فرایند کسب‌وکار به‌منظور اجرایی‌کردن مجموعه اقدامات و فعالیت‌های هر سازمان و کسب‌وکار توسط یک گروه همکار جهت رسیدن به اهداف سازمان است و امروزه به‌عنوان یک عامل اساسی و مهم برای عملکرد بهینه و رشد سازمان‌ها شناخته می‌شود. بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا به استفاده از این سیستم روی آورده‌اند؛ زیرا این سیستم روی فرایندها و عملیات چندمنظوره تمرکز دارد و به تحلیل عملکرد فعلی فرایندها می‌پردازد.
بسیاری از مدیران و صاحبان کسب‌وکار تصورشان بر آن است که مدیریت فرایند کسب‌وکار هزینه‌ای غیرضروری است و تنها برای پروژه‌های بزرگ کاربرد دارد درصورتی‌که تمامی کسب‌وکارها به سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPMS احتیاج خواهند داشت. با بیان یک مثال به‌ضرورت و مفهوم BPMS بیشتر می‌پردازیم. شاید برای شما پیش‌آمده باشد که به دلیل بیماری یا جراحت به بیمارستان مراجعه کرده باشید و با روند زمان‌بر و گیج‌کننده پذیرش و بستری، پر کردن فرم به‌صورت دستی، پرداخت هزینه، صف‌های طولانی مواجه شده باشید. این فرایندهای ممکن است شما یا هرکسی را عصبانی کند. راه‌حل بهبود و تسریع این روند BPMS است.
در این مقاله قصد داریم به بررسی عمیق‌تر نرم‌افزار BPMS و بررسی مدیریت فرایند کسب‌وکارها با استفاده از این سیستم بپردازیم تا بهتر بدانید که چگونه BPMS می‌تواند به بهبود کارایی و عملکرد کسب‌وکارتان کمک کند.
آشنایی با مفهوم کلی BPMS
بی پی‌ام اس (BPMS) مخفف Business Process Management System و به معنی نرم‌افزار یا سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار جهت دستیابی به یک هدف مشترک سازمانی توسط یک گروه همکار است. این ابزار به شرکت‌ها در تجزیه‌وتحلیل، طراحی، مدل‌سازی، اجرا و نظارت بر فرایندهای تجاری کمک می‌کند و موجب افزایش بهره‌وری فرایندها در کسب‌وکارها می‌شود. BPMS گاهی به‌عنوان Business Process Management Suite نیز شناخته می‌شود و به کمک آن می‌توان نقاط ضعفی که موجب ازبین‌رفتن زمان و سرمایه در کسب‌وکارها می‌شوند را شناسایی و کنترل کرد.
بیشتر بخوانید: آشنایی با ویژگی های نرم افزار منابع انسانی ats تودی
لزوم استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان ها چیست؟
هر کسب‌وکار برای بقا و عملکرد پایدار همواره باید در بهینه‌ترین حالت خود باشد. نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای رسیدن به هدف خود میزان انجام وظایف تکراری و غیرضروری را به حداقل خود برسانند. سامانه BPMS یک عامل مهم و چالش‌برانگیز در سازمان‌هاست که در صورت عدم آگاهی یا عدم توجه به آن فرایندها دچار نقص شده و اثربخشی خود را از دست می‌دهند و دستیابی به هدف را به تأخیر می‌اندازند. از دیگر دلایل لزوم استفاده از BPMS نرم‌افزار در سازمان‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود تحلیل و خودکارسازی فرایندها
- امکان مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و اجرای فرایندهای کسب‌وکار
- مدیریت دقیق وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد در یک سازمان
- افزایش سرعت سازمان در جهت رسیدن به اهداف
- شفاف‌بودن روند فرایندها و ایجاد امکان اندازه‌گیری و پایش میزان بهبود و پیشرفت فرایندها توسط مدیران
معرفی انواع bpms به عنوان ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار
انواع سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPMS به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:
BPMS سند محور (Document-centric BPMS)
در BPMS سند محور همه چیز توسط مستندات هدایت می‌شوند و در هر مرحله نیاز به تأیید اشخاص مربوطه دارد. مانند: فرایند تأیید بودجه.
