف و انتظارات خود را به طور شفاف به اشتراک گذارند تا هماهنگی‌های لازم صورت بگیرد.

ازآنجایی‌که فرایند یکپارچگی درون سازمانی پیچیده و زمان‌بر است، سازمان برای تغییر به رهبری قوی و ارتباطات مؤثر احتیاج دارد. بهتر است این کار به‌صورت سیستماتیک و مرحله‌به‌مرحله انجام شود؛ تعریف مسئله، اقدام، موفقیت و جشن؛ و بدین ترتیب اقدامات بعدی صورت بگیرد.

در مدیریت تغییر (Change Management) کارکنان باید حضور فعالی در فرایند تغییر داشته باشند. این کار به تقویت حس مالکیت آن‌ها و تعلق داشتن به سازمان کمک می‌کند. چنین رویکردی باعث می‌شود که تاب‌آوری نیروها نیز افزایش پیدا کند و آن‌ها در برابر تغییرات محیطی و چالش‌ها، مقاومت بیشتری از خود نشان دهند.

ارتباطات یکپارچه سازمانی

ارتباطات یکپارچه سازمانی Integrated Organizational Communication رویکردی جامع به مدیریت و هماهنگی تمامی فعالیت‌های ارتباطی در سازمان است. در این رویکرد، کانال‌های ارتباطی مختلفی اعم از دیجیتال و سنتی با هم ترکیب می‌شوند تا پیامی یکپارچه و منسجم در سازمان ایجاد شود.

در نتیجه این ارتباطات، همه تیم‌ها با یک استراتژی ارتباطی مؤثر کار خواهند کرد که بهبود فرایندها، برندسازی قوی و روابط بهتر با مشتری را به همراه دارد. ارتباطات یکپارچه باعث مؤثرتر شدن، ساده‌تر شدن و استراتژیک‌تر شدن ارتباطات در سازمان می‌شود. این رویکرد، واحدهای تجاری مختلف سازمان را به هم متصل می‌کند و عملکرد آن‌ها را ارتقا می‌دهد.

نرم افزار ارتباطات یکپارچه سازمانی یکی از اجزای کلیدی یکپارچگی درون سازمانی است. بدون وجود چنین ارتباطاتی در سازمان، هماهنگی در بخش‌ها و فرایندهای سازمان مشکل خواهد بود. سازمان نمی‌تواند پیام‌‌های واحدی به بخش‌های مختلف منتقل کند که این باعث افت عملکرد و دورشدن از اهداف می‌شود.

ارتباطات یکپارچه نقش مهمی در تقویت فرهنگ سازمانی ایفا می‌کند. کارکنان از طریق ارتباطات شفاف و مؤثر سازمانی بهتر با چشم‌انداز و مأموریت سازمان هم‌سو می‌شوند. همچنین انتشار پیام‌های متناقض در سازمان کاهش می‌یابد که این باعث کم‌شدن سردرگمی‌ها و سوگیری‌های اشتباه می‌شود.

در همین رابطه انواع نرم‌افزار تعاملات سازمانی مختلفی توسط شرکت‌های مختلف طراحی و تولید شده‌اند. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای ارتباطی داخلی و خارجی خود را هماهنگ‌تر و مؤثرتر مدیریت کنند. هماهنگی و یکپارچگی پیام‌ها، اشتراک‌گذاری و مدیریت اطلاعات، تقویت همکاری میان‌بخشی و… از جمله کاربردهای آن‌هاست.

نرم افزار چت سازمانی تودی کانکت و یکپارچگی سازمانی

یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که هر سازمانی می‌تواند در راستای یکپارچگی سازمانی به خدمت بگیرید، پیام‌ رسان تودی کانکت Today Connect است. این پیام‌ رسان سازمانی توسط شرکت تودی، یکی از شرکت‌های پیشرو در تولید نرم‌افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی تولید شده است.

