نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی

نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی چیست؟

راهنمای مطالعه
روز‌به‌روز بر اهمیت ارتباطات درون‌ سازمانی بی‌نقص و باکیفیت افزوده می‌شود. سازمان‌ها به دنبال برطرف‌کردن ضعف‌های ارتباطی و سرمایه‌گذاری در این بخش هستند. به همین دلیل، آشنایی با یکی از مهم‌ترین راهکارها، یعنی نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی، مفاهیم و انواع آن، کمک بزرگی است. این مقاله را بخوانید تا ارتباطات درون‌ سازمانی بهتری ایجاد کنید.

این نرم‌ افزار ابزاری برای برقراری و تقویت ارتباطات درون‌ سازمانی است. کارکنان از طریق این نرم‌افزار می‌توانند گفتگوهای مؤثری با هم داشته باشند، بدون اینکه نگران قطعی، افت کیفیت یا به‌خطرافتادن امنیت ارتباط شوند. نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی، شامل ابزارهایی نظیر پیام‌ رسان سازمانی، ویدئوکنفرانس، اشتراک‌گذاری فایل و… است.

زمانی که سازمان به این نرم‌افزار مجهز می‌شود، کارایی و هماهنگی درون‌ سازمانی افزایش پیدا می‌کند. از حجم زمان و انرژی تلف‌شده در جلسات غیرضروری کاسته می‌شود. همچنین کارکنان خواهند توانست به‌سرعت برای چالش‌ها راه‌حل پیدا کنند و به سمت اهداف تعیین‌شده حرکت کنند.

enterprise communicaion software

انواع نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی

انواع مختلفی از نرم‌ افزارهای ارتباطات سازمانی در بازار موجود است. این نرم‌ افزارها به لحاظ هدف و کاربرد با هم فرق دارند و سازمان‌ها در هنگام انتخاب باید به این موضوع توجه کنند.

  • ابزارهای همکاری
    این دسته از نرم‌ افزارها دامنه کاربرد وسیعی دارند و تمام نیازهای ارتباطات داخلی را برطرف می‌کنند. Collaboration tools دارای ویژگی‌های متنوعی از قبیل پیام‌رسان فوری، اشتراک‌گذاری فایل و… هستند. Zoom و Slack دو نرم‌ افزار ارتباطات داخلی مشهوری هستند که در این طبقه‌بندی قرار می‌گیرد.
  • نرم‌ افزارهای مدیریت پروژه
    گروهی از نرم‌ افزارهای ارتباطات سازمانی با هدف تسهیل مدیریت پروژه طراحی شده‌اند. کارکنان از طریق این پلتفرم‌ها، همکاری مؤثرتری خواهند داشت و بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد.
    سازمان‌هایی که در آن‌ها پروژه‌های پیچیده‌ای با حضور تیم‌های متعدد در جریان است از این دسته نرم‌افزارها بهره زیادی می‌برند. از جمله این ابزارها می‌توان به Trello، monday.com و Jira اشاره کرد.
  • پلتفرم‌های خبرنامه
    ردوبدل‌شدن اخبار سازمانی به شیوه‌ای آسان و کاربردی برای بسیاری از شرکت‌ها اهمیت دارد. کارکنان از این طریق می‌توانند در جریان آخرین خبرها و رویدادها قرار بگیرند و فعالیت خود را با اهداف جدید تنظیم کنند. پلتفرم‌های خبرنامه یا Newsletter platforms نمونه‌ای از نرم‌ افزارهای ارتباطات داخلی هستند که می‌توانند در این زمینه مؤثر باشند.
    با این پلتفرم‌ها می‌توانید به‌سادگی خبرنامه‌های جذاب و تعاملی بسازید. همچنین این امکان وجود دارد که نظرسنجی برگزار کنید و درباره موضوعات مختلف، بازخورد کارکنان را دریافت کنید. این ویژگی به تقویت ارتباطات سازمانی نیز کمک می‌‌کند.
  • اینترانت
    شرکت‌ها به کمک اینترانت یک مرکز داخلی خواهند داشت که از طریق آن، کارکنان به ابزارها و اطلاعات موردنیازشان دسترسی پیدا می‌کنند. اینترانت می‌تواند ویژگی‌هایی نظیر شبکه‌های اجتماعی داخلی، پیام‌رسانی فوری، اشتراک‌گذاری ایمن فایل‌ها و… داشته باشد. Microsoft Shahre Point، Jiva و Speakup از جمله اینترانت‌های معروف و پرکاربرد هستند.
  • پلتفرم‌های تجربه کارکنان
    Employee experience platforms نمونه دیگری از نرم‌ افزارهای ارتباطات سازمانی است. این دسته از ابزارها به‌منظور بهبود تجربه کارکنان از کار در سازمان تولید می‌شوند. هدف آن‌ها افزایش تعامل، بهره‌وری و رضایت نیروهاست.
    به‌عنوان‌مثال، پلتفرم‌های تجربه کارکنان دارای ابزارهایی برای یادگیری، توسعه مهارت‌ها و رشد حرفه‌ای است. آن‌ها همچنین با نظرسنجی و دریافت بازخورد کارکنان میزان رضایت نیروها را ارزیابی می‌کنند.
    Employee experience platforms به بهبود فرهنگ سازمانی و پیگیری عملکرد کارکنان نیز کمک می‌کنند. یکی از شناخته‌شده‌ترین این پلتفرم‌ها، Speakap است.
enterprize communicaion software