BPMS انسان محور (Human-centric BPMS)
در BPMS انسان‌محور در هر مرحله اشخاص تصمیم‌گیرنده هستند و BPMS توسط یک رابط کاربری بصری هدایت می‌شوند تا فرایند تصمیم‌گیری بهتر درک شود. به‌عبارت‌دیگر BPMS می‌تواند بر فرایندهایی که افراد مدیریت می‌کنند، متمرکز شود.
مانند فرایند استخدام که از مرحله درخواست تا پذیرش توسط واحد منابع انسانی، توسط شخص انجام می‌پذیرد.
BPMS متمرکز بر یکپارچه سازی یا سیستم محور (Integration-centric BPMS)
در BPMS متمرکز بر یکپارچه‌سازی یا سیستم محور فرایندهایی را مدیریت می‌کند که به یکپارچه‌سازی با برنامه‌های کامپیوتری و تحت وب وابسته است و انسان یا در آن دخالت ندارد و یا حداقل دخالت را دارد. مانند ادغام داده‌های تیم فروش با داده‌های دریافت شده از ابزاری مانند ابزار ارتباط با مشتری (CRM)
آشنایی با فرآیند اجرای نرم افزار bpms
سازمان‌ها با هر اندازه و نوعی از نرم‌افزار BPMS جهت بهبود فرآیندهای کسب و کارشان استفاده می‌کنند. راه‌اندازی این سیستم مراحلی دارد و بر اساس این مراحل شما می توانید تشخیص دهید که چه چیزی قابل بهبود است. استفاده از نرم‌افزاری BPM در هیچ دو سازمانی یکسان نیست و عوامل متمایزکننده، کلید رقابت هستند. در ادامه به بررسی اقدامات لازم جهت راه اندازی سیستم BPMS می پردازیم:
برای پیاده سازی موثر سیستم BPMS و رقابت موفقیت آمیز در فضای کسب و کار عوامل و نکات کلیدی را باید در نظر گرفت که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.
اهداف خود را از قبل تعیین کنید: قبل از اجرای BPMS از خود بپرسید ” چرا ما این کار را می‌کنیم؟” و پاسخ شما باید شامل مواردی چون سؤالات زیر باشد:
- روی چه فرایندهایی تمرکز داریم؟
- چه چیزی باید از آن فرایند ناشی شود؟
- آیا این فرایند اهداف خود را برآورده می‌کند؟
- چه جنبه‌هایی از فرایند نیاز به بهبود دارد؟
- چه تغییراتی آن جنبه‌های فرایند را بهبود می‌بخشد؟
تمامی سطوح چارت سازمانی را در تحلیل فرایند درگیر کنید: اهداف BPMS را برای تمامی افراد درگیر واضح و شفاف بیان کنید. آنها را آموزش دهید و با آنها ارتباط برقرار کنید تا در زمان اجرا و برنامه‌ریزی احساس راحتی کنند.
نرم‌افزار BPM خود را بادقت انتخاب کنید: نرم‌افزار انتخابی شما باید امکان همکاری و ارتباط آسان را بدهد تا بدون نیاز به استخدام برنامه‌نویس یا فردی از تیم فناوری اطلاعات گردش کار خود را تعریف کنید.
نظارت و اندازه‌گیری پس از اجرا: قبل از پیاده‌سازی BPM عملکرد خود را ثبت کرده تا بعداً بتوانید عملکرد خود را اندازه‌گیری کنید. در طی مراحل فرایند بررسی کند چه کسانی تأثیرگذار هستند و از آنها بازخورد بخواهید تا به طور مکرر بتوانید فرایند خود را بهبود ببخشید و سازمان را جهت گسترش BPM به سایر فرایندها آماده کنید.
BPM را به‌عنوان یک “پروژه” تصور نکنید: BPM را مانند پروژه‌ای با یک شروع و پایان تصور نکنید بلکه بدانید در واقع BPM مسیری به سمت بهینه‌سازی فرایند و رویکردی برای تحقق آن است.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS
- یک سازمان چابک: منظور از چابکی فرایندهای سازمانی خودکارسازی فرایندهای روزانه، کوتاه‌کردن مسیر جریان کار و افزایش بهره‌وری است. فرایندهای چابک به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد با نوسانات بازار همراه شده و به طور قابل‌توجهی از آنها بهره ببرند. زمانی که یک سازمان از نرم‌افزار BPMS برای تعریف و پیاده‌سازی فرایندها استفاده می‌کند، سه‌گام اساسی را دنبال می‌کند. در گام اول، فرایندها را انعطاف‌پذیر می‌کند تا به‌راحتی قابل‌تغییر باشند. سپس، فرایندهای خاص و منحصربه‌فرد خود را پیاده‌سازی می‌کند و در نهایت، هزینه‌های مختلف سازمان را به‌درستی مدیریت می‌کند و به‌سوی تعالی و رشد حرکت می‌کند.
