امروزه با پیچیدهشدن فرایندها و افزایش نیاز به برقراری ارتباطات مؤثر میان اعضای سازمان، انجام دستی کارها و استفاده از روشهای سنتی چندان توصیه نمیشود. اگر میخواهید موفق شوید و بهصورت هدفمند و هماهنگ در راستای اهداف سازمان حرکت کنید، باید همکاری سازمانی را مبنای کار خود قرار دهید. ابزارهای همکاری سازمانی کارمندان را با فضای کار بیشتر آشنا میکنند و ارتباطات، هماهنگی و کار تیمی را بهبود میبخشند.
در این مقاله 7 ابزار کاربردی برای ایجاد هماهنگی در سازمان را به شما معرفی میکنیم و از ویژگیهای هر یک برایتان خواهیم گفت. اگر هنوز نتوانستهاید آنگونه که باید و شاید، میان بخشهای مختلف سازمان هماهنگی ایجاد کنید، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
منظور از هماهنگی سازمانی چیست؟
هماهنگی سازمانی به فرایند ایجاد ارتباط میان اعضای یک تیم برای دستیابی به اهداف مشترک سازمان گفته میشود. در واقع هرچه اعضای تیم در بخشهای مختلف، همکاری مؤثرتری با یکدیگر داشته باشند، با بهبود روابط، بهرهوری سازمان نیز افزایش خواهد یافت.
هماهنگی سازمانی منجر به ایجاد محیط کاری سالمتری میشود که این امر موانع موجود برای اشتراکگذاری نظرات، ایدهها و انتقادها را از میان برمیدارد. هماهنگی و تیمسازی در کسب و کار سبب میشود که کارکنان با درک متقابل یکدیگر، بهجای رقابت و کنترل، بر همکاری، مقابله با مشکلات و رسیدن به سود مشترک تمرکز کنند.
در حقیقت میتوان گفت که هماهنگی در سازمان نیرومحرکه ایجاد خلاقیت و تصمیمگیریهای هوشمندانه است که رنگوبوی تازهای به ارتباطات و همکاری سازمانی میبخشد.
انواع ابزارهای همکاری سازمانی
ابزارهای همکاری سازمانی را میتوان در دو دسته مدیریت پروژه و ابزارهای ارتباطی تقسیمبندی کرد. با نرمافزارهای مدیریت پروژه شما میتوانید پروژههای مختلف را در یک مکان امن و مشخص تعریف کنید و وظایف هر یک از اعضا را در بازههای زمانی مشخص شرح دهید.
این ابزار به برقراری ارتباط مؤثر با اعضای تیم بهویژه افراد فریلنسر کمک میکنند و شما را از میزان پیشرفت هر پروژه توسط افراد مختلف آگاه میکنند. اگر نمیتوانید بهطور کامل بر پروژهها نظارت داشته باشید یا وظایف را بر اساس اولویت آنها برای اعضا تعریف کنید، بدون شک ابزارهای مدیریت پروژه به فریادتان خواهند رسید.
از دیگر ابزارهای هماهنگی سازمانی میتوان به ابزارهای ارتباطی اشاره کرد. ابزارهای ارتباطی به ایجاد ارتباطات سریع و آسان میان واحدها، افراد و اعضای تیم کمک میکنند و محیطی امن برای گفتوگو و بحث و تبادل نظر اعضا فراهم میکنند.
ابزارهای ایجاد همکاری در سازمان کداماند؟
حال که با هماهنگی سازمانی و لزوم ایجاد آن در کسب و کار آشنا شدید، بهتر است تا با بهکارگیری ابزارهای کاربردی نظمی به کسب و کار خود دهید. با استفاده از ابزارهای همکاری سازمانی چه اعضای حاضر در سازمان و چه تیمهای دورکار، وظایف خود را بهتر و سادهتر انجام میدهند.
این ابزار بهمنظور مدیریت پروژه و بهبود تعامل میان واحدهای مختلف طراحی شدهاند و امکانات متعددی دارند. ابزارهای معروفی برای ایجاد هماهنگی در سازمان وجود دارد که در ادامه برخی از آنها را آوردهایم.
