فرض کنید وارد یک رستوران می‌شوید و پس از زیر و رو کردن منو، غذایی سفارش می‌دهید. برای این‌که این غذا طبخی اصولی داشته باشد و به‌خوبی دیزاین شود و محترمانه روی میز قرار گیرد، چه کارهایی باید انجام شود؟ ابتدا مدیریت رستوران باید تصمیم‌های مهم را بگیرد و نقش هر فرد را در آن ساختار سازمانی مشخص کند. او افرادی را برای طبخ و سرو غذا، نظافت رستوران و دریافت پول استخدام می‌کند و وظایف هر کدام را تعیین می‌کند. حال تصور کنید که این افراد در جای صحیح خود قرار نداشته باشند و به وظایف خود واقف نباشند؛ آن‌گاه چه اتفاقی می‌افتد؟
بله همان‌طور که حدس زدید اگر نقش‌های مختلف یک کسب‌وکار از مسئولیت‌های خود آگاه نباشند و جایگاه خود را نشناسند، هرج‌ومرج ایجاد میشود و اعتبار برند زیر سؤال می‌رود. برای جلوگیری از این اتفاق و برای انسجام و هماهنگی بیشتر میان واحدهای یک سازمان، پای مفهومی به نام ساختار سازمانی به میان می‌آید.
ساختار سازمانی همچون نقشه راهنما به شما کمک می‌کند تا در مسیر درست حرکت کنید و وظایف خود را به‌نحو‌احسن به ثمر برسانید. این نمودار سازمانی مسئولیت‌های هر نقش را شرح می‌دهد و نحوه انطباق آن با سیستم کلی سازمان را مشخص می‌کند مخصوصا زمانی که شما از پیام رسان سازمانی در شرکت خود استفاده می‌کنید. اگر می‌خواهید با تعیین نقشها و تعریف روابط و ضوابط، نظمی به کسب‌وکارتان دهید، این مقاله را از دست ندهید.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار موجود در سازمان شیوه‌ها و روش‌هایی است که وظایف تک‌تک اعضای تیم از مدیران و رهبران گرفته تا کارکنان را برای رسیدن به اهداف سازمان مشخص می‌کند. این سیستم شامل وضع قوانین و تعیین نقشها و مسئولیت‌ها میشود که فعالیت‌های سازمانی بر اساس آن سازمان‌دهی و هماهنگ می‌شوند.
ساختار سازمان می‌گوید که چه کسی فعالیت‌های خود را به چه شخصی گزارش دهد و هر فرد مسئولیت چه کاری را به‌عهده بگیرد. این مفهوم به ایجاد الگوهای تعاملی کمک می‌کند و روابط رسمی و سلسله‌مراتب اداری که باید رعایت شود را مشخص می‌کند. ساختار سازمانی همچون اسکلت یک ساختمان، سبب انسجام واحدهای یک سازمان میشود و ارتباط مؤثر میان همکاران را بهبود می‌بخشد.
درواقع ساختارهای سازمانی چارچوبی است که اعضای تیم نباید از محدوده آن تجاوز کنند و باید فعالیت‌های خود را در گستره آن به سرانجام برسانند. این مفهوم تحت‌تأثیر اهداف، استراتژی‌ها، اندازه و محیط کسب‌وکار طراحی میشود و منجر به هماهنگی بیشتر میان واحدها و عملکرد کارآمدتر نیروها و سازمان میشود.
عناصر اصلی ساختار سازمانی
چهار عنصر اساسی که طبق آن‌ها می‌توان وظایف و مسئولیت‌های افراد را تعریف کرد. البته اجزا و عناصر ساختار سازمانی بسته به اندازه و نیاز کسب‌وکارها می‌تواند بیشتر نیز باشد؛ اما مهم‌ترین عناصر آن عبارت‌اند از:
- زنجیره فرماندهی: زنجیره فرماندهی به نحوه واگذاری وظایف میان اعضای تیم گفته میشود. این عنصر ساختار سازمانی به شما اجازه می‌دهد تا سلسله‌مراتب را همچون پله‌های یک نردبان، تعریف کنید تا اعضا بدانند درخواست‌ها، پیشنهادها و گزارش‌های عملکرد خود را به چه کسی ارائه دهند.
- واحدها: واحدها از مهم‌ترین اجزای ساختار سازمانی به‌شمار می‌روند که بر اساس آن‌ها می‌توان مسئولیت‌ها و نقشها را دسته‌بندی کرد. ساختار سازمانی ضمن تعیین وظایف هر واحد، نحوه ارتباط و تعامل آن با سایر بخش‌ها را نیز مشخص می‌کند.
- دامنه کنترل: دامنه کنترل دو مسئله را روشن می‌کند. نخست این‌که چه افرادی باید زیرنظر یک مدیر کار کنند و دیگر این‌که هر بخش چه وظایفی دارد. تعیین یک دامنه کنترل مشخص نه‌تنها به ارتباط سالم میان واحدها کمک می‌کند؛ بلکه شکاف‌های موجود در ساختار سازمانی را نیز به شما نشان می‌دهد.