از جمله ویژگی‌های تودی کانکت که به تقویت یکپارچگی‌سازمانی کمک می‌کند، عبارت است از:

• ارسال و دریافت پیام متنی و صوتی
• برقراری تماس صوتی و تصویری
• تماس گروهی
• ضبط جلسات
• کانال اطلاع‌رسانی
• اشتراک‌گذاری فایل و اسناد
• قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای سازمانی
• پشتیبانی قوی و ۲۴ ساعته

کلام پایانی؛ یکپارچگی درون سازمانی، یک ضرورت برای شرکت‌های جدید
در این مقاله یکپارچگی سازمانی را شرح دادیم و اهمیت اجرای این فرایند را در سازمان‌های امروزی بیان کردیم. حرکت به سمت یکپارچگی سازمانی، نیاز به تلاشی جدی و برنامه‌ریزی‌شده دارد و همکاری و مشارکت تمام بخش‌های سازمان، از بالاترین تا پایین‌ترین سطوح را می‌طلبد.

استفاده از پیام‌رسان تودی کانکت در این مسیر یک راه‌حل عملی و به‌صرفه برای سازمان‌هاست. این نرم‌افزار با ویژگی‌هایی که دارد می‌تواند به اجرای یکپارچگی سازمانی شتابی چندبرابری دهد. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم همین‌الان با همکاران ما تماس بگیرید و از نسخه رایگان این نرم‌افزار هرچه سریع‌تر بهره‌مند شوید.

سؤالات متداول

در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها باید به دنبال افزایش بهره‌وری و عبور از محدودیت‌ها باشند. در همین راستا، استفاده از نرم‌ افزارهای تعامل سازمانی یک راه‌حل بهینه و تأثیرگذار است. در این مقاله ۵ نرم‌افزار مطرح تعامل سازمانی را معرفی می‌کنیم. برای ارتقای عملکردها و افزایش بهره‌وری سازمان خود این مقاله را بخوانید.

معرفی ۵ نرم‌ افزار تعامل سازمانی

برای‌ آنکه بهترین انتخاب را در بین نرم‌ افزارهای تعامل سازمانی داشته باشید، قبل از هر چیز باید بدانید تعامل سازمانی چیست؟ بر اساس آمارها، تعامل سازمانی یا Organizational Collaboration می‌تواند میزان رضایت مشتریان را ۴۱ درصد افزایش دهد. همچنین؛

• ۷۰ درصد کارکنان معتقدند همکاری بهتر می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان و صرفه‌جویی در زمان شود.
• همکاری و تعامل سطح بالای تیم می‌تواند به ۲۱ درصد سود بیشتر منجر شود.

از طرفی، استفاده از نرم‌ افزار تعامل سازمانی به میزان قابل‌ توجهی باعث رشد بهره‌وری در سازمان‌ها می‌شود. آمارهای جهانی نشان می‌دهد، ۸۳ درصد کارکنان استفاده از نرم‌ افزارهای مدیریت پروژه را برای برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان مفید می‌دانند. این نرم‌افزارها به آن‌ها کمک می‌کند درک بهتری از وضعیت پروژه‌ها به دست آورند.

بنابراین، اگر تا امروز سازمان شما از نرم‌ افزارهای ارتباطات سازمانی بهره لازم را نبرده، وقت آن رسیده که در رویکرد خود تجدیدنظر کنید. در ادامه ۵ نمونه از بهترین نرم‌ افزارهای تعامل درون سازمانی را معرفی می‌کنیم:

پیام‌ رسان درون سازمانی

پیام‌ رسان سازمانی ابزاری برای تقویت ارتباط‌ها و تعامل‌ها در سازمان است. کارکنان و اعضای تیم با استفاده از این نرم‌ افزار تعامل سازمانی می‌توانند به طور سریع با هم ارتباط برقرار کنند و اطلاعات به اشتراک گذارند. ویژگی مشترک اکثر پیام‌ رسان‌های درون سازمانی عبارت است از:

• پیام‌ رسانی سریع و گروهی
• قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و اسناد
• امنیت و دسترسی کنترل‌شده
• هماهنگی جلسات
• یکپارچگی با سایر ابزارها

از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به Slack و Microsoft Teams اشاره کرد که شهرت جهانی پیدا کرده‌اند. متخصص‌های ایرانی نیز با تولید پیام‌ رسان درون سازمانی تودی کانکت Today Connect قدم‌های خوبی در این زمینه برداشته‌اند و نیازهای داخلی را برطرف کرده‌اند.

نرم افزار تقویم سازمانی

تابه‌حال به این اندیشیده‌اید که تقویم‌های عادی نمی‌تواند نیازهای پیچیده سازمانی را برطرف کند؟ شما به ابزاری احتیاج دارید که با آن وظایف خود را اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنید. با نرم افزار تقویم سازمانی مطمئن می‌شوید که وظایف مهم را فراموش نمی‌کنید و همه چیز را طبق برنامه انجام می‌دهید. علاوه بر این:

• با تقویم سازمانی می‌توانید تاریخ و زمان جلسات و رویدادها را تعیین و مدیریت کنید.
• برای جلوگیری از تداخل برنامه‌ها، سایر تقویم‌های ایجاد شده را ببینید و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید.
• برای بهره‌وری بیشتر، تقویم سازمانی را به ابزارهایی مانند ایمیل، نر‌م‌افزار مدیریت پروژه و… متصل کنید.
• با تقویم سازمانی می‌توانید برای برنامه‌های آینده و برای افراد ذی‌ربط پیام یادآوری و هشدار ارسال کنید.
• و…

از جمله تقویم‌های سازمانی مشهور و معتبر جهان می‌توان به Google Calender و Outlook Calender اشاره کرد. این ابزارها توسط دو غول بزرگ فناوری جهان، گوگل و مایکروسافت تولید و عرضه شده‌اند.

نرم‌ افزار کنفرانس سازمانی

یکی از پرسابقه‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای تعامل سازمانی، نرم‌ افزار کنفرانس سازمانی است. هم‌زمان با ظهور تکنولوژی‌های جدید بر اهمیت مدیریت زمان و انرژی افزوده شد و این نرم‌افزارها به‌خوبی در این راستا به خدمت گرفته شدند. ویژگی‌های برجسته نرم‌ افزار کنفرانس سازمانی عبارت است از:

• برقراری تماس صوتی و تصویری باکیفیت؛
• قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای آموزش، ارائه و سایر فعالیت‌های سازمانی؛
• ضبط جلسه‌ها؛
• امکان برگزاری جلسه‌های گروهی با حضور شرکت‌کننده‌های زیاد.

از جمله ابزارهایی که جایگاه خوبی در بین نرم‌افزارهای کنفرانس سازمانی دارند، Zoom، Microsoft Teams و Google Meet است. نرم‌افزار مشهور تودی کانکت نیز به ابزار برگزاری کنفرانس سازمانی مجهز است. با این نرم‌افزار می‌توانید جلسه‌های سازمانی باکیفیت، امن و راحتی را با حضور اعضای درون سازمان و بیرون سازمان برگزار کنید.

چت‌ بات درون سازمانی

این روزها و با آمدن هوش مصنوعی، چت‌بات‌ها پیشرفته‌تر از گذشته شده‌اند. اکنون با آن‌ها می‌توانید گفتگوهای پیچیده‌‌‌ای داشته باشید و سؤالات سخت‌تری بپرسید. چت‌بات‌ها دیگر فقط پاسخگوی سؤالات متداول و برای راهنمایی‌های ساده نیستند. آن‌ها می‌توانند:

• زبان طبیعی، اصطلاحات پیچیده و احساسات کاربران را درک کنند؛
• با گذشت زمان یاد بگیرند و عملکرد خود را ارتقا دهند؛
• با ابزارهای مهم سازمانی مانند CRM، ERP و… یکپارچه شوند؛
• به‌ خوبی از حریم خصوصی کاربران و امنیت سازمان حفاظت کنند؛
• و…

از جمله چت‌بات‌های مشهور جهانی که توانسته‌اند نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا کنند، می‌توان به Microsoft Power Virtual Agents و Slackbot اشاره کرد. پیام‌ رسان ایرانی تودی نیز به چت‌بات مبتنی بر هوش مصنوعی (تودی بات) مجهز است و از این فناوری به‌ خوبی سود برده است.

دستیار هوشمند درون سازمانی

سازمان‌هایی که به اهمیت و نقش تعاملات سازمانی پی برده‌اند از دستیار هوشمند استفاده می‌کنند. دستیار هوشمند ابزاری برای پشتیبانی از فرایندها، تسهیل امور و بهبود کارایی در سازمان‌هاست. این ابزارها به دلیل بهره‌بردن از فناوری هوش مصنوعی می‌توانند وظایف پیچیده‌‌ای را انجام دهند:

• قابلیت یکپارچه شدن با سیستم‌هایی مانند HRM، CRM و ERP؛
• انجام وظایف مهم و مرتبط با داده؛ مانند ارسال گزارش‌ها به‌صورت خودکار و…؛
• توانایی تحلیل داده و ارائه پیشنهاد برای بهبود فرایندها؛
• انجام وظایف عادی روزمره مانند زمان‌بندی جلسه‌ها، پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، یادآوری‌ها و…؛
• و…

انواع مختلفی از Organizational Smart Assistant یا دستیار هوشمند به بازار عرضه شده که از میان آن‌ها می‌توان به Microsoft Cortana for Business و Google Assistant for Workspace اشاره کرد. همان‌طور که از نام این دو ابزار مشخص است، آن‌ها توسط دو ابرشرکت گوگل و مایکروسافت عرضه شده‌اند.

کلام پایانی؛ بهینه‌ترین راهکار تعاملات سازمانی را انتخاب کنید!

در این مقاله پنج ابزار رایج برای افزایش تعاملات سازمانی را نام بردیم. این پنج نرم‌افزار می‌توانند در سطح بسیار خوبی به رفع ضعف‌ها و مشکلات ارتباطی کمک کنند و همکاری‌ها و تعاملات را ارتقا دهند. با همه این‌ها، نرم‌افزارهای تعاملات سازمانی به یک اندازه مؤثر و کارآمد نیستند و هرکدام ضعف‌ها و قوت‌هایی دارند.

یکی از بهترین نرم‌ افزارهایی که می‌توانید برای بهبود تعاملات سازمانی به خدمت بگیرید، تودی کانکت Today Connect است. این نرم‌افزار با داشتن ویژگی‌هایی مشابه با نرم‌افزارهای خارجی و با قیمتی بسیار کمتر از آن‌ها یکی از بهترین انتخاب‌هاست. برای دریافت نسخه رایگان این نرم‌افزار و آشنایی با مزایای آن با کارشناسان تودی تماس بگیرید.

سازمان‌ها در چشم‌انداز توسعه باید ارتباطات درون سازمانی مؤثری داشته باشند. این ویژگی به آن‌ها در انعطاف‌پذیری و نشان‌دادن واکنش بهتر در مواجهه با چالش‌ها کمک می‌کند. در این مقاله به معرفی ۷ نمونه از بهترین نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی می‌پردازیم. آن را بخوانید و شرکت خود را حداقل به یکی از این نرم‌افزارها مجهز کنید.

۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات سازمانی

پیش از انتخاب، باید بدانید نرم‌افزار ارتباطات سازمانی چیست؟ انواع مختلفی از این نرم‌افزار در بازار موجود است. تعدادی از آن‌ها با هدف تقویت همکاری ساخته می‌شوند و قابلیت اشتراک‌گذاری فایل، پیام‌رسانی فوری و… دارند. تعدادی از آن‌ها نیز با هدف مدیریت پروژه‌های پیچیده و بزرگ به مرحله عرضه می‌رسند.

پلتفرم‌های خبرنامه، اینترانت و پلتفرم‌های تجربه کارکنان، انواع دیگر این نرم‌افزارها است. نکته مهمی که باید در انتخاب نرم‌افزار ارتباط درون سازمانی در نظر بگیرید، نیازهای سازمانی است. باید بدانید سازمانتان با چه مشکلات و نارسایی‌های ارتباطی روبه‌رو است و باتوجه‌ به آن تصمیم بگیرید.

همچنین داشتن رابط کاربری مناسب، امنیت و حریم خصوصی زیاد و قابلیت یکپارچگی با سایر ابزارها از شاخص‌های مهم دیگر انتخاب نرم‌افزار مناسب است. در نهایت باتوجه‌به هزینه‌ای که باید بپردازید، تصمیم درست را بگیرید و بهترین نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی را انتخاب کنید. در ادامه ۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات سازمانی را معرفی می‌کنیم.

• تودی کانکت Today Connect

نوبت به معرفی یکی از محبوب‌ترین پیام‌ رسان‌های سازمانی یعنی Today Connect می‌رسد. این پیام‌ رسان توسط متخصص‌های ایرانی تولید شده و تا امروز شرکت‌های مهم و معتبری از آن به‌عنوان نرم افزار چت سازمانی استفاده کرده‌اند.

این ابزار تقریباً تمام ویژگی‌های پیام‌رسان‌های خارجی را در خود جمع کرده؛ با این تفاوت که قیمت بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تری دارد. از جمله ویژگی‌های مهم تودی کانکت قابلیت ارسال و دریافت پیام متنی و صوتی، تماس گروهی، برچسب‌گذاری و طبقه‌بندی پیام‌هاست.

ویژگی امنیتی قوی این نرم‌افزار و حریم خصوصی آن، نگرانی سازمان‌ها را از بابت نشر اطلاعات برطرف می‌کند. همچنین قابلیت یکپارچه شدن با سایر سامانه‌ها، مانیتورینگ و گزارش‌گیری Today Connect بهره‌وری را در سازمان ارتقا می‌دهد.

با تودی کانکت و ابزار اطلاع‌رسانی آن، جلسات کاری را رأس ساعت و با حضور تمامی افراد برگزار می‌کنید. این امکان را دارید که از قبل اتاق جلسات سازمان را رزرو کنید، برای شرکت‌کننده‌ها ایمیل ارسال کنید و آن‌ها را با Ring به جلسه فرا بخوانید. حتی افراد خارج سازمان نیز می‌توانند در جلسه‌های شما شرکت کنند.

• اسلک Slack

اسلک یک نرم‌ افزار ارتباطی درون سازمانی مبتنی بر فضای ابر Cloud است که وظیفه آن تسهیل و تقویت ارتباطات بین تیم‌هاست. این نرم‌افزار بر اساس مدل freemium کار می‌کند؛ به این صورت که در نسخه رایگان از امکانات محدودی برخوردار هستید که با خرید اشتراک ارتقا می‌یابد.

با Slack امکان چت گروهی و خصوصی، ارسال فایل و یکپارچه‌سازی با ابزارهای مدیریتی مانند Trello، Google Drive ‌ و… را دارید. همچنین کارکنان می‌توانند به‌راحتی با هم در تماس باشند و اطلاعات را خیلی سریع به اشتراک گذارند.

در نسخه رایگان اسلک تا ۹۰ روز به تاریخچه پیام‌ها دسترسی دارید. علاوه بر این می‌توانید این ابزار را با ۱۰ نرم‌افزار دیگر یکپارچه کنید. امکان ارتباط یک‌به‌یک از طریق ویدئو و صدا نیز در این حالت برقرار است.

