در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها باید به دنبال افزایش بهره‌وری و عبور از محدودیت‌ها باشند. در همین راستا، استفاده از نرم افزارهای تعامل سازمانی یک راه‌حل بهینه و تأثیرگذار است. در این مقاله ۵ نرمافزار مطرح تعامل سازمانی را معرفی می‌کنیم. برای ارتقای عملکردها و افزایش بهره‌وری سازمان خود این مقاله را بخوانید.
معرفی ۵ نرم افزار تعامل سازمانی
برای آنکه بهترین انتخاب را در بین نرم افزارهای تعامل سازمانی داشته باشید، قبل از هر چیز باید بدانید تعامل سازمانی چیست؟ بر اساس آمارها، تعامل سازمانی یا Organizational Collaboration می‌تواند میزان رضایت مشتریان را ۴۱ درصد افزایش دهد. همچنین؛
- ۷۰ درصد کارکنان معتقدند همکاری بهتر می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان و صرفه‌جویی در زمان شود.
- همکاری و تعامل سطح بالای تیم می‌تواند به ۲۱ درصد سود بیشتر منجر شود.
از طرفی، استفاده از نرم افزار تعامل سازمانی به میزان قابل توجهی باعث رشد بهره‌وری در سازمان‌ها می‌شود. آمارهای جهانی نشان می‌دهد، ۸۳ درصد کارکنان استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه را برای برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان مفید می‌دانند. این نرم‌افزارها به آن‌ها کمک می‌کند درک بهتری از وضعیت پروژه‌ها به دست آورند.
بنابراین، اگر تا امروز سازمان شما از نرم افزارهای ارتباطات سازمانی بهره لازم را نبرده، وقت آن رسیده که در رویکرد خود تجدیدنظر کنید. در ادامه ۵ نمونه از بهترین نرم افزارهای تعامل درون سازمانی را معرفی می‌کنیم:
پیام رسان درون سازمانی
پیام رسان سازمانی ابزاری برای تقویت ارتباط‌ها و تعامل‌ها در سازمان است. کارکنان و اعضای تیم با استفاده از این نرم افزار تعامل سازمانی می‌توانند به طور سریع با هم ارتباط برقرار کنند و اطلاعات به اشتراک گذارند. ویژگی مشترک اکثر پیام رسان‌های درون سازمانی عبارت است از:
- پیام رسانی سریع و گروهی
- قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و اسناد
- امنیت و دسترسی کنترل‌شده
- هماهنگی جلسات
- یکپارچگی با سایر ابزارها
از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به Slack و Microsoft Teams اشاره کرد که شهرت جهانی پیدا کرده‌اند. متخصص‌های ایرانی نیز با تولید پیام رسان درون سازمانی تودی کانکت Today Connect قدم‌های خوبی در این زمینه برداشته‌اند و نیازهای داخلی را برطرف کرده‌اند.
نرم افزار تقویم سازمانی
تابه‌حال به این اندیشیده‌اید که تقویم‌های عادی نمی‌تواند نیازهای پیچیده سازمانی را برطرف کند؟ شما به ابزاری احتیاج دارید که با آن وظایف خود را اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنید. با نرم افزار تقویم سازمانی مطمئن می‌شوید که وظایف مهم را فراموش نمی‌کنید و همه چیز را طبق برنامه انجام می‌دهید. علاوه بر این:
- با تقویم سازمانی می‌توانید تاریخ و زمان جلسات و رویدادها را تعیین و مدیریت کنید.
- برای جلوگیری از تداخل برنامه‌ها، سایر تقویم‌های ایجاد شده را ببینید و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید.
- برای بهره‌وری بیشتر، تقویم سازمانی را به ابزارهایی مانند ایمیل، نرمافزار مدیریت پروژه و… متصل کنید.
- با تقویم سازمانی می‌توانید برای برنامه‌های آینده و برای افراد ذی‌ربط پیام یادآوری و هشدار ارسال کنید.
- و…
از جمله تقویم‌های سازمانی مشهور و معتبر جهان می‌توان به Google Calender و Outlook Calender اشاره کرد. این ابزارها توسط دو غول بزرگ فناوری جهان، گوگل و مایکروسافت تولید و عرضه شده‌اند.
