تعاملات سازمانی چیست و راه‌های افزایش آن

تعاملات سازمانی چیست؟

در فرهنگ دهخدا، تعامل را با یکدیگر دادوستد کردن معنی کرده‌اند. فرهنگستان زبان و ادب نیز این واژه را از جنبه روان‌شناسی، ارتباط متقابل میان دو یا چند فرد یا گروه و سامانه تعریف کرده است. باتوجه‌به این دو تعریف، می‌توانیم حدس بزنیم تعاملات سازمانی مفهومی از جنس ارتباط و همکاری هدفمند است.

این مفهوم به معنای همکاری اعضای یک تیم یا سازمان برای رسیدن به اهداف مشترک است. سازمان‌ها معمولاً از افراد و گروه‎های مختلفی تشکیل می‌شوند که برای به ثمر نشستن تلاش خود، باید تعاملات درون سازمانی داشته باشند.

اهمیت تعاملات سازمانی

زمانی که افراد در سازمان به نحو مؤثری با هم تعامل و همکاری کنند، دستیابی به اهداف ساده‌تر می‌شود. دیگر لازم نیست برای تصمیم‌گیری و رفع چالش‌ها، ساعت‌ها و روزها منتظر ماند. اعضای سازمان با همکاری و هم‌افزایی به پیشبرد سریع اهداف سازمانی کمک می‌کنند. از جمله دلایل دیگر اهمیت تعاملات سازمانی عبارت است از:

• استفاده از مهارت‌ها و دانش متفاوت: گروه‌های سازمانی از افراد با تخصص‌های مختلف تشکیل می‌شوند که همکاری آن‌ها به حل سریع مسائل و مشکلات کمک می‌کند.
• تسریع در انجام پروژه‌ها: همکاری مؤثر می‌تواند زمان کار چندروزه را به چند ساعت کاهش دهد.
• افزایش دانش و مهارت: افراد با همکاری در گروه‌ها و تیم‌ها از یکدیگر می‌آموزند و مهارت‌های خود را ارتقا می‌دهند. این موضوع در نهایت به نفع کل سازمان تمام می‌شود.
• تقویت نوآوری: سازمان‌هایی که همکاری و تعاملات مؤثر در آن‌ها یک ارزش است، نوآورتر هستند. آن‌ها این شانس را دارند که از ایده‌های نوآورانه و خلاقانه کارکنان خود بهره‌مند شوند و سریع‌تر پیشرفت کنند.
• انعطاف‌پذیری: تعاملات سازمانی قوی و مؤثر، شرکت را برای واکنش نشان‌دادن به تغییرات غیرمنتظره آماده نگه می‌دارد. سازمان سریع‌تر به تغییرات پاسخ می‌دهد و در چنین شرایطی، جواب‌های نوآورانه و خلاقانه بیشتری خواهد بود.
• احساس تعلق به سازمان: کارکنانی که ایده‌ها و نظرات آن‌ها موردتوجه قرار می‌گیرد، احساس تعلق بیشتری به سازمان دارند. سرنوشت سازمان برای این دسته از کارکنان مهم‌تر است و به همین دلیل در کار انگیزه بیشتری از خود نشان می‌دهند.
• کاهش جلسات غیرضروری: تعاملات سازمانی قوی از تلف‌شدن وقت در جلسه‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند. در این شرایط، بسیاری از مسائل و چالش‌ها در گروه‌ها به‌صورت خودکار حل می‌شود.
• همکاری درون‌سازمانی به حل مؤثر تعارضات، افزایش رضایت شغلی، توسعه خودآگاهی افراد و… نیز کمک می‌کند. به همین دلیل، سازمان‌ها باید شرایط تقویت آن را در بخش‌های مختلف فراهم کنند.