- افزایش بهره‌وری سازمان: بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار به معنای تبدیل فرایندهای دستی و تکراری به فرایندهای خودکاری در نرم‌افزار BPMS است که موجب کاهش نیاز به حضور دائمی کارکنان می‌شود و فرایندهای مانند شناسایی گلوگاه‌ها و حذف مراحل تکراری می‌شود. این امر به کارکنان اجازه می‌دهد تا زمان بیشتری را به فعالیت‌های اصلی خود اختصاص داده و در نتیجه آن بهره‌وری در تمام بخش‌های سازمان افزایش می‌یابد.
- کارایی: شفافیت فرایندها در نرم‌افزار BPMS از دو جنبه قابل‌بررسی است. اولاً، این که داده‌های واقعی در اختیار تصمیم‌گیران سازمان قرار می‌گیرد و دوماً، به شناسایی نقاط ضعف در سازمان کمک می‌کند و این فرصت را فراهم می‌کند تا کارهای زائد و هزینه‌بر حذف شود و کارها با کارایی بالاتر و صرف منابع کمتر انجام گردد.
- افزایش رضایت کارکنان و کاهش میزان خطا آنان: انجام کارهای تکراری، برای هرکسی خسته‌کننده است. نرم‌افزار BPMS این کارها را خودکارسازی می‌کند و دسترسی آسان‌تر و سریع‌تر به اطلاعات را برای اعضای سازمان فراهم می‌آورد که این امر موجب افزایش رضایت کارکنان می‌شود، زیرا بسیاری از فرایندهای خسته‌کننده برای آنها حذف می‌شود، زمان بیشتری برای تعامل، خلاقیت و پیشبرد کارها در دسترس خواهند داشت و احتمال بروز خطا ناشی از انجام دستی کارها نیز کاهش می‌یابد.
- تمرکز بیشتر روی مشتریان: با بهبود فرایندها، کاهش خطاها، حذف کارهای تکراری و افزایش دسترسی به داده‌های شفاف موجب تمرکز بیشتر روی مشتریان می‌شود. زمانی که کارکنان زمان بیشتری در اختیار دارند، می‌توانند مشتریان بیشتری به سازمان جذب کنند و برای مشتریان فعلی بیشتر اهمیت قائل شوند. این امر، ظرفیت مناسبی را برای پاسخ‌دهی سریع به پیشنهادها، بررسی مشکلات، پیاده‌سازی سریع راه‌حل‌ها و شخصی‌سازی محصولات فراهم می‌کند که در نهایت به افزایش رضایت مشتریان منجر می‌شود.
- حفظ چهارچوب‌های سازمانی: نرم‌افزار BPMS به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که تمام وظایف و جریان‌های کاریِ فرایندها را در یک چارچوب با شرح وظایف مشخص تعریف و پیاده‌سازی کنند. وجود چارچوب‌های مشخص و شرح وظایف روشن به کارکنان اجازه می‌دهد که در صورت جابه‌جایی و تغییر موقعیت شغلی همواره به داده‌های موردنیاز و اطلاعات کافی برای انجام وظایف دسترسی داشته باشند.
- قابلیت اندازه‌گیری: یکی از مهم‌ترین نتایج استفاده از نرم‌افزار BPMS ، وجود داده‌های قابل‌سنجش و گزارش‌های ملموس و قابل‌استناد است که در مدیریت پروژه‌ها، فرایندها و حتی کارکنان نقش دارد.
- کاهش مدیریت ذره‌بینی: مدیریت ذره‌بینی ممکن است به‌صورت لحظه‌ای مؤثر باشد، اما در بلندمدت برای یک سازمان همیشه نقشی مخرب دارد. یکی از دلایل اصلی علاقه رهبران به مدیریت ذره‌بینی این است که به روش‌های تعیین شده پایبند باشند و خطاها کاهش یابد.
