داده Data یکی از داراییهای ارزشمند سازمانهاست و سازمانهایی که بهتر از آن استفاده میکنند، موفقتر هستند. طبق تحقیقات جهانی، سازمانهای دادهمحور ۲۳ برابر بیشتر احتمال دارد که مشتری به دست آورند.
سازمان داده محور چیست؟
علاوه بر این، مؤسسه معتبر مکنزی اعلام کرده، سازمانهای مبتنی بر داده ۶ برابر بیشتر احتمال دارد مشتریان خود را حفظ کنند. این سازمانها همچنین ۱۹ برابر بیشتر احتمال دارد که سودآور باشند.
این آمارهای مهم نشان از اهمیت داده در سازمانهای امروزی دارد. با این حال از این اعداد و ارقام میتوان به موضوع مهم دیگری نیز رسید؛ سازمانها در حال حرکت به سمت داده محوری هستند.
منظور از سازمان داده محور Data-Driven Organization سازمانی است که از داده به طور پیوسته در تصمیمگیریها و عملیات استفاده میکند. داده در این سازمانها عنصری حیاتی و غیرقابل چشم پوشی است، بهطوریکه در کلیه فرایندهای کلیدی مورداستفاده قرار میگیرد.
در سازمان داده محور بهجای تفکرات واکنشگرا، هیجانزده و احساسی، دیدگاههای مبتنی بر داده جریان دارد. در چنین سازمانهایی، سرمایهگذاریهای قابلتوجهی در فناوریها و تخصصهای مرتبط میشود تا بهترین و بهینهترین دادهها به دست آید. ابزارهایی مانند پیام رسان درون سازمانی و نرم افزار ATS ، ابزارهای مهمی در شرکتهای دادهمحور هستند.
ویژگیهای سازمان داده محور
سازمانها بهصرف متصل بودن به ابزارهای هوشمند و جستجوهای اینترنتی پرتکرار در سطح وب، داده محور نمیشوند. حتی داشتن کتابخانه بزرگی از دادهها نیز چیزی به ارزشهای آنها اضافه نمیکند. بر اساس آمارها، سازمانها تنها از یکسوم کل دادههایی که در اختیار دارند، استفاده میکنند.
به همین دلیل برای تبدیلشدن به یک سازمان داده محور، دادهمحوری باید به روح فعالیتها تبدیل شود. در ادامه با معرفی ویژگیهای چنین سازمانهایی، کمک میکنیم شناخت بهتری از آنها به دست آورید. بدین ترتیب مسیر هموارتری برای تبدیلشدن به یک سازمان داده محور خواهید داشت.
- فرهنگ داده محور
تغییرات بزرگ باید از سطوح بالا آغاز شود و مورد حمایت رهبران سازمان قرار بگیرد. آنها باید معیارهای داده محوری را برای رفتار و عملکرد کارکنان تدوین کنند. بهتدریج چنین رویکردی موجب شکلگیری یک فرهنگ سازمانی داده محور میشود؛ فرهنگی که در آن رفتار و تصمیمگیری مبتنی بر داده، طبیعت عملکرد سازمان است.
- دسترسی به دادهها
زمانی که دادهها در دسترس گروه بزرگتری از اعضای سازمان باشد، کارایی و تأثیرگذاری کارکنان بیشتر میشود. آنها میتوانند در تصمیمگیریهای مختلف از دادهها استفاده کنند و در نتیجه، ریسک را کاهش دهند، تجربیات مشتری را بهبود ببخشند و… .
با دسترسی به دادههای مفید، امکان نوآوری در سازمان افزایش مییابد و میتوان خدمات و پیشنهادهای جدیدی طراحی کرد. در اینجا نقش فناوریها در انتقال و دسترسی به دادهها پررنگ میشود؛ آنها کیفیت داده را بهبود میدهند و باعث افزایش اعتماد سازمان به دادهها میشوند.
فناوریهای نوین مانند نرم افزار تعاملات سازمانی کمک میکنند که سازمان دید کاملی از فرایندهای عملیاتی و مشتریان به دست آورد. این ابزارها همچنین کارکنان را در مسیر KPIهای تعریفشده هدایت میکنند و بهرهوری آنها را در سطح استاندارد حفظ میکنند.