- تمرکز: تمرکز نشان می‌دهد که در نهایت تصمیم‌های مهم در کدام بخش و توسط چه کسی باید صورت گیرد. تصمیمات نهایی در یک ساختار متمرکز توسط یک یا دو نهاد اتخاذ میشود، اما در ساختار غیرمتمرکز هر بخش مسئولیت اجرای هر تصمیم را به‌عهده دارد.
اهداف طراحی ساختار سازمانی چیست؟
هدف از طراحی ساختار برای سازمان چیست؟ چرا کسب‌وکارها خواسته یا ناخواسته به‌سمت ایجاد ساختارهای سازمانی حرکت می‌کنند؟ دلایل محکم و قانع‌کننده‌ای برای طراحی ساختار سازمانی در کسب‌وکارها وجود دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره کرده‌ایم.
- تقسیم وظایف میان کارکنان: یکی از اهداف مهم ساختار سازمانی این است که پرسنل به‌صورت دقیق از وظایف خود آگاه باشند و بدانند کارهای خود را به چه شکلی انجام دهند.
- تعریف سلسله‌مراتب و روابط سازمانی: طراحی ساختار سازمانی به کارکنان کمک می‌کند تا با سلسله‌مراتب آشنا شوند و بدانند پیشنهادها و اخبار مهم را به چه کسی گزارش دهند. تعیین سلسله‌مراتب و تعریف روابط درون‌سازمانی ضمن بهبود فرایند تصمیم‌گیری، سبب ایجاد ارتباطات سالم میان همکاران نیز میشود.
- افزایش انعطاف‌پذیری: ساختار سازمانی برای سازمان‌ها انعطاف‌پذیری به ارمغان می‌آورد. ساختار موفق سبب میشود تا پرسنل و واحدها خود را با تغییرات سازمان همراه کنند و سریع‌تر به اهداف تجاری برند کارفرمایی خود برسند.
- افزایش بهره‌وری: ایجاد ساختار سازمانی کاربردی سبب میشود تا هر فرد، تیم و واحد عملکرد بهتری از خود نشان دهد و کارایی و بهره‌وری سازمان افزایش یابد.
- بهبود فرهنگ سازمانی: به‌کارگیری ساختار اصولی و مناسب در سازمان، فرهنگ سازمان را نیز ارتقا می‌بخشد. برای مثال ساختاری که بر همکاری و مشارکت تأکید دارد، به تقویت فرهنگ سازمانی و همچنین بهبود ارتباطات سازمانی کمک می‌کند.
- حفظ کارکنان فعال و رشد سریع‌تر نیروهای جدید: یک ساختار سازمانی شفاف، با تعریف نقشها، کار را برای پرسنل راحت می‌کند که نتیجه آن رضایت کارکنان از جایگاه خود است. همچنین نیروهای جدید نیز با شناخت نقش‌های خود، سریع‌تر می‌توانند به وظایف خود آگاه شوند و سلسله‌مراتب را رعایت کنند.
چالش‌های ایجاد ساختار سازمانی در کسب وکارها
اگرچه طراحی ساختارهای سازمانی برای رشد و موفقیت هر سازمان حیاتی است، اما چالش‌هایی نیز در این مسیر وجود دارد. برخی از چالش‌های موجود در طراحی ساختار سازمانی عبارت‌اند از:
- برخی از ساختارها با تمرکز زیاد به سلسله‌مراتب ممکن است سبب ناامیدکردن کارکنان سطوح پایین‌تر شوند و انگیزه آن‌ها برای رشد را از بین ببرند.
- ساختارهای ناکارآمد، ارتباطات افقی را کاهش می‌دهند که این امر تبادل اطلاعات و تجربیات میان واحدها را محدود می‌کند.
- برخی از افراد که از طراحی ساختار موجود در سازمان متضرر می‌شوند، نسبت به آن گارد می‌گیرند و نسبت به تغییرات مقاومت می‌کنند.
- طراحی ساختارهای سازمانی بدون توجه به اندازه و اهداف کسب‌وکار سبب کاهش تعهد کارکنان میشود و مانع رشد افراد و سازمان میشود.
- تغییرات بازار می‌تواند بر ساختار سازمان اثر بگذارد و شما را مجبور به تغییر آن کند.
جمع‌بندی
طراحی ساختار سازمانی به تعیین وظایف، نقشها، مسئولیت‌ها و روابط میان اعضا کمک می‌کند و با ایجاد هماهنگی میان واحدها، کارایی سازمان را افزایش می‌دهد. ساختارهای سازمانی انواع مختلف دارند که شما باید باتوجه‌به فرهنگ و شرایط سازمان خود یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. اگرچه ایجاد ساختار سازمانی با چالش‌هایی همراه است، اما اجرای آن تغییرات مثبتی برای برندتان به‌همراه خواهد داشت که در آینده‌‌ای نه‌چندان دور تأثیرات آن را خواهید دید و باعث میشود که یک گام در راستای ایجاد منابع انسانی مدرن بردارید.
اگر تجربه‌ای در این زمینه دارید یا سؤالی ذهن‌تان را مشغول کرده، لطفاً آن را با ما در میان بگذارید.
سؤالات متداول