- نرم‌افزار BPMS نیاز به مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد. تمام‌رویه‌های عملیاتی استاندارد توسط رهبران و کارمندانی که به‌خوبی با وظایفشان آشنا هستند، مشخص می‌شوند. وقتی نوبت به انجام یک گام می‌رسد، کارمندان وظیفه لازم را بدون نیاز به راهنمایی و دستورات تکراری انجام می‌دهند.
- دسترسی کنترل شده به اطلاعات: برای داشتن عملکرد بهینه، کارمندان باید به اطلاعات از منابع مختلف دسترسی پیدا کنند، اما این به معنای دسترسی کامل به تمام اطلاعات نیست. دسترسی غیرضروری به اطلاعات می‌تواند منجر به سردرگمی و تأخیر در انجام امور شود.
- نرم‌افزار BPMS بهترین ابزاری است که بین انباشتگی اطلاعات و ناکافی بودن دسترسی‌ها تعادل برقرار کند. شما می‌توانید میزان دسترسی به اطلاعات را به‌گونه‌ای تعیین کنید که کارمندان بدون هیچ مشکلی وظایف مشخص خود را انجام دهند.
- وجود یک پلتفرم یکپارچه در سطح سازمان: یک نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مناسب می‌تواند به‌عنوان یک پلتفرم مرکزی برای واکشی و ارسال اطلاعات به سیستم‌های نرم‌افزاری مرکزی عمل کند. معمولاً نرم‌افزارهای مختص یک دپارتمان برای شرایط مشخصی طراحی شده‌اند و به همین دلیل دسترسی و استفاده از اطلاعات برای سایر فعالیت‌ها ممکن است دشوار باشد.
- ادغام نرم‌افزار اصلی با یک نرم‌افزار BPMS در سطح شرکت مزایای زیادی را به دنبال دارد. برخی از فرایندها نیازمند مداخله انسانی هستند و برخی دیگر نه با خودکارسازی فرایندها می‌توان نیاز به ورود اطلاعات به‌صورت دستی و چرخه زمانی لازم برای انجام فرایندها را کاهش داد.
- بنابراین اگر تمام کارمندان در این نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار اکانت داشته باشند، همه‌ی افراد به عملیات اصلی شرکت دسترسی پیدا می‌کنند و سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف برای آنها فراهم می‌شود.
چالش های سیستم BPMS چیست؟
- اطمینان به قابلیت نرم‌افزار جهت رسیدن به راه‌حل‌های مناسب
- چالش‌های نگهداری و ارتقا: نگهداری و یا ارتقادادن اکثر BPMSهای سنتی بسیار سخت است و نیاز به کارشناسان و متخصصان در محل دارند تا ارتقا داده شوند که در اصل باعث صرف هزینه بیشتری برای خرید نرم‌افزار می‌شود. این سیستم‌ها با شرایط کنونی بازار مناسب نیستند و مشکلاتی برای نگهداری و ارتقا به وجود می‌آورند؛ و چون تمام مدت به افراد متخصص نیاز دارند برای استفاده بلندمدت مناسب نیستند.
- داشتن قابلیت‌های متنوع: از BPMSهای با ویژگی‌های پیچیده بهتر است اجتناب کنید، زیرا نیازمند آموزش‌های اضافی و هزینه‌های بیشتر برای استفاده از قابلیت‌های مختلف نرم‌افزار هستند. این ویژگی‌های پیچیده موجب می‌شود که نه‌تنها درک نرم‌افزار سخت شود، بلکه مشکلاتی برای یکپارچگی با مجموعه‌های دیگر مانند مجموعه مایکروسافت آفیس (MS Office Suite)، مجموعه گوگل (G Suite) و یا دیگر مجموعه‌های مدیریتی ایجاد می‌کند.
- طراحی مناسب: رابط کاربری ساده باعث می‌شود تمام کاربران بدون نیاز به مهارت‌های زیاد برای رمزگشایی اطلاعات، به‌راحتی تصمیم‌گیری کنند.
- زیرساخت‌ها: هنگام توسعه بسیاری از این نرم‌افزارها، زیرساخت‌های موردنیاز جهت ایجاد این یکپارچگی در نظر گرفته نشده است.
