یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای رشد و توسعه کسب و کار، توانایی مدیریت زمان توسط کارکنان و رهبران سازمان است. مدیریت زمان در محیط کاری تنها به این‌که شما بدانید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید محدود نمی‌شود؛ بلکه اجرای آن نیاز به ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم در واحدهای مختلف دارد.
نرم افزار تقویم سازمانی فرصتی به شما می‌دهد تا ضمن مدیریت زمان، با همکاران خود در واحدهای دیگر و حتی اعضای تیم دورکار هماهنگ شوید. این نرم افزار به شما کمک میکند تا رویدادهای مهم را از یاد نبرید و برای برگزاری جلسات کاری برنامهریزی کنید. نرم افزار تقویم سازمانی با به خاطر سپردن زمان قرارملاقات‌ها، جلسات و تحویل پروژه‌ها به انجام بهتر و بهینه‌تر وظایف کارکنان کمک میکند. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار قدرتمند تا پایان ما را همراهی کنید.
نرم افزار تقویم سازمانی چیست؟
نرم افزار تقویم سازمانی برنامه‌ای کاربردی معمولا جزئی از نرم افزار ارتباطات درون سازمانی است که برای مدیریت و سازمان‌دهی زمان، جلسات، قرارها و رویدادها است. این ابزار با اعلان به‌موقع برنامه‌ها، به شما یاری میکند تا وظایف خود را در زمان تعیین‌شده انجام دهید و کارهای خود را طبق روال جلو ببرید.
تقویم سازمانی به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را اولویت‌بندی کنید و طبق برنامه به آن‌ها عمل کنید. این ابزار با یادآوری وظایف و رویدادها از به تعویق‌انداختن کارها جلوگیری می‌دهد و شما را به کارمندی نمونه تبدیل میکند. نرم افزار سازمانی تنها یک ابزار ساده برای پیگیری زمان و تاریخ‌ها نیست؛ بلکه این نرم‌افزار بهترین ابزار برای ایجاد انسجام و هماهنگی در سازمان‌هاست که به شما کمک میکند تا از نظر شخصی و حرفه‌ای در بالاترین سطح قرار بگیرید.
مزایای استفاده از نرم افزار تقویم سازمانی
استفاده از نرم افزار تقویم سازمانی مزایای فراوانی دارد که پیش‌تر کم و بیش به آن‌ها اشاره کرده‌ایم. بااین‌حال اگر هنوز هم برای استفاده از آن گارد دارید، در این بخش تعدادی دیگر از مزایای این برنامه را آورده‌ایم تا با خیال راحت تمامی شک و شبهات خود را کنار بگذارید.
- مدیریت زمان
مدیریت زمان عاملی مهم در موفقیت کسب و کار است. با در دست‌داشتن نرم افزار تقویم سازمانی شما می‌توانید به‌راحتی زمان خود را مدیریت کنید و وظایف‌تان را در زمان مقرر به اتمام برسانید. با این کار دیگر هیچ برنامه و جلسه‌ای از زیر دست‌تان در نمی‌رود و شما همیشه برای رویدادهای مهم آماده‌اید.
به‌کارگیری نرم افزار تقویم سازمانی منجر به اولویت‌بندی وظایف و برنامهریزی برای جلسات و رویدادها میشود. با این کار و تمرکز بر کارهای ضروری، زمان انجام پروژه‌ها نیز کاهش می‌یابد و وقت شما برای انجام کارهای دیگر آزادتر میشود. در یک‌کلام بخواهیم خلاصه کنیم، با نرم افزار تقویم سازمانی شما می‌توانید از زمان خود نهایت استفاده را کنید.
- بهبود همکاری میان کارکنان
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار تقویم سازمان، بهبود همکاری میان اعضای تیم در یک سازمان است؛ زیرا با اشتراکگذاری تقویم سازمانی، کارکنان از رویدادها و جلسات آگاه می‌شوند و می‌توانند برای وظایف خود برنامهریزی کنند. وجود تقویم سازمانی از ایجاد تعارضات پیشگیری میکند و اختلافات را به حداقل می‌رساند و باعث بهبود تعاملات درون سازمانی میشود.
- کاهش استرس و افزایش تمرکز کارکنان
شاید شما هم تجربه کرده باشید که ضرب‌الاجل‌ها و رویدادهای ناگهانی تا چه میزان می‌تواند استرس‌زا باشد؛ به‌ویژه زمانی‌که کارهای زیادی برای انجام‌دادن وجود دارد. نرم افزار تقویم سازمانی با نمایش بصری رویدادها از قبل کارمندان را برای جلسات و رویدادها آماده میکند و میزان استرس آن‌ها را کاهش می‌دهد. این امر به کارکنان کمک میکند که حتی زمانی که فشار کار زیاد است، آرام و متمرکز باقی بمانید.
- افزایش مسئولیتپذیری کارکنان
مزیت دیگر نرم افزار تقویم سازمانی، افزایش مسئولیتپذیری کارکنان است. تقویم سازمان و اشتراک آن‌ها با اعضای تیم، به کارکنان کمک میکند تا مسئولیت وظایف خود را به‌عهده بگیرند. هنگامی که رویدادها در تقویم سازمانی ثبت میشود، انگیزه کارمندان برای عمل به وظایف خود بیشتر میشود و آن‌ها تمام تلاش خود را می‌کنند تا کارها را عقب نیندازند.