نرم افزار کنفرانس سازمانی
یکی از پرسابقه‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای تعامل سازمانی، نرم افزار کنفرانس سازمانی است. هم‌زمان با ظهور تکنولوژی‌های جدید بر اهمیت مدیریت زمان و انرژی افزوده شد و این نرم‌افزارها به‌خوبی در این راستا به خدمت گرفته شدند. ویژگی‌های برجسته نرم افزار کنفرانس سازمانی عبارت است از:
- برقراری تماس صوتی و تصویری باکیفیت؛
- قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای آموزش، ارائه و سایر فعالیت‌های سازمانی؛
- ضبط جلسه‌ها؛
- امکان برگزاری جلسه‌های گروهی با حضور شرکت‌کننده‌های زیاد.
از جمله ابزارهایی که جایگاه خوبی در بین نرم‌افزارهای کنفرانس سازمانی دارند، Zoom، Microsoft Teams و Google Meet است. نرمافزار مشهور تودی کانکت نیز به ابزار برگزاری کنفرانس سازمانی مجهز است. با این نرمافزار می‌توانید جلسه‌های سازمانی باکیفیت، امن و راحتی را با حضور اعضای درون سازمان و بیرون سازمان برگزار کنید.
چت بات درون سازمانی
این روزها و با آمدن هوش مصنوعی، چت‌بات‌ها پیشرفته‌تر از گذشته شده‌اند. اکنون با آن‌ها می‌توانید گفتگوهای پیچیدهای داشته باشید و سؤالات سخت‌تری بپرسید. چت‌بات‌ها دیگر فقط پاسخگوی سؤالات متداول و برای راهنمایی‌های ساده نیستند. آن‌ها می‌توانند:
- زبان طبیعی، اصطلاحات پیچیده و احساسات کاربران را درک کنند؛
- با گذشت زمان یاد بگیرند و عملکرد خود را ارتقا دهند؛
- با ابزارهای مهم سازمانی مانند CRM، ERP و… یکپارچه شوند؛
- به خوبی از حریم خصوصی کاربران و امنیت سازمان حفاظت کنند؛
- و…
از جمله چت‌بات‌های مشهور جهانی که توانسته‌اند نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا کنند، می‌توان به Microsoft Power Virtual Agents و Slackbot اشاره کرد. پیام رسان ایرانی تودی نیز به چت‌بات مبتنی بر هوش مصنوعی (تودی بات) مجهز است و از این فناوری به خوبی سود برده است.
دستیار هوشمند درون سازمانی
سازمان‌هایی که به اهمیت و نقش تعاملات سازمانی پی برده‌اند از دستیار هوشمند استفاده می‌کنند. دستیار هوشمند ابزاری برای پشتیبانی از فرایندها، تسهیل امور و بهبود کارایی در سازمان‌هاست. این ابزارها به دلیل بهره‌بردن از فناوری هوش مصنوعی می‌توانند وظایف پیچیدهای را انجام دهند:
- قابلیت یکپارچه شدن با سیستم‌هایی مانند HRM، CRM و ERP؛
- انجام وظایف مهم و مرتبط با داده؛ مانند ارسال گزارش‌ها به‌صورت خودکار و…؛
- توانایی تحلیل داده و ارائه پیشنهاد برای بهبود فرایندها؛
- انجام وظایف عادی روزمره مانند زمان‌بندی جلسه‌ها، پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، یادآوری‌ها و…؛
- و…
انواع مختلفی از Organizational Smart Assistant یا دستیار هوشمند به بازار عرضه شده که از میان آن‌ها می‌توان به Microsoft Cortana for Business و Google Assistant for Workspace اشاره کرد. همان‌طور که از نام این دو ابزار مشخص است، آن‌ها توسط دو ابرشرکت گوگل و مایکروسافت عرضه شده‌اند.
کلام پایانی؛ بهینه‌ترین راهکار تعاملات سازمانی را انتخاب کنید!
در این مقاله پنج ابزار رایج برای افزایش تعاملات سازمانی را نام بردیم. این پنج نرمافزار می‌توانند در سطح بسیار خوبی به رفع ضعف‌ها و مشکلات ارتباطی کمک کنند و همکاری‌ها و تعاملات را ارتقا دهند. با همه این‌ها، نرم‌افزارهای تعاملات سازمانی به یک اندازه مؤثر و کارآمد نیستند و هرکدام ضعف‌ها و قوت‌هایی دارند.
یکی از بهترین نرم افزارهایی که می‌توانید برای بهبود تعاملات سازمانی به خدمت بگیرید، تودی کانکت Today Connect است. این نرمافزار با داشتن ویژگی‌هایی مشابه با نرم‌افزارهای خارجی و با قیمتی بسیار کمتر از آن‌ها یکی از بهترین انتخاب‌هاست. برای دریافت نسخه رایگان این نرمافزار و آشنایی با مزایای آن با کارشناسان تودی تماس بگیرید.