- چالش‌های یکپارچه‌سازی: ازآنجایی‌که نرم‌افزارهای قدیمی سازمان‌ها معمولاً از سطح پایین انعطاف‌پذیری برخوردارند و تجمیع آنها در یک نرم‌افزار واحد از سختی بالایی برخوردار است، یکپارچه نمودن نرم‌افزارهای قدیمی با BPMS نیز یکی از چالش‌های فنی پیش روی سازمان‌ها است.
- همچنین یکی دیگر از مشکلات یکپارچه‌سازی آگاهی سیستم‌ها از فرایند است که می‌تواند مشکلاتی را فراهم کند. یک سیستم آگاه به فرایند، فعالیت‌های مرتبط با پرونده‌های جدا از هم به‌صورت جداگانه مدیریت می‌شوند. به‌عبارت‌دیگر این سیستم‌ها به‌صورت پرونده به پرونده یا همان case by case اقدام می‌نمایند. ازآنجایی‌که بسیاری از سیستم‌های سنتی، آگاه به فرایند نبوده و از این قابلیت برخوردار نیستند، مدیریت آنها در BPMS نیز با دشواری مواجه است.
- چالش هماهنگی: ذی‌نفعان مختلف با علایق گوناگون و حتی گاهی متضاد نیاز به هماهنگی دارند؛ اما اهداف عملکردی آنها متفاوت بوده و گاهی نیز رقیب یکدیگر هستند. به همین دلیل، هماهنگی آنها با یکدیگر در بسیاری از اوقات به یک مسئله چالشی و مانعی بر سر راه پیاده‌سازی موفق BPMS تبدیل می‌گردد.
- پویا بودن سازمان‌ها: سازمان‌ها به‌مانند یک موجود پویا هستند و ممکن است فرایند پیاده‌سازی BPMS در سازمان ماه‌ها به طول بینجامد، در این بازه زمانی قواعد سازمانی تغییر می‌کنند، واحدهای سازمانی جدید اضافه شده یا واحدها با هم ادغام می‌شوند، مسئولیت‌های افراد تغییر می‌کند، محصولات جدیدی به سازمان اضافه می‌شود یا بازار هدف دیگری برای سازمان در نظر گرفته می‌شود. این رویدادها موضوعاتی هستند که باید در هنگام پیاده‌سازی BPMS به آنها توجه شود. به همین خاطر تجربه نشان داده است که پیاده‌سازی تدریجی BPMS احتمال موفقیت بیشتری نسبت به پیاده‌سازی سریع دارد.
استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار چه نتایجی را به دنبال دارد؟
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار به‌منظور شناسایی و حل مشکلات و نقاط ضعف در فرایندها و ارائه بستری جهت بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری، افزایش کارایی سازمان، تقویت توانایی رقابتی و ایجاد ارزش‌افزوده برای مشتریان می‌شود. از دیگر نتایج استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کنترل و مدیریت فرایندهای نامنظم و آشفته
- ایجاد نقشه، تجزیه‌وتحلیل و بهبود فرایندهای تجاری
- اجرای کارآمد فعالیت‌های روزانه
- دستیابی به اهداف بزرگ سازمانی
- پیشروی در راستای تحول دیجیتال
- بهبود و بهینه‌سازی عملیات پیچیده
- ردیابی ساده و آسان درخواست‌های مرتبط با یک فرایند خاص
برای پیاده سازی موثر سیستم BPMS چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟
- بهتر است اولین فرایندی که برای خودکارسازی با اجرای راه حل BPM انتخاب می‌کنید، مدیریت آسان‌تر و خطرات کمتری داشته باشد.
- راه حل نرم افزاری BPM با محوریت انسان انتخاب کنید تا کارکنان همه بخش‌های کسب‌وکارتان ارتباط راحت‌تری با آن برقرار کنند: گاهی ممکن است در هنگام پیاده سازی سیستم بر سر یک فرآیند مناقشه ای سر بگیرد، به همین دلیل ضروری است برای پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، مالک هر فرایند را که مسئول عملکرد صحیح و سازماندهی داده‌ها و فرایندها است، شناسایی کنید.
- گردش کار را تصور کرده و نموداری از آن را ترسیم کنید تا از تجربیات گذشته آگاه شوید و از آنها در مسیر داشتن عملکرد بهتر و کارامدتر استفاده کنید.
- بهتر است که سیستم BPMS سازگار و منعطف با دیگر سیستم‌ها را انتخاب کنید که ارزش بیشتری به فرایندهای جاری شما بیافزاید.