- مبتنی بر داده در مقابل استفاده از داده
سازمانها رویکردهای متفاوتی در قبال داده دارند؛ عدهای از آنها از داده تنها برای پیگیری و تهیه گزارش استفاده میکنند. آنها گامی فراتر بر نمیدارند و داده کاربرد زیادی در تصمیمگیریها و فرایندها ندارد. در مقابل سازمانهایی نیز هستند که مبتنی بر داده فعالیت میکنند.
باید میان این دو رویکرد تمایز قائل شد. بدیهی است سازمانهای هوشمند داده محور عملکردی بهمراتب بهتر از سازمانهای استفادهکننده از داده دارند. این سازمانها ۵۸ درصد بیشتر از سازمانهای غیر داده محور به اهداف درآمدی خود میرسند.
- داده؛ ابزاری برای ایجاد اطمینان
در سالهای اخیر فضاهای کاری تغییرات زیادی کردهاند که این موضوع به نیاز کارکنان به آزادی بیشتر، نیاز سازمانها به کوچکتر شدن و… باز میگردد. سازمان داده محور توانسته تعادل خوبی میان اهداف و شرایط جدید ایجاد کنند و به همین دلیل بیشترین بهره را از کارکنان خود میبرند.
با وجود فرهنگ داده محور و اهداف داده محور، سازمانها کار راحتتری در مدیریت و هدایت کارکنان دارند. آنها با ابزارهای ثبت ساعت کاری، دغدغه حضور بهموقع و مؤثر نیروها در محیط کار را نخواهند داشت.
در این سازمانها مدلهای کاری هیبریدی و دورکاری، بدون نگرانی از کاهش کمیت و کیفیت کار مورداستفاده قرار میگیرد. ضمن اینکه مدلهای کاری جدید و متنوع باعث صرفهجویی در زمان و انرژی میشود و به افزایش روحیه و بهرهوری کارکنان کمک میکند.
مزیتهای سازمان داده محور
سازمان داده محور از مزیتهای فراوانی برخوردار است که شناخت این مزیتها، عزم شرکتهای دیگر را برای حرکت در این مسیر جزم میکند. از جمله این مزایا عبارت است از:
تصمیمگیری پیشرفته
سازمان داده محور بر اساس شواهد واقعی و با تجزیهوتحلیل تصمیمگیری میکنند. آنها در موقعیتهای دشوار از دادهها برای شناسایی روندها، الگوها و همبستگیها استفاده میکنند. بدین ترتیب کمتر دچار خطا در تصمیمگیری و استفاده از شهود، حدس و گمان میشوند و میتوانند تصمیمات دقیقتری بگیرند.
بهرهوری بیشتر
سازمانهای مبتنی بر داده، مدام در حال بهینهکردن فرایندهای کاری از طریق تجزیه و تحلیل دادهها هستند. آنها از این طریق بهسرعت نقاط ضعف و زمینههای بهبود را شناسایی میکنند و گامهای لازم را برای تقویت خود برمیدارند. فرایندهای مهم و کلیدی زیادی مانند تخصیص منابع، مدیریت زنجیره تأمین و… با دادهمحوری ارتقا مییابد.
تجربه مشتری رضایتبخش
رویکرد داده محوری باعث آشنایی بیشتر سازمانها با نیازها و علایق مشتریان میشود. آنها با این آگاهی میتوانند تجربیات شخصیسازیشده ایجاد کنند و پیشنهادهای خود را بر اساس خواسته مشتریان تنظیم کنند.
در دنیایی که سفارشیسازی به یکی از مزیتهای رقابتی مهم تبدیل شده، تحلیل دادههای مرتبط با مشتری و استفاده از آنها نتایج شگفتآوری به ارمغان میآورد. سازمانها از این طریق میتوانند رضایت و وفاداری عده بیشتری از مشتریان را به دست آورند.
مزیت رقابتی و نوآوری
سازمان داده محور دارای مزیت رقابتی هست. آنها سریعتر از دیگران میتوانند فرصتهای پیشرفت را شناسایی و استفاده کنند. این شرکتها از نوآوری زیادی در تولید محصول، خدمات و مدلهای کسبوکار برخوردارند و بهسرعت به تغییرات بازار و خواسته مشتریان پاسخ میدهند.
چگونگی ایجاد سازمان داده محور
بهطورکلی برای ساختن یک سازمان داده محور باید سه گام بزرگ و اساسی برداشت:
- ایجاد حاکمیت و زیرساخت داده
- افزودن قابلیتهای تحلیلی
- ساخت فرهنگ داده محور
هرکدام از این قدمها به بخشهای کوچکتری تقسیم میشود که در ادامه آنها را شرح میدهیم:
ایجاد چارچوب حاکمیت داده
قبل از هر چیز سازمانها باید زیرساخت لازم را برای مدیریت و نظارت بر دارایی داده ایجاد کنند. این کار از طریق سطوح بالایی سازمان و با تدوین خطمشیها، رویهها و دستورالعملها کلید میخورد. در این مرحله نقشها، مسئولیتها و کمیتههای مربوطه مشخص میشود.
چارچوبی شکل میگیرد که تضمین میکند دادهها به طور مداوم و ایمن مدیریت میشوند. این سازوکار اطمینان میدهد که مدیریت دادهها با مقررات مربوطه و استانداردهای صنعت مطابقت دارد.
گردآوری، ذخیرهسازی و یکپارچهسازی دادهها
سازمان داده محور باید از مکانیسمهای مشخصی برای جمعآوری، ذخیرهسازی و یکپارچه کردن دادهها استفاده کند. در موضوع جمعآوری، فرایندهایی وجود دارد که از آنها برای گردآوری دادههای مرتبط از منابع مختلف استفاده میشود.
در ذخیرهسازی، دادههای جمعآوریشده در زیرساختهای امن و مقیاسپذیر ذخیره میشوند تا به وقت لزوم امکان بازیابی و تحلیل کارآمد آنها وجود داشته باشد. سرانجام به یکپارچهسازی میرسیم، جایی که دادهها از چند منبع مختلف با هم ترکیب میشود تا کاربر به هنگام تصمیمگیری دیدگاه واحد و دقیقی داشته باشد.
مدیریت کیفیت داده
کیفیت داده در سازمان داده محور از اهمیت زیادی برخوردار است. سازمانها باید مطمئن شوند که دادههای جمعآوریشده و مورداستفاده قرار گرفته، دقیق، کامل، سازگار و قابلاعتماد هستند.
مدیریت کیفیت داده شامل فرایندها و ابزارهایی برای شناسایی و تصحیح خطاها، حذف دادههای تکراری یا متناقض است. این فرایندها و ابزارها همچنین به حفظ یکپارچگی دادهها در طول زمان کمک میکنند. در این مرحله دستورالعملها و استانداردهایی نیز تدوین میشود که سازمان را از مدیریت و محافظت دادهها در طول زمان مطمئن میکند.
انواع مختلف تجزیه و تحلیلها
سازمانهای مبتنی بر داده از انواع مختلف تجزیهوتحلیلها برای بهدستآوردن بینش از دادههای خود استفاده میکنند. از جمله این روشها میتوان به تجزیهوتحلیل توصیفی، تشخیصی، پیشبینیکننده و تجویزی اشاره کرد.
تجزیهوتحلیل توصیفی متمرکز بر درک دادههای تاریخی و خلاصهکردن اتفاقات گذشته است. در این روش، تلاش میشود که الگوها، روندها و همبستگیهای اجزای تشکیلدهنده یک موضوع، شناسایی و فهمیده شود. در روش تشخیصی به دلایل پشت الگوها یا روندهای یک موضوع یا پدیده توجه میشود.
هدف از تجزیهوتحلیل پیشبینیکننده، پیشبینی نتایج و روندهای آینده بر اساس دادههای تاریخی و مدلهای آماری است. سازمان در این روش میتواند رفتار مشتری، روند بازار یا عملکرد عملیاتی را پیشبینی کند.
در روش تجویزی، سازمان گامی فراتر از پیشبینی آینده بر میدارد و پیشنهادهایی برای تنظیم و بهبود عملکرد خود در مواجهه با تغییرات خواهد داشت. در اینجا از الگوریتمها و مدلسازی برای رسیدن به بهترین پیشنهادها استفاده میشود.
تکنیکهای پیشرفته تجزیه و تحلیل دادهها
سازمان داده محور از تکنیکهای پیشرفته تجزیهوتحلیل دادهها برای رسیدن به بینشهای معنادار استفاده میکند. این تکنیکها شامل یادگیری ماشینی، هوش مصنوعی، تجزیهوتحلیل خوشهای و… میشود.
برای مثال با الگوریتمهای یادگیری ماشینی، سازمانها به الگوها و روابط پیچیده درون دادهها پی میبرند. آنها با کاوش در دادهها پیشبینیهای دقیقی انجام میدهند و از پتانسیل دادهها به طور کامل بهره میبرند.
ابزارهای تصویرسازی و گزارشدهی دادهها
برای درک دادهها و استفاده بهینه از آنها، دادهها باید به شیوهای معنادار و جذاب به تصویر کشیده شوند. گزارشدهی دادهها از طریق نمودارها و… سازمانها را قادر میسازد تا دادههای پیچیده را آسانتر درک کنند. بدین ترتیب، ذینفعان بهتر میتوانند در دادهها کاوش کنند، روندها را بشناسند و به بینش لازم دست یابند.
همسویی سازمانی
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، تغییرات باید از سطوح بالایی سازمان آغاز شود. رهبران در ایجاد فرهنگ داده محور نقش مهمی ایفا میکنند. آنها باید نشان دهند که به تصمیمگیری مبتنی بر داده متعهد هستند و عملکردشان الگوی دیگران باشد.
در این مرحله، رهبران اهداف سازمانی را با استراتژیهای داده محور هماهنگ میکنند و منابع را برایناساس اختصاص میدهند. آنها همچنین فرهنگ مسئولیتپذیری و شفافیت را تقویت میکنند و از دادهها برای اندازهگیری عملکرد و بهبود مستمر استفاده میکنند.
سواد داده و آموزش
برای تقویت فرهنگ مبتنی بر داده، سازمانها باید روی سواد داده سرمایهگذاری کنند و برای ارتقای مهارتها و دانش داده کارکنان برنامه داشته باشند. سواد داده، شامل درک مفاهیم داده، تفسیر و تجزیهوتحلیل آن میشود.
کارکنان در تمامی سطوح باید بتوانند به طور مؤثر با دادهها کار کنند، سؤالات درست بپرسند و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند. برنامههای آموزشی مرتبط با این موضوع شامل کارگاههای آموزشی، دورههای آنلاین و… میشود.
ترویج همکاری
در سازمانهای با فرهنگ داده محور، همکاری و ادغام اندیشهها اهمیت زیادی دارد. کارکنان با مشارکت با یکدیگر به دیدگاه واحدی میرسند و در تصمیمگیریها بهتر عمل میکنند. آنها درک عمیقی از دادهها پیدا میکنند و راهحلهای بهتر و جامعتری برای مشکلات خواهند داشت.
سازمانهایی با این ویژگی از پلتفرمها و برنامههای اشتراک داده برای تبادل آگاهی استفاده میکنند. کارکنان از طریق این برنامهها دیدگاههای خود را به اشتراک میگذارند و بدین ترتیب، فرهنگ همکاری نیز تقویت میشود.
تقویت روحیه آزمایشکردن و نترسیدن
سازمان داده محور، فضایی برای کارکنان خود ایجاد میکند که از آزمایش و ریسککردن نترسند. نیروها در این شرایط و در فضایی امن میتوانند فرضیههای مختلف را آزمایش و ایدههای نوآورانه را کشف کنند.
شرکتها از این طریق میتوانند بر دانش و تجربیات خود در علم داده نیز اضافه کنند. بدین صورت آنها موفق میشوند رویکرد داده محوری را درون خود تقویت کنند و به استراتژیها و نتایج مبتنی بر داده مؤثرتری دست یابند.
نمونههایی از یک سازمان داده محور
در اینجا بد نیست از سازمانهایی نام ببریم که با فرهنگ و تصمیمگیری داده محور توانستهاند به موفقیتهای عظیمی دست یابند. یکی از این سازمانها نتفلیکس Netflix است. این غول رسانهای جهان با استفاده از دادهکاوی به مخاطبان خود توصیههای شخصیسازیشده ارائه میدهد.