استفاده از نرم افزار سازمانی به کارکنان یاد می‌دهد که در زمان درست در مسیر درست قدم بردارند تا سریع‌تر به اهداف خود برسند. همچنین قابلیت مسدودسازی زمان و تعیین زمان مشخص برای رویدادها و وظایف سبب میشود که افراد با تعهد بیشتر کارهای خود را به پایان برسانند.
ویژگی‌های یک نرم افزار تقویم سازمانی کاربردی چیست؟
انتخاب بهترین نرم افزار تقویم سازمانی به اهداف شما بستگی دارد. ممکن است شما این ابزار را تنها برای دردسترس‌بودن و برنامهریزی جلسات نیاز داشته باشید یا شاید بخواهید از آن برای هماهنگی کل تیم استفاده کنید. حتی امکان دارد هدف شما از نصب نرم افزار تقویم سازمانی، ساماندهی برنامه‌های شخصی باشد یا بخواهید به‌عنوان مدیر فروش با این ابزار جدول زمان‌بندی ایجاد کنید. اگرچه نمی‌توان برای تمام این اهداف نسخه واحدی پیچید، اما در انتخاب نرم افزار تقویم سازمانی بهتر است به نکات زیر توجه داشته باشید.
- کاربری آسان و سهولت در استفاده
بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که نصب، راه‌اندازی و کاربری آسانی داشته باشد تا شما و اعضای تیم هنگام استفاده از آن تجربه مثبتی کسب کنید. هرچه نرم افزار تقویم سازمانی بصری‌تر باشد، برنامهریزی و مدیریت رویدادها در آن جذاب‌تر خواهد بود. - همگامسازی با تقویمها
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار تقویم سازمانی کاربردی، قابلیت اتصال آن به تقویم‌هاست. در این صورت شما یک نرم‌افزار دارید که چندین تقویم برای بیزینس را در خود جای داده و می‌تواند با سایر برنامه‌ها ادغام شود. - امکان برنامهریزی انعطافپذیر
برخی از نرم افزارهای تقویم سازمانی تنها برای برگزاری جلسات داخلی کاربرد دارند؛ درحالی‌که برخی دیگر امکان ثبت قرارملاقات‌های یک‌به‌یک را نیز برای شما فراهم می‌کنند. اگر می‌خواهید زمان‌بندی گروهی انعطافپذیر داشته باشید و بتوانید انواع رویدادها برای واحدهای مختلف را در تقویم خود ثبت کنید، پیش از نصب، از این قابلیت نرم‌افزار اطمینان حاصل کنید. - امکان سفارشیسازی
یکی دیگر از قابلیت‌هایی که با وجود آن کنترل بیشتری روی برنامه‌های خود خواهید داشت، امکان سفارشیسازی است. برخی از نرم‌افزارها این قابلیت را برای کاربران ایجاد می‌کنند تا مدیران و اعضای تیم بتوانند الگوهای سفارشی‌شده را برای ثبت رویدادها در تقویم ایجاد کنند.
اگر فقط یک ابزار برای پیگیری کارهای روزمره بخواهید، تقویم رومیزی هم می‌تواند پاسخگوی نیاز شما باشد؛ اما برای برنامه‌ریزهای جدی و حرفه‌ای امکاناتی همچون قابلیت تنظیم صفحات تقویم و سفارشیسازی برنامه متناسب با سبک خودشان اهمیت زیادی دارد. - اتوماسیون و ادغام با سایر برنامه‌ها
یکی از قابلیت‌های مهم نرم افزار تقویم سازمانی، امکان اعلان رویدادها و جلسات از طریق ایمیل و پیامک است. برنامه‌هایی که امکان اتوماسیون و ادغام با سایر ابزار از جمله ایمیل را فراهم می‌کنند، تا حد زیادی سرعت کارتان را افزایش می‌دهند. - امکان اشتراکگذاری ساده
وقتی رویدادهای عمومی در تقویم سازمانی ثبت میشود، شما باید بتوانید به‌آسانی آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا همه در جریان آن‌ها قرار بگیرند؛ بنابراین اشتراکگذاری ساده و بی‌دردسر در انتخاب نرم افزار تقویم سازمانی اهمیت فراوانی دارد. بهترین تقویم‌های سازمانی امکان دعوت اعضا به رویدادها و اشتراکگذاری کل تقویم برای افراد را فراهم می‌کنند تا هماهنگی میان اعضا و واحدها بهبود یابد. - قابلیت نصب روی دستگاههای مختلف
یکی دیگر از نکاتی که هنگام خرید نرم افزار تقویم سازمانی باید به آن توجه کنید، قابلیت نصب آن روی دستگاههای مختلف است. بهترین تقویم سازمانی آن برنامه‌ای است که شما بتوانید آن را روی همه دستگاه‌ها نصب کنید و در هر ساعت و هر مکان به‌آسانی از آن استفاده کنید.
نتیجه‌گیری
نرم افزار تقویم سازمانی ابزاری قوی برای مدیریت زمان و ایجاد هماهنگی و انسجام میان واحدهاست. این نرم افزار یکی از قابلیت‌های موجود در پیام رسان سازمانی تودی است که نظم و ساماندهی برگزاری آنلاین یا حضوری جلسات سازمان را ارتقا می‌دهد. این ابزار با دعوت شرکت‌کنندگان به جلسات از طریق ایمیل و نمایش رویدادها در یک محیط یکپارچه از ایجاد هرج‌ومرج جلوگیری میکند و همکاری میان اعضا را استحکام میبخشد. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار تقویم سازمانی یا پیام رسان درون سازمانی تودی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سؤالات متداول