- یک کارگاه آموزشی در زمینه نرم افزار BPMS، منطق پشت اجرای فرایندها، خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار برگزار کنید تا با کاربران تعامل بیشتری برقرار کنید.
bpms و bpm چه تفاوتی باهم دارند؟
در جدول زیر تفاوت های bpms و bpm آورده شده است:
| BPM | BPMS |
| مخفف عبارت Business Process Management | مخفف عبارت Business Process Management System |
| یک روش یا تکنیک جهت بهبود محصول و خدمات | مجموعه‌ای از ابزارها است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با طراحی، مدل‌سازی، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای جاری، سازمان به اهداف خویش دست یابد. |
| BPM مفهومی وسیع‌تر از BPMS دارد. | از BPMS در مرحله اجرا در مدیریت فرآیندها (BPM) استفاده می‌شود. |
| BPM به دنبال بهینه‌سازی شیوه ارائه محصولات و خدمات توسط سازمان‌ها، کار کردن پرسنل و کیفیت انجام کارهاست. | BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) را اجرا کنند. |
تفاوت BPMS و ERP چیست؟
قبل ازآنکه به بررسی تفاوت BPMS و ERP بپردازیم باید بدانید تمام ERPها مجهز به BPMS هستند و هیچ ERP ای نیست که این ابزار را درون خود نداشته باشد تا بتواند فرایندهای تعریف شده توسط ERP را درون خود سفارشی‌سازی کند. جدول زیر تفاوت‌های bpms و erp آورده شده است:
| ERP | BPMS |
| ERP، وظیفه محور است و روی عملکرد ماژول‌های مختلف مثل حسابداری، منابع انسانی، لجستیک، زنجیره تامین و… متمرکز شده است. | BPMS فرآیند محور است و تمرکز آن روی گردش کار است. |
| ERP از هوش تجاری برای ذخیره‌سازی و مشاهده اطلاعات استفاده می کند. | BPMS از هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل و اثربخشی فرایندهای سازمانی استفاده می‌کند. |
| ERP برای سازمان‌های بزرگ‌مقیاس مناسب‌تر است، هزینه نصب و استقرار آن زیاد و اعمال تغییر در فرایندهای از پیش تعیین‌شده آن، زمان‌بر است. | BPMS پاسخگوی نیاز سازمان‌های با ابعاد متوسط و بزرگ است. در این سیستم اعمال تغییرات در آن با هزینه کم و در زمان کوتاهی انجام می‌شود و امکان توسعه در آن به سادگی امکان‌پذیر است. |
| ERP خودکارسازی فرایندهای سازمانی، BestPractice و بر اساس بهترین روش‌های موجود و تجربیات بهینه قبلی است. | خودکار سازی فرآیندهای سازمانی BPMS بر اسا رویکرد DoPractice است. یعنی شما می‌توانید فرایندهای سازمانی خود را شخصی‌سازی و بر اساس تجربیات خود، تعریف، طراحی و پیاده‌سازی کنید. |
| سیستم ERP، از قبل طراحی شده است و انعطاف‌پذیر نیست و قابلیت ایجاد تغییر در فرایندهای از پیش تعیین شده آن، هم زمان‌بر است و هم هزینه بالایی دارد. | فرایندهایی که در BPMS طراحی و پیاده‌سازی شده است؛ قابلیت تغییر و بهبود را دارد. |
| سیستم ERP ماژولار است و نرم‌افزارهای آن از پیش ساخته شده‌اند و برای اینکه تمامی نیازهای یک سازمان را پوشش بدهند باید ماژول‌های مختلفی از آن خریداری شود. | BPMS ماژولار نیست و برای آن در یک محیط ساده و کارپسند، به شکل نرم افزارهای سخت یا نیمه‌سخت کدنویسی می‌کنید. |
| ERP، به یک معماری برای ذخیره‌سازی داده‌ها نیاز دارد و از داده‌های ناهمگن پشتیبانی نمی‌کند و به همین علت سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا از سیستم‌های موجود به یک محیط داده‌ای استاندارد شیفت کنند. | BPMS برای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای مختلف سازمان، به داده‌های همگن و یکسان نیاز ندارد و بیشتر برای مدل‌سازی گردش کارهایی مناسب است که نیروی انسانی و سیستم‌های نرم‌افزاری در آن درگیر است. |
معرفی بهترین نرم افزار bpms ایرانی
در سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار دو نوع ابزار BPMS وجود دارد:
- Open-Source (متن‌باز) که کدهای آن به‌صورت آزاد و عمومی برای استفاده و شخصی‌سازی توسط سایرین در اختیار کاربران دیگر قرار می‌گیرد. از بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی متن‌باز قابل‌استفاده در ایران عبارت‌اند از:
- نرم‌افزار Activiti BPMS
- نرم‌افزار Cummunda BPMS
- نرم‌افزار Bonita BPMS
- نرم‌افزار ProcessMaker
- Licensed (دسترسی محدود) که در آن، کدها به‌صورت محدود برای استفاده دیگران قرار می‌گیرند. تنها افرادی که مجوز استفاده و امکان ورود به سیستم BPMS را دارند به کدها دسترسی داشته باشند و برای عموم تنها امکان اعمال تغییرات محدودی وجود خواهد داشت.