در نسخه freemium این نرم‌افزار می‌توانید یک workspace تشکیل دهید، ضمن اینکه به‌صورت یک‌به‌یک با افراد خارج سازمان ارتباط برقرار کنید. اسلک قابلیت نصب روی سیستم‌های عامل ویندوز، لینوکس، مک، ios و اندروید را دارد.

• گوگل ورک اسپیس Google Workspace

گوگل ورک اسپیس نام نرم‌ افزار سازمانی غول فناوری جهان، گوگل است. با این نرم‌افزار به مجموعه‌ای از ابزارهای محاسبات ابری، بهره‌وری و همکاری دسترسی خواهید داشت. این مجموعه شامل ابزارهایی مانند جی‌میل سفارشی‌سازی شده با نام سازمان شما، Contacts، تقویم، Meet و چت می‌شود.

علاوه بر این با Google Workspace یک فضای ذخیره‌‌سازی ویژه با حداقل ۳۰ گیگابایت و حداکثر ۵ ترابایت حجم به دست می‌آورید. با Google Docs Editors تعبیه‌شده در این نرم‌افزار نیز می‌توانید تولید محتوا انجام دهید. سطح دسترسی‌ها و امکانات در نسخه‌های پیشرفته‌تر افزایش می‌یابد.

گوگل ورک اسپیس نسخه رایگان ندارد؛ اما با نسخه آزمایشی (trial) می‌توانید به مدت محدود یکی از طرح‌های آن را استفاده کنید. نکته مهمی که باید بدانید، قیمت بالای این نرم‌افزار است که از ۶ دلار به‌صورت هر نفر ماه شروع می‌شود.

• مایکروسافت تیمز Microsoft Teams

مایکروسافت تیمز یکی از بهترین و مشهورترین نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی است. این نرم‌افزار توسط شرکت مایکروسافت به بازار عرضه شده و قابلیت ارتباط متنی، صوتی و تصویری را فراهم می‌کند.

همچون سایر نرم‌افزارهای این دسته، با Microsoft Teams به فضای ابری ویژه‌ای برای ذخیره‌سازی فایل‌ها دسترسی پیدا می‌کنید. همچنین به دلیل ویژگی یکپارچه شدن این نرم‌افزار با ابزارهایی مانند SharePoint و One drive محدودیتی در اشتراک‌گذاری فایل‌ها نخواهید داشت.

با این‌ حال، قیمت نسبتاً گران این نرم‌افزار از جمله ویژگی‌های منفی آن به شمار می‌رود. پلن‌های تجاری مایکروسافت تیمز نسخه آزمایشی یا رایگان ندارد و برای هر ماه از ۴ دلار به‌ازای هر کاربر شروع می‌شود.

• زوم Zoom

در ماه‌هایی که دنیا به دلیل همه‌گیری کرونا در بهت فرو رفته بود، نرم‌افزار سازمانی Zoom به‌سرعت شهرت و محبوبیت کسب می‌کرد. این برنامه، امکان نرم افزار ویدیو کنفرانس سازمانی را از درون خانه مهیا کرد و مردم توانستند جلسات آنلاین و کلاس‌های خود را از درون خانه برگزار کنند.

زوم به رشد و ارتقای خود ادامه داده و اکنون بالغ‌تر از گذشته شده است. در حال حاضر این ابزار به هوش مصنوعی مجهز شده و به کارکنان در انجام امور، اولویت‌بندی امور و رسیدگی به مشکلات کمک می‌کند.

قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، ایجاد اتاق‌های جداگانه، ضبط جلسات و… از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار است. در نسخه‌های پیشرفته‌تر Zoom می‌توانید هر بار تا ۳۰ ساعت جلسه برگزار کنید.

• ترلو Trello

اگر از Trello استفاده نکرده باشید، حتماً نام آن را شنیده‌اید. ترلو یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای مدیریت پروژه و کارهای تیمی است که با استفاده از آن می‌توانید به‌راحتی وظایف، مسئولیت‌ها و پروژه‌های خود را پیگیری کنید.

در این نرم‌افزار با تعریف کارت‌ها، وظایف، ایده‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کنید. کارت‌ها این قابلیت را دارند که با اطلاعاتی مانند توضیحات، ثبت تاریخ، درج نظرات و… ویرایش و تکمیل شوند. آن‌ها درون تخته‌ها یا Boards قرار می‌گیرند؛ هر تخته نشان‌دهنده هدف یا پروژه‌ای خاص است.

در کنار این عناصر با استفاده از لیست‌ها Lists مشخص می‌کنید که پروژه در چه وضعیتی است؛ آیا به اتمام رسیده یا در حال انجام است. همچنین با اعلان‌ها و یادآوری‌ها، تاریخ‌های مهم را ثبت می‌کنید و از برنامه و اهداف تعیین‌شده عقب نمی‌مانید.

ترلو در نسخه‌های مختلف رایگان و اشتراکی به کاربران عرضه می‌شود. نسخه‌های اشتراکی از ۵ دلار در ماه به‌ازای هر نفر شروع می‌شود. در این نسخه‌ها به قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند فضای ذخیره‌سازی نامحدود، چک‌لیست‌های پیشرفته، تابلوهای نامحدود و… دسترسی پیدا می‌کنید.

• کانکت تیم Connecteam

نرم‌ افزار سازمانی دیگری که ارتباطات درون سازمانی را تسهیل و تقویت می‌کند، کانکت تیم است. این نرم‌افزار مانند یک دستیار خوب به شما در برنامه‌ریزی و انجام وظایف روزانه کمک می‌کند.

با Connecteam می‌توانید شیفت‌ها و وظایف کارکنان را مشخص کنید، همچنین امکان ثبت زمان ورود و خروج، مرخصی‌ها و کارکرد آن‌ها را خواهید داشت. با این ابزار مدیریت ارتباطات آسان‌تر می‌شود، ضمن اینکه با نظرسنجی‌ها و پرسش‌نامه‌های کانکت تیم می‌توانید از کارکنان بازخورد بگیرید.

این نرم‌افزار ارتباطات سازمانی، ارتباط میان مدیران و کارکنان را تسهیل می‌کند. دیگر نگران مدیریت کارکنان خارج دفتر نخواهید بود و از انجام به‌موقع و باکیفیت کارها مطمئن خواهید شد.

کانکت تیم در نسخه‌های مختلف رایگان و اشتراکی عرضه شده است. در نسخه‌های پیشرفته‌تر، امکانات بیشتری مانند ردیابی زمان حضور کارکنان در محل کار را با GPS به دست می‌آورید. همچنین با اتصال نرم‌افزار به ابزارهای حقوق و دستمزد، کار راحت‌تری در مدیریت منابع انسانی خواهید داشت.

نتیجه؛ با نرم‌افزار ارتباطات سازمانی، تعاملات را تقویت کنید

تعاملات ضعیف و ناکارآمد، دلیل اصلی رکود در بسیاری از سازمان‌هاست. وجود یک نرم‌افزار ارتباطات سازمانی می‌تواند به رفع ضعف‌ها و مشکلات در این بخش کمک فراوانی کند. در این مقاله ۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات درون سازمانی را معرفی کردیم که یکی از بهترین آن‌ها تودی کانکت بود.

اگر تصمیم گرفته‌اید با استفاده از یک نرم‌افزار سازمانی کیفیت ارتباطات شرکت خود را ارتقا دهید، پیشنهاد ما Today Connect است. برای دریافت نسخه رایگان این ابزار و مشاوره‌های بیشتر تنها کافی است به ما پیام دهید. منتظر تماس شما هستیم.