استخدام فرایندی است که در آن، یک سازمان به دنبال جذب، انتخاب و گزینش افرادی است که دارای صلاحیت‌ها، مهارتها و تجربیات لازم برای انجام وظایف مشخصی هستند. این فرایند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که از انتشار آگهی استخدام تا عقد قرارداد کاری و شروع به کار فرد جدید را در بر می‌گیرد. هدف اصلی از جذب نیرو، یافتن فردی مناسب است که بتواند به طور مؤثر در تحقق اهداف سازمان مشارکت کند و درعین‌حال، از فرصتهای شغلی و رشد فردی نیز بهره‌مند شود.
فرایند استخدام چه مراحلی دارد؟
انجام درست مراحل استخدام، نقش کلیدی در موفقیت هر سازمانی دارد و مستلزم دقت و برنامه‌ریزی دقیق است. در ادامه، مراحل اصلی این فرایند را به‌صورت کامل بیان می‌کنیم:
- شناسایی نیاز و تعریف شغل: با مشخص‌شدن موقعیت شغلی خالی، شرح وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای آن موقعیت به طور کامل تدوین می‌شود.
- جذب و انتشار آگهی: برای جذب نیرو، آگهی شغلی در کانال‌های مختلفی مانند سایت‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی و دانشگاه‌ها منتشر می‌شود.
- دریافت و بررسی رزومه‌ها: رزومه‌های دریافتی بر اساس معیارهای مشخص شده در شرح شغل، به‌دقت بررسی و غربالگری می‌شوند.
- مصاحبه اولیه: مصاحبه اولیه معمولاً به‌صورت تلفنی یا آنلاین انجام می‌شود و هدف از آن، بررسی اولیه اطلاعات ارائه شده در رزومه و ارزیابی اولیه توانایی‌های ارتباطی متقاضی است.
- مصاحبه حضوری: در این مرحله، توانایی‌های فنی، شخصیتی، ارتباطی و همچنین انگیزه و اهداف شغلی متقاضی به طور کامل ارزیابی می‌شود.
- ارزیابی‌های تکمیلی: در برخی موارد، برای ارزیابی دقیق‌تر متقاضیان، آزمون‌های تخصصی، بررسی سوابق کاری و تحصیلی انجام می‌شود.
- تصمیم‌گیری و ارائه پیشنهاد شغلی: پس از انجام همه ارزیابی‌ها، بهترین متقاضی انتخاب شده و به او پیشنهاد شغلی ارائه می‌شود.
- انعقاد قرارداد و استقرار: در صورت پذیرش پیشنهاد شغلی توسط متقاضی، قرارداد کار منعقد شده و نیروی جدید به سازمان معرفی می‌شود.
توجه داشته باشید که سازمان‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از ابزارهای مدرن مانند نرم‌افزار جذب و استخدام (ATS) تودی، فرایند استخدام را بهینه‌سازی کنند. این نرم‌افزارها با خودکارسازی مراحل اولیه استخدام مانند غربالگری رزومه‌ها و برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها، زمان و هزینه‌های مربوط به این فرایند را کاهش می‌دهند. علاوه بر این، ATS امکان تجزیه و تحلیل داده‌های دقیق در مورد متقاضیان را فراهم می‌کند که به تصمیم‌گیری بهتر و انتخاب نیروی انسانی متناسب با نیازهای سازمان کمک می‌کند.