اهمیت نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی

باتوجه‌به تنوع نرم‌ افزارهای ارتباطات داخلی و ویژگی‌های آن‌ها، می‌توانیم به اهمیت این ابزارها بیشتر پی ببریم. از جمله دلایل اهمیت نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی، عبارت است از:

صرفه‌جویی در هزینه

وجود سیستمی یکپارچه که در آن داده‌ها و ابزارهای ارتباطی به‌صورت متمرکز نگهداری و استفاده می‌شوند، در بلندمدت باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود. این سیستم نیاز سازمان را به سیستم‌های ارتباطی مختلف کاهش می‌دهد. بدین ترتیب هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد و بهره‌وری زیاد شود.

همچنین کارکنان با استفاده از نرم‌ افزارهای ویدئوکنفرانس و ابزارهای دیگر می‌توانند در جلسات حضوری کمتری شرکت کنند. این موضوع به صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه منجر می‌شود.

از طرفی با وجود نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی، هزینه‌های تعمیرات، آزمایش و عیب‌یابی در بخش فناوری کاهش می‌یابد. در نتیجه سازمان‌ها می‌توانند از صرفه‌جویی ایجاد شده در این بخش برای سرمایه‌گذاری در قسمت‌های پربازده استفاده کنند.

افزایش بهره‌وری

کارکنان از طریق نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی می‌توانند به‌سرعت با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و بهره‌وری را افزایش دهند. با این نرم‌ افزارها امکان ارتباط و تبادل اطلاعات از طریق پیام‌رسانی فوری، ویدئوکنفرانس و اشتراک‌گذاری فایل فراهم می‌شود.

بدین ترتیب، نیروها دیگر مجبور نیستند برای یافتن پاسخ سؤالات خود و رفع چالش‌ها، زمان زیادی معطل شوند. آن‌ها با کمک نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی در هر زمان به اطلاعات موردنیاز دسترسی دارند. در نتیجه بهره‌وری در سطح مطلوبی حفظ می‌شود.

organizationalcommunicaion

حداکثر استفاده از منابع

با بهینه‌شدن فرایندهای سازمانی و کاهش زمان آن‌ها، استفاده از منابع بهبود می‌یابد. کارکنان زمان بیشتری در اختیار خواهند داشت و می‌توانند وقت خود را صرف پروژه‌های دیگر کنند. به همین دلیل حرکت سازمان شتاب می‌گیرد و رسیدن به اهداف دیگر امکان‌پذیر می‌شود.

تقویت همکاری

سازمان‌ها با استفاده از نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی می‌توانند همکاری میان اعضا و تیم‌های خود را تقویت کنند. ابزارهایی مانند چت گروهی، اشتراک‌گذاری اسناد و… به همکاری مؤثر کارکنان در پروژه‌ها کمک می‌کنند.

از طرفی، برای سازمان‌هایی که نیروهایی از شهرها و مناطق مختلف دارند، ویژگی ابزارهای ارتباطات سازمانی بسیار ارزشمند است. کارکنان می‌توانند به‌سادگی با همکاران خود از فواصل دور و نزدیک ارتباط برقرار کنند و اهداف سازمان را پیش ببرند.

افزایش تعامل و انگیزه کارکنان

یکی از عوامل انگیزه در بین کارکنان سازمان، توجه، احترام و شنیده‌شدن است. نیروها دوست دارند در تصمیم‌گیری‌های سازمانی دخالت داده شوند و از دانش و تجربه آن‌ها استفاده شود. نرم‌ افزار ارتباط درون سازمانی از این جنبه کمک بزرگی برای سازمان است.

کارکنان با این نرم‌ افزار با همکاران، مدیران و سایر نفرات سازمان ارتباط برقرار می‌کنند. آ‌ن‌ها از این طریق، علاوه بر تقویت تعاملات سازمانی، احساس بهتری از شفافیت در ارتباطات خواهند داشت. بدین ترتیب برای انجام امور و فرایندها باانگیزه‌تر عمل خواهند کرد.