کلیک آپ (CLickUp)
کلیک آپ ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه و ایجاد هماهنگی در سازمان است. شعار این برنامه که در صفحه اصلی آن درج شده: «یک برنامه بهجای تمام برنامهها» است که بهدرستی با امکانات متعددش این هدف را تحقق میبخشد.
کلیک آپ دو نسخه پولی و رایگان دارد که نسخه رایگان آن نیز کارتان را راه میاندازد. این ابزار یک فضای اختصاصی در اختیار شما و تیم قرار میدهد که در آن میتوانید از وظایف خود آگاه شوید و بر وضعیت پیشبرد پروژهها نظارت داشته باشید.
کلیک آپ مجهز به دستیار هوش مصنوعی نیز است که به کمک آن میتوانید کارها را اولویتبندی کنید، توضیحات تسکها را تکمیل کنید و وظایف را به افراد متخصص واگذار کنید. این ابزار امکانی به شما میدهد تا تمام وظایف، لیستها و فضاها را در یک نما ببینید و بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشید.
کلیک آپ امکانات بیشماری دارد که یکی از مهمترین آنها قابلیت اتصال به سایر پلتفرمها از جمله ترلو و گوگل درایو است. امکان ردیابی زمان، تجسم و مدیریت پروژهها با ترسیم نمودار گانت، وجود داشبوردهای متنوع، اشتراک نقشههای ذهنی با اعضای تیم و امکان گفتوگو برخی دیگر از قابلیتهای کلیک آپ است.
ترلو (Trello)
ترلو یکی دیگر از ابزارهای معروف و محبوب برای مدیریت پروژه و هماهنگی در سازمان است. این ابزار آنلاین رابط کاربری بسیار آسانی دارد و امکاناتی در اختیارتان قرار میدهد تا بتوانید بهسادگی وظایف اعضای تیم را سروسامان بدهید.
ترلو شامل مجموعهای بردها، لیستها و کارتها است که در آنها توضیحات مربوط به پروژهها درج میشود. این ابزار انعطافپذیر گزینه مناسبی برای نظمبخشیدن به کارهاست که به کمک آن تمام اعضا از جزئیات وظایف خود آگاه میشوند.
نسخه رایگان ترلو امکانات نسبتاً خوبی را در اختیار کسب و کارهای کوچک و متوسط قرار میدهد و هماهنگی در سازمان را افزایش میدهد.
پیام رسان سازمانی تودی (Today)
ایجاد هماهنگی در سازمان برای همکاری سازمانی وابسته به برقراری ارتباطات مؤثر و سالم درونسازمانی است. اگرچه تلفن، ایمیل و فکس تا چند سال پیش پاسخگوی نیاز ارتباطات درونسازمانی بودهاند، اما امروزه ابزارهای پیشرفتهتری با قابلیتهای بیشتر پا به عرصه نهادهاند.
پیام رسان درون سازمانی تودی ابزاری قدرتمند برای برقراری ارتباط میان بخشهای مختلف و هماهنگی میان سازمانهاست. در این نرمافزار شما میتوانید بهصورت خصوصی یا گروهی با افراد بحث و تبادل نظر کنید، تماس صوتی و تصویری با دیگران برقرار کنید و کانالهای اختصاصی اطلاعرسانی داشته باشید.
اشتراکگذاری فایلها با سرعت بالا در محیطی امن، نمایش تاریخچه پیامها و امکان ردیابی آنها از دیگر امکانات پیام رسان تودی است.
رایک (Wrike)
رایک نرمافزاری شناختهشده و تحت وب برای مدیریت پروژه است که به دو صورت رایگان و پولی میتوان از آن استفاده کرد. اگرچه نسخه پولی این ابزار قابلیتهای پیشرفتهتری را در اختیارتان قرار میدهد، اما نسخه رایگان آن نیز امکانات خوبی دارد.
در نرمافزار رایک، همچون سایر ابزارهای هماهنگی سازمان محیطی برای لیست پروژهها خواهید داشت که در آن میتوانید سایر اعضا را دعوت کنید. همچنین در این برنامه، ریز فعالیتهای اعضا نیز در جدول وظایف نشان داده میشود. استفاده از نمودار معروف گانت چارت برای اجرای صحیح و سریعتر پروژهها از دیگر قابلیتهای نرمافزار رایک است. گانت چارت جزء نخستین ابزار مدیریت پروژه است که اجزای اصلی آن شامل تاریخ آغاز پروژه، تاریخ پایان آن و شرح وظایف میشود.
آسانا (Asana)
آسانا ابزاری برای هماهنگی میان اعضای تیم و همکاری گروهی در کسب و کار است که افراد میتوانند بهصورت آنلاین از آن استفاده کنند. این ابزار به مدیریت وظایف کمک میکند تا افراد با تمرکز بیشتری بتوانند پروژههای روزمره خود را پیش ببرند.
آسانا ابزاری معروف در حوزه مدیریت کسب و کار است که با مدیریت گردش کار، به پیشبرد فرایندهای پیچیده کمک میکند. این ابزار تعیین میکند که هر کس چه وظیفهای بر عهده دارد و پروژه در چه وضعیتی است. آسانا ساختار مشخصی ندارد که این امر کمی کار با آن را پیچیده میکند؛ اما اگر قلق آن دستتان بیاید میتوانید خیلی راحت از آن استفاده کنید.
اگرچه نسخه رایگان آسانا نیز همچون سایر ابزارهای هماهنگی سازمان، دسترسی به همه فیچرها را به شما نمیدهد، اما امکانات خوبی دارد. امکان ادغام با سایر ابزارها، امکان بحث و گفتوگو، سازماندهی پروژهها در یک مکان و امکان بارگذاری پیوست برخی از قابلیتهای این نرمافزار است.
همچنین آسانا مجهز به بینشهای ابتدایی هوش مصنوعی است و امنیت بالایی دارد. بد نیست بدانید که با اینکه این ابزار امکانات متعددی دارد، اما نمیتوان در آن وظایف را بین چند نفر به اشتراک گذاشت و زمان را ردیابی کرد.
زوم (Zoom)
زوم از دیگر ابزارهای هماهنگی سازمانی در حوزه ارتباطات است. این نرمافزار، ابزاری آنلاین برای برگزاری کنفرانس تصویری است که ارتباطات از راه دور را آسان میکند.
برنامه زوم دو نسخه رایگان و پیشرفته دارد که در آن میتوانید با اعضای تیم گفتوگو کنید و جلسات آنلاین خود را پیش ببرید. این نرمافزار را میتوان روی گوشی، لپتاپ، تبلت و هر دستگاهی که دوربین دارد، نصب کرد.
زوم ابزاری مناسب برای برقراری ارتباط با همکاران دورکار است که در آن میتوانید ساعتها به بحث و گفتوگو بپردازید. از قابلیتهای این ابزار میتوان به امکان گفتوگوی خصوصی، اشتراکگذاری صفحه، تنظیم پسزمینه و ارسال فایل اشاره کرد.
اسمارت شیت (Smartsheet)
اسمارت شیت ابزاری برای مدیریت کارهای گروهی و برنامهریزیهای روزانه فردی است. این ابزار آنلاین نیز مانند ابزارهای هماهنگی سازمان دیگر بخشهای مختلف دارد که در آنها میتوان وظایف را برای اعضا تعریف کرد و از میزان پیشرفت پروژهها مطلع شد.
قابلیت انتقال فایل، ادغام با سایر پلتفرمها، امکان مدیریت پروژههای بزرگ، ردیابی زمان و انجام وظیفه بهصورت گامبهگام برخی از قابلیتهای اسمارت شیت است. اسمارت شیت یک نسخه رایگان نیز دارد که تا 30 روز میتوانید از امکانات آن استفاده کنید.
نتیجهگیری
هماهنگی در سازمان برای ایجاد همکاری سازمانی پایه رشد و موفقیت کسب و کار را فراهم میکند که بدون وجود آن رسیدن به اهداف تجاری به تأخیر میافتد. امروزه ابزارهای متعددی برای ایجاد هماهنگی در سازمان وجود دارد که در این مطلب به برخی از آنها اشاره کردهایم. به نظر شما بهترین ابزارهای هماهنگی سازمانی کداماند؟ خوشحال میشویم تجربیات و نظرات خود را در این زمینه با ما به اشتراک بگذارید.
سؤالات متداول