عوامل مؤثر در موفقیت استخدام
اگر می‌خواهید در فرایند استخدام موفق شوید نکات کلیدی و مهمی را باید رعایت کنید. برخی از این نکات عبارت‌اند از:
- خودشناسی و شناخت بازار کار
برای یافتن شغل مناسب، ابتدا باید خودتان را بشناسید. یعنی نقاط قوت و ضعف، علاقه‌مندی‌ها، و مهارت‌هایتان را به‌خوبی بدانید. سپس باید به مطالعه بازار کار بپردازید تا بدانید چه شغل‌هایی متناسب با توانایی‌های شما هستند و چه مهارت‌هایی در بازار کار بیشترین تقاضا را دارند. - تهیه رزومه حرفه‌ای
رزومه مهم‌ترین ابزار برای معرفی شما به کارفرمایان است. رزومه باید به‌صورت مختصر و مفید، تجربه کاری، مهارتها، و تحصیلات شما را نشان دهد. بهتر است رزومه را برای هر شغلی که درخواست می‌دهید، متناسب‌سازی کنید. - آمادگی برای مصاحبه
قبل از مصاحبه، باید اطلاعات کاملی در مورد شرکت، محصولات و خدمات آن کسب کنید. همچنین، باید سوالات رایجی که در مصاحبه‌ها پرسیده می‌شوند را تمرین کنید و برای پاسخ‌دادن به آنها آماده باشید. - شبکه‌سازی مؤثر
شبکه‌سازی به معنای ایجاد ارتباط با افراد فعال در حوزه کاری شماست. با ایجاد شبکه ارتباطی قوی، می‌توانید از فرصتهای شغلی جدید مطلع شوید و به کمک دیگران، شغل دلخواه خود را پیدا کنید.
برای اطلاعات بیشتر در رابطه با اشتباهات رایجی که در فرایند استخدام ممکن است با آنها برخورد داشته باشید، می‌توانید مقاله 5 اشتباه رایج در استخدام که باید از آنها اجتناب کنید را مطالعه کنید.
انواع استخدام کدام‌اند؟
یکی از مهم‌ترین عواملی که در آگهی‌های استخدام عنوان می‌شود نوع استخدام است. سازمان‌ها معمولاً به شکل‌های مختلفی با نیروها قرارداد می‌بندند. رایج‌ترین انواع جذب نیرو عبارت‌اند از:
- استخدام تمام‌وقت (Full-time Employment)
در این نوع استخدام، کارمند به‌صورت تمام‌وقت و معمولاً به مدت 44 ساعت در هفته مشغول به کار می‌شود. کارمندان تمام‌وقت از مزایای کامل سازمان مانند بیمه، مرخصی استحقاقی و پاداش بهره‌مند می‌شوند. - استخدام پاره‌وقت (Part-time Employment)
در استخدام پاره‌وقت، کارمند کمتر از ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کند. این نوع استخدام برای افرادی که به دنبال انعطاف‌پذیری بیشتری در زمان کار خود هستند یا مشغول تحصیل یا فعالیت‌های دیگری هستند، مناسب است. - استخدام موقت (Temporary Employment)
در استخدام موقت، قرارداد کار برای مدت مشخصی منعقد می‌شود. این نوع استخدام برای پوشش نیازهای فصلی یا کوتاه‌مدت سازمان‌ها، مانند پروژه‌های خاص یا جایگزینی کارمندان غایب، مناسب است. - استخدام پیمانی (Contract Employment)
در استخدام پیمانی، کارمند با یک شرکت پیمانکار قرارداد می‌بندد و از طریق این شرکت به سازمان اصلی معرفی می‌شود. این نوع استخدام برای مشاغلی که نیاز به تخصص خاص و کوتاه‌مدت دارند، مناسب است. - کارآموزی (Internship)
کارآموزی فرصتی برای دانشجویان و فارغ‌التحصیلان است تا تجربه عملی کسب کنند و با محیط کار آشنا شوند. کارآموزان معمولاً دستمزد کمتری دریافت می‌کنند و ممکن است از برخی مزایای کارمندان برخوردار نباشند. - کار از راه دور (Remote Work)
در کار از راه دور، کارمند از محل کار خود به‌صورت مجازی به سازمان متصل می‌شود و وظایف خود را انجام می‌دهد. این نوع استخدام به دلیل گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات، محبوبیت بیشتری یافته است. - فریلنسری (Freelancing)
فریلنسرها به‌صورت مستقل و پروژه محور با سازمان‌ها همکاری می‌کنند. آنها معمولاً قراردادهای کوتاه‌مدت منعقد می‌کنند و مسئولیت مدیریت زمان و منابع خود را بر عهده دارند.
ویژگی‌های یک آگهی استخدام خوب
یک آگهی استخدامی خوب باید به‌گونه‌ای طراحی شود که به طور کامل و دقیق نیازهای شرکت و انتظارات متقاضیان را برآورده کند. درصورتی‌که آگهی استخدام به‌درستی طراحی نشود ممکن است افرادی که مستعد موقعیت شغلی نیستند و یا آن موقعیت متناسب با توانمندی آنها نیست؛ درخواست ارسال کنند که باعث اتلاف وقت هم برای کارجو و هم کارفرما می‌شود.
در ادامه، به برخی از ویژگی‌های کلیدی یک آگهی خوب باید داشته باشد اشاره می‌کنیم:
- عنوان شغلی واضح و دقیق: عنوان شغلی باید به طور کامل و دقیق بیان کند که چه جایگاهی در شرکت وجود دارد. این امر به متقاضیان کمک می‌کند تا به‌سرعت تشخیص دهند که این موقعیت شغلی با مهارتها و تجربیات آنها تا چه میزان مطابقت دارد.
- شرح وظایف شغلی جامع و روشن: در این بخش باید به طور دقیق و واضح وظایف و مسئولیت‌های فردی که در این موقعیت مشغول به کار خواهد شد، شرح داده شود. یک شرح وظایف شفاف به متقاضیان کمک می‌کند تا درک درستی از روزمره کاری خود پیدا کنند و ارزیابی کنند که آیا از پس انجام آن برمی‌آیند.
- الزامات شغلی مشخص: ذکر الزامات شغلی مانند مدرک تحصیلی، تجربه کاری، مهارت‌های فنی و نرم‌افزاری، به متقاضیان کمک می‌کند تا بدانند برای احراز این موقعیت به چه سطحی از آمادگی نیاز دارند. این امر باعث می‌شود که تنها افرادی که واجد شرایط هستند، اقدام به ارسال رزومه کنند.
- مزایای شغلی جذاب: حقوق و مزایا، فرصتهای رشد شغلی، محیط کار مناسب و سایر مزایای شغلی، از مهم‌ترین عواملی هستند که متقاضیان را به سمت یک موقعیت شغلی جذب می‌کنند. ذکر این مزایا در آگهی استخدامی، می‌تواند انگیزه متقاضیان را برای ارسال رزومه افزایش دهد.
- فرهنگ‌سازمانی: اشاره مختصر به فرهنگ‌سازمانی و ارزش‌های شرکت، به متقاضیان کمک می‌کند تا درک کنند که آیا این محیط کاری با شخصیت و سبک کاری آنها سازگاری دارد یا خیر. یک فرهنگ سازمانی مثبت و جذاب، می‌تواند متقاضیان را به سمت شرکت جذب کند.
- اطلاعات تماس دقیق: وجود اطلاعات تماس دقیق و روش‌های مختلف برای ارسال رزومه، به متقاضیان این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی با شرکت ارتباط برقرار کنند. یک فرایند ارسال رزومه آسان و سریع، می‌تواند تعداد رزومه‌های دریافتی را افزایش دهد.
- زبان ساده و روان: استفاده از زبان ساده و روان در آگهی استخدامی، باعث می‌شود که متقاضیان به‌راحتی مفاهیم را درک کنند و از خواندن آن لذت ببرند. یک آگهی استخدامی جذاب و خوانا، شانس جذب متقاضیان مستعد را افزایش می‌دهد.
- برندینگ شرکت: استفاده از المان‌های بصری و نوشتاری مرتبط با برند شرکت، به متقاضیان تصویری کلی از شرکت و محصولات یا خدمات آن ارائه می‌دهد. اگر متقاضیان با محصولات یا خدمات شرکت آشنا باشند و به آنها علاقه‌مند باشند، احتمال ارسال رزومه افزایش می‌یابد.
نتیجه‌گیری
استخدام یک فرایند پیچیده و حساس است که بر موفقیت سازمان تأثیر بسزایی دارد. با درک عمیق از مراحل و عوامل مؤثر در فرایند جذب نیرو، سازمان‌ها می‌توانند افراد مناسب را جذب کرده و به اهداف خود دست یابند. همچنین، افراد جوینده کار نیز با آشنایی با این فرایند، می‌توانند شانس خود را برای یافتن شغل مناسب افزایش دهند.