بهبود فرهنگ سازمانی

انواع مختلف نرم‌ افزار ارتباط درون سازمانی به‌صورت غیرمستقیم به ایجاد فرهنگ باز و حمایتی در بین کارکنان سازمان کمک می‌کنند. این نرم‌ افزارها با وجود ابزارهایی مانند خبرنامه داخلی، شبکه اجتماعی سازمانی و نظرسنجی، باعث بهبود فرهنگ کاری و تعاملات می‌شوند. آن‌ها انتقال پیام‌های کلیدی مانند اهداف سازمانی، ارزش‌ها و استراتژی‌ها را در سطح شرکت تسهیل می‌کنند.

organizational communicaion

مدیریت دانش و اطلاعات

سازمان‌هایی که از نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی بهره می‌برند در انتقال و اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات بهتر عمل می‌کنند. با این ابزارها ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد آسان می‌شود. در نتیجه کارکنان بهتر و مؤثرتر از گذشته می‌توانند مهارت‌های خود را تقویت کنند و رشد کنند.

افزایش امنیت و کنترل اطلاعات

یکی از کاربردهای نرم‌ افزار ارتباطات داخلی در سازمان، رفع نقص‌ها و حفره‌های امنیتی است. آن‌ها ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای دارند که مانع از دسترسی غیرمجاز دیگران به اطلاعات حساس می‌شود.

علاوه بر این، سازمان‌ها می‌توانند سطح دسترسی به اطلاعات و چگونگی استفاده از آن را برای اعضا تنظیم کنند. این موضوع، افزایش امنیت اطلاعاتی سازمان را به همراه دارد.

نکات مهم در انتخاب بهترین نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی

برای انتخاب نرم‌ افزار ارتباطات داخلی مناسب باید به نکات مختلفی توجه کنید. توجه به این نکات مانع از پرداخت هزینه‌های بیشتر و دوباره برای رفع نواقص موجود می‌شود. همچنین به شما کمک می‌کند از نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی تهیه‌شده بیشترین استفاده را ببرید. از جمله نکاتی که باید در هنگام خرید نرم‌ افزار ارتباطات داخلی به آن توجه کنید، عبارت است از:

enterprisecommunicaionsoftware
  1. انطباق با نیازهای سازمانی
    قبل از انتخاب نرم‌افزار باید نیازهای ارتباطی شرکت را به طور دقیق شناسایی و بررسی کنید. آیا سازمان به ابزاری برای برگزاری جلسات ویدئویی یا پیام‌رسانی سریع احتیاج دارد یا هدفش تسهیل اشتراک‌گذاری اسناد است؟ تشخیص این نیاز، انتخاب نرم‌ افزار ارتباط سازمانی مناسب را آسان می‌کند.
    شما در هنگام خرید باید تعداد کاربران را نیز مدنظر قرار دهید. کاربران فعلی چند نفر هستند و در آینده ممکن است به چند نفر افزایش پیدا کنند؟ برخی از انواع نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی برای سازمان‌های کوچک مناسب هستند و برخی، برای سازمان‌های بزرگ با نیازهای پیچیده طراحی شده‌اند.
  2. ویژگی‌ها و قابلیت‌ها
    ویژگی‌های نرم‌ افزار موردعلاقه‌تان را مشخص کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و بر اساس آن تصمیم بگیرید. برای مثال، بعضی شرکت‌ها به پیام‌رسان درون سازمانی نیاز مبرمی دارند و سریع، امن و بدون تأخیر بودن آن در صدر اولویت‌هاست. این موضوع برای سازمان‌هایی که قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و اسناد، مدیریت پروژه و… برای آن‌ها مهم است، فرق می‌کند.
  3. رابط کاربری مناسب
    امروزه رابط کاربری آسان و کاربرپسند به مزیت رقابتی بسیاری از محصولات فناوری تبدیل شده است. در حوزه منابع انسانی و برای محصولات و سامانه ارتباطات سازمانی، رابط کاربری مناسب یک الزام است. بدون این ویژگی کار با نرم‌افزار سخت خواهد بود و فرایندها با اختلال روبه‌رو می‌شوند.
    بهتر است نرم‌افزاری با طراحی ساده و کاربردی انتخاب کنید. همچنین نرم‌افزاری را برگزینید که قابلیت کار در دستگاه‌های مختلف موبایل، تبلت و دسکتاپ را داشته باشند. بدین ترتیب کارکنان با سلایق و ترجیحات مختلف می‌توانند نهایت استفاده را از نرم افزار ارتباط درون سازمانی ببرند.
  4. امنیت و حریم خصوصی
    اطلاعات و داده‌های سازمانی منابع حیاتی و استراتژیک شرکت‌ها هستند که باید از نفوذ سازمان‌های رقیب در امان باشند. هنگام انتخاب بهترین نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی باید به ویژگی‌های امنیتی آن توجه کنید. نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی همچنین باید قابلیت کنترل دسترسی داشته باشد تا مانع دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات محرمانه شوید.
    در این زمینه قوانین بین‌المللی مانند GDPR (قوانین حفاظت از داده‌های عمومی اروپا) یا HIPAA (برای داده‌های مربوط به سلامت) تدوین شده است. نرم‌افزار باید از این قوانین پیروی کند و با آن‌ها سازگار باشد تا تردیدها نسبت به امنیت آن از بین برود.
  5. یکپارچه شدن با سایر ابزارها
    قابلیت یکپارچگی با سایر ابزارها، ویژگی مهمی است که بسیاری از سازمان‌ها دوست دارند نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی آن را داشته باشد. با این ویژگی، نرم‌ افزار با ابزارهایی مانند مدیریت پروژه، ایمیل، تقویم و… ادغام می‌شود. بدین ترتیب انجام امور و مدیریت فرایندها در سازمان آسان می‌شود.
  6. پشتیبانی
    نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید از سیستم پشتیبانی مناسبی بهره ببرد. یک سازمان در هر ساعتی از روز ممکن است با چالش‌های ارتباطی مواجه شود که این موضوع روند فعالیت‌هایش را مختل می‌کند.
    وجود پشتیبانی قوی برای نرم‌ افزارهای ارتباطات درون سازمانی تا حدود زیادی از حجم نگرانی‌ها در این زمینه می‌کاهد. همچنین اگر محصول دارای منابع آموزشی مانند ویدئو، راهنما و… باشد رفع مشکلات فنی سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود.
  7. هزینه
    هزینه و ارزش اقتصادی حتی برای شرکت‌های ثروتمند نیز شاخص مهمی برای انتخاب نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی است. سازمان در انتخاب محصول باید به مواردی مانند هزینه خرید، نصب، نگهداری و آموزش کاربران توجه کند.
    همچنین امکاناتی که شرکت از خرید نرم‌ افزار ارتباط درون سازمانی به دست می‌آورد باید با هزینه‌های آن تناسب داشته باشد. سازمان باید به ارزش اقتصادی نرم‌افزار و بهره‌وری حاصل از به‌کارگیری آن توجه کند.
  8. انعطاف‌پذیری
    شرکت‌ها در حال تغییر و دگرگونی مداوم هستند. آن‌ها باید به نرم‌افزارهایی مجهز شوند که نیازهای آینده را پوشش می‌دهد.
    اگر تعداد کاربران در آینده افزایش می‌یابد یا استفاده از قابلیت‌های جدیدی ضروری می‌شود، نرم‌افزار باید خودش را با تغییرات تطبیق دهد. علاوه بر انعطاف‌پذیری، نرم‌ افزار ارتباطات سازمانی باید قابلیت سفارشی‌سازی نیز داشته باشد.
  9. قابلیت گزارش‌دهی
    برای منابع انسانی سازمان داشتن ابزارهایی برای گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها ضروری است. نرم‌ افزارهایی ارتباطات سازمانی دارای این ویژگی از جنبه‌های مختلفی کمک‌کننده هستند. منابع انسانی از این طریق می‌تواند میزان استفاده از نرم‌افزار، عملکرد کارکنان و کارایی ارتباطات را ارزیابی کند.
organizationalcommunicaionsoftware 1

همان‌طور که می‌بینیم در هنگام انتخاب نرم‌ افزار مدیریت ارتباط سازمانی باید به نکات مهم مختلفی توجه کنیم. هرکدام از این نکات یک امتیاز و مزیت رقابتی بزرگ برای نرم‌ افزار محسوب می‌شوند. بهتر است آن‌ها را بر اساس درجه اهمیت اولویت‌بندی کنیم تا در انتخاب ابزار مناسب اشتباه نکنیم.

سخن پایانی؛ نرم‌ افزار مدیریت ارتباطات سازمانی، ابزاری برای پیشرفت‌های بزرگ

در این مقاله نرم‌ افزار مدیریت ارتباطات سازمانی سازمان را معرفی کردیم. همچنین انواع مختلف این ابزار را برشمردیم و شما را با اهمیت آن‌ها آشنا کردیم. توجه به نکاتی که در این مقاله بیان شد، کار شما را برای انتخاب ابزار مناسب آسان می‌کند.

یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که می‌توانید برای ارتباطات داخل سازمانی به خدمت بگیرید، پیام‌رسان تودی Today Connect است. برای استفاده از نسخه رایگان این نرم‌افزار تنها کافی است با همکاران ما تماس بگیرید. منتظر تماس شما هستیم.

سؤالات متداول

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *