تابه‌حال برایتان پیش آمده که بخواهید پیامی را به اطرافیان خود منتقل کنید، اما مفهوم پیام آن‌گونه که مدنظر شماست برای دیگران قابل‌فهم نباشد؟ این موضوع ممکن است ارتباطات شما را تحت‌تأثیر قرار دهد و سوءتفاهم ایجاد کند. با بهبود ارتباطات سازمانی شما راحت‌تر احساسات دیگران را درک می‌کنید و می‌توانید بر اساس آن، تصمیمات عاقلانه‌تری بگیرید.
انتقال پیام مبهم در سازمان‌ها عواقب جدی‌تری در پی دارد و کسب‌وکارها را با چالش‌های بزرگی مواجه میکند. به همین دلیل، ایجاد ارتباطات سازمانی کارآمد اهمیت زیادی دارد و به پویایی سازمان کمک میکند.
ارتباطات سازمانی اثرگذار نه‌تنها تعهد و رضایتمندی کارکنان را در محل کار افزایش میدهد؛ بلکه ابهامات و سردرگمی‌ها را نیز به حداقل می‌رساند تا مسیر رسیدن به اهداف سازمان هموارتر شود. برای آشنایی بیشتر با ارتباطات سازمانی و روش‌های بهبود آن، تا پایان همراه ما باشید.
ارتباطات سازمانی چیست؟
ارتباطات سازمانی به روابط میان افرادی گفته میشود که در راستای اهداف مشترک سازمان تلاش می‌کنند. این مفهوم گسترده به فرایند ایجاد اطلاعات و به اشتراکگذاری و تفسیر آن در یک کسب‌وکار اشاره دارد که به تقویت رابطه بین افراد و گروه‌ها کمک میکند.
درواقع ارتباطات سازمانی به ارسال و دریافت پیام میان افراد مرتبط در یک محیط برای دست‌یابی به اهداف فردی یا گروهی تجاری گفته میشود. این ارتباطات شامل کلیه روش‌های رسمی و غیررسمی برای انتقال اطلاعات در سازمان میشود که نتیجه آن اعتمادسازی و افزایش بهره‌وری است.
ارتباطات سازمانی تنها محدود به روابط میان کارکنان و سرمایه‌گذاران کسب‌وکار نمی‌شود؛ بلکه به ایجاد ارتباط اصولی با مشتریان و سایر سازمان‌ها نیز اشاره دارد. ارتباطات اَشکال مختلفی دارد که سازمان‌ها بسته به نوع مخاطبان خود تصمیم می‌گیرند کدام روش را به کار گیرند.
ارتباطات سازمانی شامل ارتباطات کلامی در کنفرانس‌های مطبوعاتی و مصاحبه‌ها، ارتباطات غیرکلامی از طریق تصاویر و اینفوگرافی‌ها و ارتباطات مکتوب مانند انتشار مطالب در وب‌سایت‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌های داخلی و خارجی میشود. در ادامه نمونه‌هایی از ارتباطات سازمانی داخلی و خارجی را می‌توانید مشاهده کنید.
- نمونه‌هایی از ارتباطات داخلی سازمان: جلسات با کارمندان، خبرنامه‌ها، پلتفرم‌های پیام‌رسانی، تعاملات گاه‌به‌گاه در برخوردهای حضوری.
- نمونه‌هایی از ارتباطات خارجی سازمان: پست رسانه‌های اجتماعی، اعلامیه‌های مطبوعاتی، جلسات با ذی‌نفعان، تماس با مشتریان.
دلایل اهمیت بهبود ارتباطات سازمانی
کلید ایجاد ارتباط سازمانی حرفهای، اشتراکگذاری اطلاعات در زمان مناسب از طریق کانال‌های ارتباطی مناسب است. بهبود پلتفرم تعاملات سازمانی اهمیت قابل‌توجهی بر رشد سازمان‌ها و بهبود روابط داخلی و خارجی دارد و منجر به شبکه‌سازی بهتر، ایجاد ارتباطات معنادار با مشتریان و افزایش همکاری میان اعضای تیم میشود.
ارتباطات سازمانی به کارکنان واحدهای مختلف سازمان کمک میکند تا نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را به‌خوبی بشناسند و به آن‌ها عمل کنند. انتقال شفاف پیام در سازمان، خلاقیت کارمندان را شکوفا میکند و سازگاری آن‌ها را با محیط کاری افزایش میدهد.
با بهبود ارتباطات سازمانی، شما می‌توانید فرهنگ‌سازمانی را بدون کم‌وکاست به کارکنان خود آموزش دهید تا فعالیت‌های روزمره پرسنل در راستای آن انجام شود. ارتباطات سازمانی سبب میشود که با انتقال صحیح و صریح پیام‌های برند، ارتباطاتی مؤثر شکل گیرد تا بر اساس اطلاعات منتقل شده، اقداماتی مفید صورت گیرد.
با به‌کارگیری روش‌های بهبود ارتباطات سازمانی تعارضات به حداقل می‌رسد و راه برای مذاکرات اثربخش باز میشود.
ابزار مختلفی برای بهبود ارتباطات سازمانی وجود دارد که یکی از آن‌ها پیام رسان سازمانی تودی است. این ابزار قدرتمند امکانی برایتان فراهم میکند تا در محیطی امن با همکاران خود ارتباط برقرار کنید و از طریق پلتفرم‌های مختلف با یکدیگر ارتباط برقرار کنید.
پیام رسان سازمانی تودی ضمن افزایش بهره‌وری و حفظ امنیت اطلاعات، منجر به کاهش هزینه‌های درون‌سازمانی نیز میشود و ایجاد ارتباط را میان اعضای سازمان تسهیل می‌بخشد.
چگونه ارتباطات سازمانی را بهبود بخشیم؟
ازآنجاکه بهبود ارتباطات سازمانی منجر به پیشرفت کسب‌وکار میشود، توجه به آن اهمیت فراوانی دارد. شما باید برای این کار یک برنامه جامع و مفید داشته باشید تا بر اساس آن ارتباطات خود را مدیریت و کنترل کنید. اگرچه روشی واحد برای تمام سازمان‌ها وجود ندارد تا به‌کارگیری آن ارتباطات سازمانی خود را ارتقا دهند، اما تکنیک‌هایی برای بهبود آن وجود دارد. در ادامه برخی از این تکنیک‌ها را برایتان شرح داده‌ایم:
- یک استراتژی برای ارتباطات داخلی سازمان ایجاد کنید
مطالعه‌ای در گیت هاوس (Gatehouse) نشان میدهد که تنها 21% سازمان‌ها برای ارتباطات داخلی خود یک برنامه رسمی دارند. داشتن استراتژی هدفمند برای ارتباطات داخلی به شما کمک میکند تا اهداف، مقاصد و پیام‌های کلیدی برند را با به‌کارگیری بهترین روش‌ها از طریق کانال‌های ارتباطی مناسب به اعضای تیم منتقل کنید. آگاهی کارکنان از اهداف و پیام برند سبب میشود تا افراد وظایف خود را به‌درستی انجام دهند و با همکاران خود ارتباطی ثمربخش برقرار کنند. - پیوسته و منظم ارتباط برقرار کنید
برای بهبود ارتباطات سازمانی شما باید به‌صورت پیوسته و منظم با مخاطبان خود در ارتباط باشید. زمانی‌که رشته این ارتباط گسسته شود، شایعات ریشه دوانده و روحیه کارمندان تضعیف میشود. نتیجه این امر بر ارتباط پرسنل با مشتریان نیز اثر می‌گذارد و بهره‌وری سازمان را کاهش میدهد؛ بنابراین روی ایجاد ارتباط پیوسته تمرکز کنید تا عواقب آن گریبان سازمان را نگیرد. البته توجه کنید که در ایجاد ارتباط منظم، کیفیت اهمیت بیشتری از کمیت دارد. - پیام خود را واضح، متقاعدکننده و کوتاه بیان کنید
برای انتقال پیام برند، از جملات ساده و قابل‌فهم استفاده کنید. انتقال پیام نه‌تنها باید جذاب باشد؛ بلکه باید نگارشی صحیح داشته باشد و برای همه افراد قابل‌درک باشد؛ بنابراین از به‌کارگیری اصطلاحات پیچیده و غیرضروری اجتناب کنید و پیام خود را واضح و کوتاه منتقل کنید؛ زیرا افراد پرمشغله زمان زیادی برای بررسی اسناد و مدارک ندارند و پیام‌های طولانی ممکن است خارج از زمان و حوصله آن‌ها باشد. - بهترین کانال‌های ارتباطی را شناسایی کنید
امروزه کانال‌های مختلفی برای برقراری ارتباط وجود دارد. شما نمی‌توانید تنها یک ایمیل بفرستید و انتظار داشته باشید به نتیجه دل‌خواه خود برسید. بهترین کانال‌ها را برای بهبود ارتباطات سازمانی شناسایی کنید و از آن‌ها برای انتقال پیام استفاده کنید. شما باید اطمینان حاصل کنید که از طریق این کانال‌ها پیام به مخاطب هدف می‌رسد و کارکنان یا مشتریان به پیام برند دسترسی پیدا می‌کنند. - برای کارکنان خود پاداش در نظر بگیرید
بهبود ارتباطات سازمانی در گرو رضایتمندی کارکنان است. افراد می‌خواهند به رسمیت شناخته شوند و مطمئن شوند کارهایی که انجام می‌دهند، دیده میشود. درنظرگرفتن پاداش برای افراد بااستعداد سبب میشود افراد انگیزه بیشتری پیدا کنند و برای رسیدن به اهداف سازمان، سخت‌تر کار کنند. - راهی برای ارتباط دوطرفه در نظر بگیرید
بهترین روش برای بهبود ارتباطات داخلی سازمان‌ها، ایجاد ارتباط دوطرفه است. توجه به بازخورد، نظرات و پیشنهادهای کارمندان و پاسخ‌گویی به سؤالات آن‌ها، بهره‌وری کارمندان را افزایش میدهد و به ارتقای فرهنگ سازمانی کمک میکند. بر اساس یک نظرسنجی در Salesforce، زمانی‌که حرفهای کارمندان در محیط کاری شنیده میشود، احتمال این‌که با توان بیشتری به وظایف خود عمل کنند، پنج برابر میشود. - مخاطبان خود را بشناسید و آن‌ها را درک کنید
مخاطب شما کیست؟ کارکنان و مشتریان شما چه کسانی هستند؟ درک و شناخت مخاطبان سبب میشود تا شما بتوانید بهترین روش برای انتقال پیام را انتخاب کنید و محتواهای کاربردی و جذاب برای ایجاد ارتباط با آن‌ها ارائه دهید. شما نباید همان‌طور که با سهام‌داران مذاکره می‌کنید با کارکنان خود صحبت کنید؛ بلکه باید نیاز و دغدغه‌های مخاطب خود را بشناسید و با هر گروه با زبان خودشان سخن بگویید. - سیستم‌هایی برای ارتباطات فوری داشته باشید
سیستم‌هایی برای ایجاد ارتباط فوری در نظر بگیرید تا در مواقع اضطراری بتوانید با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید. وجود این سیستم تضمینی برای ارتباط دائمی با مخاطبان حتی در وضعیت بحرانی است تا بتوانید سریع با افراد تماس بگیرید. - داستان‌سرایی را فراموش نکنید
انتقال پیام به‌شکل یک داستان شنیدنی و گیرا، اثربخشی پیام را افزایش میدهد. وقتی اطلاعات به‌صورت داستان و حکایت نقل میشود، مخاطبان با ذوق و علاقه بیشتری به آن گوش می‌دهند و زمان طولانی‌تری آن را به خاطر می‌سپارند. - بهبود ارتباطات داخلی را در فرهنگ سازمانی خود جای دهید
هرچه شما تلاش کنید و پیام خود را واضح و شفاف به کارکنان خود منتقل کنید، تا زمانی‌که اعضای تیم با هم ارتباط برقرار نکنند، کارها آن‌گونه که باید، پیش نمی‌رود؛ بنابراین سعی کنید افراد را تشویق کنید تا با هم ارتباطی معنادار ایجاد کنند و برای دست‌یابی به اهداف سازمان با یکدیگر مذاکره کنند. مطالعه مؤسسه جهانی مک‌کینزی (McKinsey) نشان داده که بهبود ارتباطات داخلی، بهره‌وری را 20 تا 25 درصد افزایش میدهد. - اخبار مهم را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید
همیشه سعی کنید اتفاقات بزرگی که برای کسب‌وکارتان رخ میدهد، چه خوب و چه بد، با کارکنان خود در میان بگذارید. شما باید پیش از این‌که اخبار از دنیای بیرون به گوش افراد برسد، آن‌ها را در جریان بگذارید تا اعتمادشان را جلب کنید. اجتناب از اشتراکگذاری اخبار مهم سازمان با پرسنل، اولویت‌ندادن به آن‌هاست و ممکن است سبب آشفتگی و ایجاد چالش در سازمان شود. - موفقیت‌های سازمانی را جشن بگیرید
یک راه خوب برای بهبود ارتباطات سازمانی، جشن‌گرفتن موفقیت‌های برند است. اجازه دهید افراد در افتخارات سازمان با شما شریک باشند و از موفقیت سازمان احساس شادی کنند. - از تجربیات خود درس بگیرید
در تمام سال‌هایی که کار کردید، چه عواملی بر بهبود ارتباطات سازمانی شما نقش اساسی داشته است؟ چه عواملی ارتباطات داخلی را با چالش روبه‌رو کرده است؟ اگر دائم و پیوسته در سازمان حضور ندارید، می‌توانید با کارمندان قابل‌اعتماد خود درباره این موضوع صحبت کنید و اطلاعات باارزشی از آن‌ها به دست آورید. سعی کنید روش‌های کارآمد را تکرار کرده و از عوامل دردسرساز دوری کنید تا بتوانید ارتباطات داخلی سازمان را سروسامان دهید. - از رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید
این روزها مردم به استفاده از رسانه‌های اجتماعی در زندگی خود عادت کرده‌اند. این ابزار آنلاین راهی کارآمد برای برقراری ارتباط با مخاطبان است که پیام شما را به‌صورت مستقیم، به دست طیف گسترده‌ای از کاربران می‌رساند. - یک سیستم ارزیابی برای ارتباطات سازمانی داشته باشید
هر اندازه که اقدامات شما برای بهبود ارتباطات سازمانی اهمیت دارد، ارزیابی ارتباطات نیز مهم است؛ بنابراین یک سیستم کاربردی برای ارزیابی ارتباطات سازمانی داشته باشید تا بدانید اقداماتی که انجام داده‌اید موفق بوده یا خیر.
جمع‌بندی
تلاش برای بهبود ارتباطات سازمانی درواقع یک سرمایه‌گذاری بلندمدت برای موفقیت سازمان است. ارتباطات شفاف هرگونه ابهامی را از بین می‌برد و روحیه کارکنان را تقویت میکند. ارتباطات سازمانی شامل مجموعه‌ای از ایده‌ها، استراتژی‌ها و برنامه‌ها است که سازمان برای برقراری ارتباطات هدفمند به آن‌ها نیاز دارد.
در این مقاله 15 تکنیک کاربردی برای بهبود ارتباطات سازمانی را با هم مرور کردیم و اهمیت این موضوع را برایتان شرح دادیم. پیام رسان سازمانی تودی(todayhcm) ابزاری حرفهای برای بهبود ارتباطات سازمانی است که با امکانات متعددش شکل تازه‌ای به روابط درون‌سازمانی کسب‌وکارتان میدهد. برای استفاده از این نرم‌افزار یا کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه با کارشناسان ما در تماس باشید.
سوالات متداول