نتفلیکس با جمعآوری دادههای مرتبط با آنچه که کاربران تماشا، جستجو و رتبهبندی میکنند، یک الگوریتم پیچیده ایجاد کرده است. با این الگوریتم مخاطبان میتوانند محتوای موردعلاقه خود را بهراحتی پیدا و تماشا کنند. این موضوع نرخ جذب مشتریان و ماندگاری آنها در Netflix را افزایش داده است.
آمازون شرکت بینالمللی و شناختهشده دیگری در جهان است که بهخوبی رویکرد داده محوری را در فرایندهای خود پیاده کرده است. بهعنوانمثال، این شرکت به مشتریانی که قبلاً خرید کردهاند یا درباره محصولی سرچ کردهاند، پیشنهادهای خرید میدهد. همین موضوع به افزایش فروش خالص این شرکت در سهماهه اول ۲۰۲۳ کمک کرده است.
Airbnb نام یک شرکت بزرگ اجاره اقامتگاه در جهان است. این شرکت استراتژی قیمتگذاری خود را بر اساس رفتار کاربر در پلتفرم بهینه میکند و باتوجهبه تقاضای موجود و نیاز کاربر، قیمتهای مناسبتری پیشنهاد میدهد.
ایربیانبی همچنین تجربه کاربری را از طریق ارائه نتایج جستجوی شخصیسازی شده و فرایند رزرو سادهتر بهبود داده است. نتایج جستجو بر اساس ترجیحات و نیازهای خاص کاربر نمایش داده میشود؛ در نتیجه مخاطبان راحتتر و سریعتر اقامتگاه مناسب خود را پیدا و رزرو میکنند.
نکات مهم ایجاد سازمان داده محور
نکاتی که باید در هنگام ایجاد یک سازمان مبتنی بر داده به آن توجه کنید، عبارت است از:
حفاظت از دادهها
سازمان داده محور باید به امنیت دادهها و اطمینان از انطباق آن با مقررات و استانداردهای مربوطه توجه ویژهای کند. این شامل اجرای اقدامات امنیتی قوی برای محافظت از دادهها در برابر دسترسی غیرمجاز، نقض و تهدیدات سایبری میشود.
سازمانها برای محافظت از دادهها باید از خطمشیها و رویههای مشخصی پیروی کنند. رمزگذاری، کنترل دسترسی و پشتیبانگیری منظم از دادهها از جمله اقدامات لازم و ضروری است. همچنین باید ممیزیها و ارزیابیهای امنیتی مستمری برای شناسایی و رفع آسیبها صورت بگیرد.
حریم خصوصی و ملاحظات اخلاقی
در زمینه مدیریت و کار با داده ممکن است نگرانیهای مختلفی ایجاد شود. سازمان داده محور باید نسبت به این نگرانیها و ملاحظات اخلاقی پیرامون جمعآوری، ذخیرهسازی و استفاده از داده حساس باشد. اگر سازمانها از دستورالعملها و خطمشیهای دقیقی پیروی کنند، این نگرانیها کم خواهد شد.
برای جمعآوری داده، در صورت لزوم باید رضایت افراد مرتبط جلب شود. همچنین اگر کاربران با ناشناس بودن یا استفاده از نام مستعار احساس امنیت بیشتری میکنند، بهتر است تدابیر لازم دیده شود. بدین ترتیب و با انجام اقدامات مشابه و تکمیلی، اعتماد مشتریان، کارکنان و ذینفعان بیشتر جلب میشود و به اعتبار سازمان لطمهای وارد نمیشود.
رفع موانع دادهای
مرزهای دپارتمانی یا عملکردی سازمان که مانع از اشتراکگذاری و یکپارچه شدن دادهها میشود، باید از بین برود. با کنار رفتن این موانع، محیط داده یکپارچهای شکل میگیرد که در آن دادهها از منابع و بخشهای مختلف، قابلدسترسی و تجزیهوتحلیل هستند.
برای رسیدن به این هدف باید در طرز فکر و فرهنگ سازمانی تغییراتی ایجاد شود. همچنین لازم است همکاری و بهاشتراکگذاری دانش در سازمان تقویت شود.
در نتیجه این اقدام سازمانها میتوانند از حجم عملیات تکراری روی دادههای یکسان بکاهند. همچنین دادههایی هماهنگ و دقیق در همه بخشها در دسترس خواهد بود. بدین ترتیب سازمان به دیدگاهی جامع و یکپارچه از عملیات، رفتار و نیازهای مشتریان و فرایندهای کسبوکار دست مییابد.
غلبه بر مقاومت در برابر تغییر
تغییر در سازمان اغلب با مقاومتهایی روبهرو میشود؛ زیرا نقشها و فرایندهای تثبیتشده را دچار اختلال میکند. به همین دلیل، هنگام اجرای رویکرد دادهمحوری، باید آمادگی رسیدگی به مقاومتها و مقابله با آنها را داشته باشید.
مقاومتها میتوانند به دلایلی از جمله ترس از ناشناختهها، درکنکردن، احساس بهخطرافتادن امنیت شغلی و… باشد. برای غلبه بر این موانع، سازمان باید نظارت دقیق و کاملی بر فرایند تغییر داشته باشد و آگاهی لازم را در سطوح مختلف ایجاد کند.
همچنین تعامل با افراد ذینفع، رسیدگی به نگرانیها و اعتراضات و برقراری ارتباط شفاف با کارکنان، میتواند ترسها و نگرانیها را در این باره از بین ببرد. بهتر است کارکنان در فرایند تغییر مشارکت داده شوند و با نظرات و ایدههای آنها تغییر صورت بگیرد. این به کاهش مقاومت آنها و افزایش تعهد کارکنان به تغییر کمک میکند.
پررنگکردن مزایا
سازمانها در مسیر داده محوری باید مزایا و دستاوردهای پیش رو را برای کارکنان و ذینفعان پررنگ کنند. با این کار، ذینفعان میفهمند که چگونه داده محوری بر ارتقای کیفیت تصمیمگیری، کارایی عملیاتی، تجربیات مشتری و عملکرد کلی کسبوکار تأثیر مثبت میگذارد.
سازمان باید ارتباط خود را با ذینفعان تقویت کند. همچنین با ذکر مثالهای واقعی از نتایج ارزشمند داده محوری در سازمانها و صنایع مختلف، اعتماد آنها را جلب کند. بدین ترتیب شرکت در مسیر تغییر با مقاومت کمتری روبهرو میشود و میتواند همکاری و مساعدت بخشهای مختلف را داشته باشد.
نتیجه؛ بقای سازمانها در گروی داده محوری
همانطور که از مطالعه این مقاله فهمیدهاید، داده محوری یک رکن اساسی برای بقای بلندمدت سازمانهاست. پیچیدگیهای دنیای رقابت و بازارهای امروزی، اجازه تصمیمگیریهای احساساتی و شتابزده را به سازمان نمیدهد. رویکرد داده محوری باید بهتمامی در بخشهای مختلف شرکت جاری شود تا برند دچار چالشهای بزرگ و شکست نشود.
یکی از ابزارهای مهم برای ایجاد سازمان مبتنی بر داده، پیام رسان سازمانی تودی today است. برای آشنایی با ویژگیهای این پیام رسان و استفاده از نسخه رایگان آن، تنها کافی است با همکاران ما تماس بگیرید. همینالان به کارشناسان تودی پیام بدهید.
پرسشهای متداول
سازمان داده محور، سازمانی است که از داده در کلیه فرایندهای اصلی، تصمیمگیریها، تدوین استراتژی، برنامههای توسعه و… استفاده میکند.
از جمله ویژگیهای این سازمانها میتوان به فرهنگ داده محور، دسترسی راحت بخشهای مرتبط به دادهها و فعالیت مبتنی بر داده اشاره کرد.
این سازمانها در تصمیمگیریها بهتر عمل میکنند. آنها بهرهوری بیشتری دارند، در جلب رضایت مشتریان موفقترند و در نوآوری و رقابت از دیگران پیشی میگیرند.
بهطورکلی سازمان باید در راستای ایجاد حاکمیت داده، افزودن ویژگیهای تحلیلی و ساخت فرهنگ داده محور قدم بردارد.