برخی از بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی با دسترسی محدود عبارت‌اند از:
- نرم‌افزار Bizagi
- نرم‌افزار Oracle BPM
آموزش نرم افزار bpms چگونه امکان پذیر است؟ (لینک از آپارات)
آموزش نرم‌افزار bpms باهدف استاندارد نمودن فرایندها در سازمان و ازبین‌بردن خطاهای انسانی انجام می‌گیرد. آموزش این ابزار از طریق آموزش های آنلاین و کتاب آموزشی bpms منجر به اهمیت شناخت جایگاه و اهمیت bpms در سازمان‌ها شده و سرعت عملکرد آنها را افزایش می‌دهد. نمونه‌ای از لینک‌های آموزشی را در ذیل مشاهده می‌کنید:
- https://www.aparat.com/playlist/496401
- https://www.aparat.com/v/CqjW5
- https://www.aparat.com/v/TOapm
- https://www.aparat.com/v/oZBH0
نمونه هایی از کتاب آموزش BPMS عبارتست از:
- دانلود کتاب آموزش BPMS با محوریت نرم افزار Bizagi :
نکات مهم در زمان خرید نرم افزارهای bpms
در زمان خرید نرم افزار bpms باید به قابلیت‌های زیر باید به نکات زیر توجه کرد:
- تطبیق با نیازهای سازمان: اطمینان از اینکه نرم‌افزار انتخابی با نیازها و فرایندهای سازمان شما هماهنگی دارد.
- کاربرپسند (User Friendly) بودن و سادگی: نرم‌افزار پیچیده باعث خستگی بیشتر می‌شود و شما دیگر رغبتی به کار نخواهید داشت. به همین دلیل نرم‌افزار شما ساده و قابل‌درک باشد تا دیگر نیازی به‌صرف زمان زیاد برای آموزش کاربران و حتی هزینه بیشتر برای استخدام کارکنان جدید نداشته باشید.
- آموزش و پشتیبانی: قبل از خرید حتماً به نحوه برگزاری کلاس‌های آموزشی و دارابودن پکیج‌های آموزشی رایگان و پشتیبانی فنی ارائه‌شده توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار. توجه کنید.
- انعطاف‌پذیری و گسترش‌پذیری: بررسی امکانات تغییرات و گسترش‌پذیری نرم‌افزار برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان.
- بودجه موردنیاز: هزینه‌های نرم‌افزار در مقایسه با بازدهی و مزایای آن برای سازمان را ارزیابی کنید.
- یکپارچگی و به‌روز بودن: بررسی قابلیت‌های اتصال به سیستم‌های دیگر و یکپارچگی نرم‌افزار با سیستم‌های موجود در سازمان. همچنین با به‌روزرسانی به‌موقع، نرم‌افزار شما از عمده تهدیدات و اشکالات احتمالی مصون می‌ماند.
- بررسی امکانات امنیتی مانند رمزنگاری، مدیریت دسترسی و مکانیزم‌های حفاظتی دیگر در نرم‌افزار.
- سطوح دسترسی مبتنی بر نقش در سیستم: درصورتی‌که اطلاعات و داده‌های فرم‌ها و فیلدهایتان بسیار حساس و مهم هستند، باید از نوعی نرم‌افزار bpms استفاده کنید که بتواند از آنها محافظت کند.