انواع تعاملات سازمانی

سازمان‌ها در سال‌های اخیر به لحاظ شکل و ساختار دچار تحولات زیادی شده‌اند. برخلاف گذشته، دیگر کار حضوری و تمام‌وقت در بسیاری از شرکت‌ها رایج نیست. سازمان‌های زیادی هستند که از راه دور مدیریت و کنترل می‌شوند و کارکنان ممکن است هیچ‌گاه حضوری یکدیگر را نبینند. باتوجه‌به این دگرگونی‌ها و تحولات، انواع تعاملات سازمانی عبارت است از:

همکاری تیمی (Team Collaboration)
این نوع همکاری متداول‌ترین شکل تعاملات سازمانی است. در این همکاری، اعضا معمولاً با یکدیگر آشنا هستند و از مهارت‌ها، تجربیات و دانش هم آگاهی کامل دارند. همچنین غالباً یک نفر مسئولیت رهبری را برعهده دارد که کار ایجاد توازن میان وظایف و اعضا را انجام می‌دهد.
در این نوع تعاملات درون سازمانی، برای مسئولیت‌ها مهلت زمانی تعیین می‌شود. افراد تیم برای رسیدن به اهداف تعیین شده تشویق می‌شوند. در نهایت، همکاری و هم‌افزایی ایجاد شده میان اعضا به موفقیت سازمان کمک خواهد کرد.

همکاری زمینه‌محور (Contextual Collaboration)
این نوع تعاملات بر یک بستر دیجیتال اتفاق می‌افتد. کلیه ابزارها و فایل‌ها روی یک پلتفرم واحد نصب می‌شود تا اعضا به‌صورت متمرکز تنها در یک مکان فعالیت کنند. این موضوع از جابه‌جایی نیروها بین برنامه‌ها و ابزارهای مختلف جلوگیری می‌کند. نتیجه اینکه، همکاری و مشارکت اعضا ارتقا می‌یابد.

همکاری بین‌بخشی (Cross-functional Collaboration)
در این نوع تعاملات، تیم‌ها از بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف مشترک همکاری می‌کنند. معمولاً نتیجه این همکاری‌ها، تحولات بزرگ و نوآوری‌های ارزشمند در سطح سازمان است. با این تعاملات، افراد دیدگاه‌ها و توانایی‌های خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارند و باعث رشد و موفقیت شرکت می‌شوند.

همکاری جامعه‌محور (Community Collaboration)
هدف این نوع تعاملات، اشتراک‌گذاری دانش و تجربه با هدف یادگیری و افزایش سطح تخصص است. این نوع همکاری‌ها با اینکه بر انجام وظایف خاص سازمانی متمرکز نیستند اما در نهایت، رشد و پیشرفت سازمان را به همراه دارند.
افراد در همکاری جامعه‌محور بدون توجه به سِمت و ساختار سازمان با هم تعامل می‌کنند و از تخصص‌های هم بهره می‌برند. این مدل از همکاری به‌ویژه در تیم‌های یادگیری و توسعه دانش کاربرد فراوانی دارد.

همکاری اجتماعی آنلاین (Social Collaboration)
سازمان‌ها می‌توانند بستر همکاری اعضای خود را به فضای آنلاین بکشانند. در چنین شرایطی، افراد این امکان را خواهند داشت که به‌صورت آنی و در لحظه با هم ارتباط برقرار کنند. آن‌ها از طریق گفتگو و تبادل نظر، موفق به حل سریع مشکلات می‌شوند.

در این همکاری‌ها از ابزارهای سازمانی نظیر پیام‌ رسان سازمانی تودی و انواع شبکه‌ اجتماعی سازمانی داخلی دیگر استفاده می‌شود. این بسترهای آنلاین سرعت رسیدگی به مسائل، تبادل اطلاعات و حل مشکلات را افزایش می‌دهد.

همکاری ابری (Cloud Collaboration)
نوع دیگری از تعاملات سازمانی، همکاری ابری است. در این همکاری‌ها، افراد از مکان‌ها و دستگاه‌های مختلف روی فایل‌ها و اطلاعات مشترک کار می‌کنند. در همکاری ابری، فاصله جغرافیایی اهمیتی ندارد و خیلی از افراد بدون حضور فیزیکی در دفتر کار، اهداف را پیش می‌برند. این موضوع باعث افزایش سطح انعطاف‌پذیری تیم‌ها می‌شود.

همکاری مجازی (Virtual Collaboration)
تعاملات مجازی اشاره به ارتباط اعضای تیم با یکدیگر از طریق فناوری‌های کنفرانس ویدئویی، جلسات مجازی و… دارد. در این همکاری‌ها نیز افراد به منطقه جغرافیایی وابسته نیستند و می‌توانند به‌صورت آنلاین با هم ارتباط برقرار کنند. آن‌ها از راه دور روی پروژه‌ها کار می‌کنند.

در اینجا هفت نوع همکاری درون‌سازمانی رایج در شرکت‌ها را برشمردیم. سازمان‌ها معمولاً ترکیبی از دو یا چند نوع از این تعاملات را به کار می‌برند. شرکت‌هایی که بتوانند این همکاری‌ها را به‌درستی و بهینه اجرا کنند از مزایای رقابتی ویژه‌ای برخوردار خواهند بود.

راه‌های افزایش تعاملات سازمانی

همان‌طور که دیدیم، تعاملات سازمانی به اشکال مختلف در شرکت‌ها رواج دارد. فهمیدیم سازمان‌ها بسیاری از موفقیت‌هایشان را از طریق همکاری‌های مؤثر میان اعضای خود به دست می‌آورند. اکنون و باتوجه‌به اهمیت و کاربرد این مفهوم در شرکت‌ها، این سؤال مطرح می‌شود که چگونه می‌توانیم تعاملات درون سازمانی را تقویت کنیم؟

راه‌های افزایش همکاری‌های درون‌ سازمانی عبارت است از:

1. فرهنگ‌سازی
   ارتباطات درون‌سازمانی باید به‌عنوان یک ارزش در سازمان مدنظر قرار بگیرد. مدیران و راهبران سازمان باید برای ایجاد و تقویت تعاملات پیش‌قدم شوند و در این موضوع، الگوی کارکنان باشند. تنها از طریق فرهنگ‌سازی و همکاری سطوح بالایی سازمان است که می‌شود به موفقیت‌های بزرگ امید داشت.
2. گوش‌دادن
   یکی از مهارت‌های فردی مهم، خوب گوش‌دادن است. باید این مهارت در تیم‌ها تقویت شود و افراد یاد بگیرند که پیش از صحبت‌کردن، خوب گوش کنند. این کار به افزایش سرعت یادگیری، شناسایی ضعف‌ها و تقویت اعتماد میان اعضا کمک می‌کند.
   وقتی افراد احساس کنند که حرف‌هایشان شنیده می‌شود، احساس احترام بیشتری دریافت می‌کنند. این موضوع، رابطه میان آن‌ها و سطح همکاری را تقویت می‌کند.
3. تعریف دقیق نقش‌ها
   افراد برای اینکه سطح استانداردی از کیفیت کاری را در سازمان به نمایش بگذارند، باید از جایگاه و نقش خود به طور دقیق آگاه باشند. سازمان باید در این زمینه شفاف‌سازی کند تا تیم‌ها همکاری مؤثر و مفیدی داشته باشند.
4. تشویق اشتراک‌گذاری اطلاعات
   اشتراک‌گذاری منابع و اطلاعات در تیم‌ها باید به یک ارزش تبدیل شود. اعضا با منابع به‌روز و کارآمد می‌توانند سطح عملکرد خود را افزایش دهند و به تحقق اهداف سازمانی کمک کنند. این موضوع از تلف‌شدن وقت و دوباره‌کاری در تیم‌ها به دلیل پایین‌بودن سطح دانش و تخصص جلوگیری می‌کند.
5. استفاده از ابزارهای دیجیتال
   همان‌طور که قبلاً و در قسمت انواع تعاملات سازمانی دیدیم، بسیاری از همکاری‌ها در بستر دیجیتال شکل می‌گیرند. به همین دلیل استفاده از ابزارهایی مانند Today Connect، سیستم‌های مدیریت پروژه، نرم‌افزارهای اشتراک فایل و… ضروری است. این ابزارها به تقویت تعاملات سازمانی کمک می‌کنند.
6. تعیین قوانین و اهداف مشخص
   قوانین و اهداف، فعالیت تیم‌ها را متمرکز می‌کند و به آن‌ها سمت‌وسوی دقیق و مشخصی می‌دهد. کارکنان براین‌ اساس در مسیر درست حرکت خواهند کرد و تعاملات خود را بهینه می‌سازند.
7. تشویق حمایت
   همه ما طعم شیرین حمایت را در موقعیت‌های مختلف، کار، دانشگاه و… چشیده‌ایم. وقتی اعضای تیم تشویق به حمایت‌کردن از یکدیگر شوند، موانع بیان ایده و راهکار از بین می‌رود. در چنین شرایطی افراد احساس ارزشمندی می‌کنند و انگیزه بیشتری برای همکاری خواهند داشت.
8. پاداش به تعاملات تیمی
   به‌جای تشویق افراد، تیم‌ها باید مورد تقدیر قرار بگیرند. این کار جلوی رقابت‌های مضر داخل تیمی را می‌گیرد و تعاملات سازنده و مثبت را افزایش می‌دهد.
9. قدردانی از دستاوردها
   دستاوردهای تیمی هرچقدر هم کوچک باشند، باز هم باید مورد ستایش قرار بگیرند. این کار روحیه تیمی را تقویت می‌کند و نتایج مثبتی، از جمله افزایش انگیزه و تعاملات را به همراه دارد.
10. ارزیابی و اصلاح
    عملکرد تیم‌ها باید به طور مستمر ارزیابی شوند و اقدامات لازم برای بهبود و اصلاح صورت بگیرد. اگر نتیجه بررسی‌ها در اختیار اعضا قرار بگیرد، آن‌ها می‌توانند با آگاهی بیشتری برای بهبود تعاملات اقدام کنند.

این‌ها تعدادی از مهم‌ترین راه‌های افزایش تعاملات درون سازمانی بود که بر شمردیم. تعداد زیادی از این راه‌ها زمان‌بر هستند و اجرای بعضی از آن‌ها ممکن است پیچیده باشد. بااین‌حال، یکی از راه‌های افزایش تعاملات، یعنی استفاده از پیام‌رسان سازمانی تودی Today Connect بسیار کم‌هزینه و به‌صرفه است.

اهمیت Today Connect در افزایش تعاملات سازمانی

پیام‌رسان سازمانی تودی یکی از ابزارهای دیجیتال مؤثر و کاربردی در افزایش همکاری‌های درون‌سازمانی است. این ابزار توسط شرکت گروه راهکارهای نرم افزاری مکعب ، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های نرم‌افزاری فعال در عرصه منابع انسانی روانه بازار شده است.

از جمله ویژگی‌های Today Connect که به افزایش همکاری‌های سازمانی کمک می‌کند، عبارت است از:

• قابلیت ارسال پیام‌های تصویری، صوتی و متنی
• ویژگی اشتراک‌گذاری فایل
• امکان برگزاری ویدئو کنفرانس و جلسات مجازی
• قابلیت یکپارچه شدن با ابزارهایی نظیر تقویم و ایمیل
  و…

کلام پایانی؛ تعاملات درون سازمانی موفق سنگ بنای موفقیت

سازمان‌ها از کنار هم قرارگرفتن افراد با تخصص‌های مختلف شکل می‌‌گیرند. آن‌ها زمانی می‌توانند به‌سوی اهداف دقیق و مشخص حرکت کنند که اعضا به‌خوبی مسئولیت خود را درک کرده باشند. کارکنان باید با هم تعامل کنند تا رسیدن به اهداف واحد و مشترک امکان‌‌پذیر شود. بدون تعاملات سازمانی، منابع انسانی به بیراهه می‌رود.
یکی از راه‌های مهم تقویت همکاری درون‌ سازمانی، پیام‌رسان تودی است. این ابزار از جهات مختلفی می‌تواند به تقویت ارتباطات و تعاملات در سازمان کمک کند. برای دریافت نسخه رایگان این نرم‌افزار با همکاران ما تماس بگیرید. کارشناسان تودی آماده پاسخ‌گ