- پشتیبانی تلفن همراه: در دنیای تکنولوژی رو به پیشرفت امروز بهتر است نرم‌افزار bpms انتخابی‌تان از اندروید و iOS تلفن‌های همراه پشتیبانی کند.
- امکانات مدیریتی قوی: نرم‌افزار انتخابی شما باید به‌گونه‌ای باشد که در صورتی در شرایط خاصی ایراد پیدا کند، ادمین داخلی سازمان باید بتواند وظایف افراد را به‌صورت تکی یا گروهی مجدداً اختصاص دهد، مواردی را حذف کند و ویرایش‌های لازم را انجام دهد.
- احراز هویت منسجم: SSO به کاربران کمک می‌کند تا با احراز هویتی ثابت بتوانند به چندین پلتفرم نرم‌افزاری مستقل وارد شوند.
- گزارش‌های باکیفیت: باید بتوانید گزارش‌هایی در فرمت CSV تولید کنید که مشخص کنند میانگین زمانی تکمیل‌شدن مراحل تکی و گروهی چقدر است؟ فرایندهای نیمه‌تمام کدام‌اند؟ و هر چند وقت یکبار تغییر مسیر در فرایند رخ می‌دهد؟
- معیارهای عملکردی فرایند: باید بتوانید از طریق نرم‌افزار BPMS مشخص کنید که چه چیزی باعث تأخیر در رسیدن به اهداف سازمان می‌شود و چگونه می‌توانید آن را بهبود بدهید .
- قابلیت همکاری: نرم‌افزار باید قابلیت نگهداری مکالمات را داشته باشد و به کل تیم امکان را دهد تا اطلاعات بهبود فرایند و بهینه‌سازی را ردوبدل کنند.
سوالات متداول پیرامون نرم افزار BPMS
چرا باید از BPMS استفاده کرد؟
در دنیای رقابتی امروز هر سازمان باید در بهینه‌ترین حالت خود باشد. BPMS به شما کمک خواهد کرد تا کارایی فرایندهای کسب‌وکارتان را بهبود ببخشید و بتوانید میزان انجام امور تکراری و غیرضروری را به حداقل برسانید.
چگونه یک bpms ایجاد کنیم؟
برای استفاده از این سیستم، ابتدا مناسب است که یک راهکار نرم‌افزاری CRM را در کسب‌وکار خود استقرار دهید. سپس، با داشتن ماژول BPMS به‌عنوان بخشی از این نرم‌افزار، قابلیت طراحی، ویرایش و پیاده‌سازی فرایندهای تعریف شده در شرکت شما فراهم می‌گردد.
منظور از bpms چیست؟
ایجاد مدلی از فرایندهای فعلی کسب‌وکار شما و پیاده‌سازی آن در قالب یک سیستم خودکار، به‌گونه‌ای که اطمینان حاصل شود اجرای روال کاری تعریف‌شده سازمان به طریقی آسان و مطابق با خواسته‌های سازمان است، یکی از دستاوردهای استفاده از نرم‌افزار BPMS است.
جمع بندی
در فضای رقابتی امروز سازمان‌ها به دلیل وضعیت اقتصادی نامطمئن به دنبال راهی بهتر برای بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه‌ها هستند؛ بنابراین اگر هنوز برای شرکت یا سازمان خود BPMS انتخاب نکرده‌اید، اکنون زمان آن رسیده است. نرم‌افزار BPMS که هم در کسب کارهای بزرگ و هم در شرکت‌های کوچک مورداستفاده قرار می‌گیرد، به‌عنوان یک ابزار برای مدل‌سازی، طراحی، اجرا، و نگهداری فعالیت‌های کسب‌وکار و مدیریت کارکنان بخش‌های مختلف سازمان و باهدف ارتقای کارایی و بهره‌وری کسب‌وکارها ارائه می‌شود.
بنابراین شما با انتخاب نرم‌افزار BPMS می‌توانید فرایندهای خود را بین وظایف سیستم و نیروی انسانی ساده‌سازی کنید. همچنین باید بدانید قبل از انتخاب این ابزار، ارزیابی دقیقی از نیازمندی‌های فرایندی سازمانتان داشته باشید و صرفه اقتصادی آن را نیز در نظر بگیرید و پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکتتان پتانسیل آن را داشته باشد.
