ساختار سازمانی با تعیین اختیارات و مسئولیت‌های کارکنان در سازمان‌ها، سبب ایجاد هماهنگی میان بخش‌های مختلف می‌شود. این مفهوم نقش‌های رهبران، مدیران و پرسنل را در سطوح مختلف مشخص می‌کند تا افراد و تیم‌ها راحت‌تر با هم تعامل برقرار کنند. برای آشنایی بیشتر با تعریف ساختار سازمانی نگاهی به مقاله «ساختار سازمانی چیست و اهداف آن کدام است؟» بیندازید.
انواع ساختار سازمانی موارد مختلف دارد که شما باید بسته به شرایط خود بهترین ساختار را انتخاب کنید. گاهی ممکن است در ساختار سازمانی ایجادشده شکاف‌هایی وجود داشته باشد که همین امر چالش‌های جدی برای برند به‌همراه می‌آورد. اینجاست که مسئله اصلاح و بهبود ساختار سازمانی به میان می‌آید تا راه برای پیشرفت و بقای کسب‌وکار باز شود. در ادامه انواع ساختار سازمانی را به شما معرفی می‌کنیم و راه‌کارهایی را برای بهبود آن پیشنهاد می‌دهیم که کسب‌وکار شما را متحول می‌کند. تا پایان همراه ما باشید.
انواع ساختار سازمانی
ساختار سازمانی انواع مختلف دارد که هر سازمان بسته به نیاز، اندازه، نوع صنعت و فرهنگ‌سازمانی خود می‌تواند یکی از آن‌ها را انتخاب کند. انتخاب ساختار سازمانی متناسب با اهداف کسب‌وکار، مسیر توسعه و رشد سازمان را هموار می‌کند و همکاری میان اعضا را بیشتر می‌کند. در ادامه انواع ساختار سازمانی و مزایا و معایب هر یک را شرح داده‌ایم.
ساختار سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical org structure)
ساختار سازمانی سلسله مراتبی رایجترین نوع ساختار سازمانی است. این ساختار شامل هرمی می‌شود که رأس آن را مدیران و رهبران و اضلاع زیرین آن را کارمندان سطوح پایین‌تر تشکیل می‌دهد. در این ساختار هر کارمند یک سرپرست دارد که باید گزارش عملکرد خود را به او ارائه دهد. این نوع از ساختار سازمانی مزایا و معایبی دارد که در ادامه به بیان آن‌ها می‌پردازیم.
مزایای ساختار سازمانی سلسله مراتبی
- سطح اختیارات و مسئولیت‌های هر فرد مشخص می‌شود.
- کارکنان مسیر شغلی مشخص دارند و انگیزه آن‌ها برای رشد و ارتقا بیشتر است.
- تعیین می‌کند هر فرد به چه کسی گزارش دهد.
- هر کارمند مسئولیتی خاص بر عهده دارد.
- همکاری میان اعضای تیم در یک واحد خاص بیشتر می‌شود
معایب ساختار سازمانی سلسله مراتبی
- سرعت روند ایجاد تغییرات یا نوآوری‌ها را کاهش دهد.
- ممکن است کارمندان به‌جای درنظرگرفتن نفع شرکت، به فکر واحد خود باشند.
- احتمال این‌که کارمندان سطوح پایین‌تر خود را از سازمان جدا بدانند و در بیان ایده‌های خود عقب‌نشینی کنند، بیشتر است.
ساختار سازمانی عملکردی (Functional org structure)
بر اساس ساختار سازمانی عملکردی، سازمان بر اساس وظایف شغلی، افراد را به گروه‌های مختلف دسته‌بندی می‌کند. برای مثال بازاریابان در یک گروه مستقل و کارکنان بخش خدمات مشتری در گروهی جداگانه قرار می‌گیرند. این ساختار نیز همچون ساختار سازمانی سلسله مراتبی، با بالاترین سطوح مشاغل در سازمان آغاز می‌شود و پله‌پله به سطوح پایین‌تر می‌رسد. در ساختار عملکردی افراد بر اساس مهارت‌ها و وظایف خاص خود سازمان‌دهی می‌شوند و هر بخش به‌طور مجزا مدیریت می‌شود.
مزایای ساختار سازمانی عملکردی
- کارمندان می‌توانند روی نقش خود تمرکز کنند.
- افراد را تشویق به رشد در زمینه تخصص خود می‌کند.
- در صورت رشد سازمان، مقیاس‌پذیری را تسهیل می‌کند.
معایب ساختار سازمانی عملکردی
- احتمال آسیب به همکاری میان واحدها وجود دارد.
- برای سازمان با محصولات یا بازارهای هدف متفاوت، کارآمد نیست.
ساختار سازمانی دایرهای (Circular Structure)
ساختار سازمانی دایرهای نیز بر پایه سلسله مراتب استوار است. بخش‌های داخلی این نمودار دایرهای را مدیران و رهبران تشکیل می‌دهند که در مرکز ساختار جا خوش کرده‌اند و دیدگاه‌های خود را به بیرون منتقل می‌کنند. ساختار دایرهای با هدف ارتقای ارتباطات میان واحدها به کار گرفته می‌شود و تمام تقسیم‌بندی‌ها را به‌عنوان جزئی از یک کل نشان می‌دهد.
مزایای ساختار سازمانی دایرهای
- ساختار دایرهای همچون اکثر ساختارها از سلسله مراتب بالا به پایین تشکیل نشده؛ بلکه از یک جریان بیرونی پیروی می‌کند و سبب ایجاد جریان آزادانه اطلاعات در کسب‌وکار می‌شود.
- کارکنان را با فرایندها و اهداف سازمان هم‌سو نگه می‌دارد و آن‌ها را به همکاری بیشتر میان واحدها تشویق می‌کند.
معایب ساختار سازمانی دایرهای
- می‌تواند برای کارمندان جدید گمراه‌کننده باشد.
- می‌تواند کارمندان را در ارائه گزارش خود به سرپرستان دچار مشکل کند.
ساختار سازمانی تقسیمشده (Divisional org structure)
در ساختار سازمانی تقسیمشده هر بخش از سازمان همچون شرکتی مستقل عمل می‌کند و بر منافع خود تأکید دارد. این ساختار برای کسب‌وکارهای بزرگ به‌خوبی جواب می‌دهد؛ زیرا به واحدهای مختلف اجازه می‌دهد تا بدون ارائه گزارش به چندین مدیر اجرایی، تصمیم‌گیری کنند. این ساختار خود چند زیرشاخه دارد که شامل موارد زیر می‌شود.
ساختار سازمانی تقسیمشده مبتنی بر بازار (Market-based divisional org structure)
در این نوع ساختار، واحدها بر اساس بازار هدف و یا نوع مشتری از هم جدا می‌شوند. برای مثال یک شرکت بزرگ تولید کالاهای مصرفی تصمیم می‌گیرد کالاهای بادوام خود همچون لوازم الکترونیکی یا مصالح ساختمانی را از بخش غذایی یا تدارکات جدا سازد.
ساختار سازمانی تقسیمشده مبتنی بر محصول (Product-based divisional org chart)
در این ساختار نمودار سازمانی بر اساس محصول تقسیم‌بندی می‌شود. در ساختار تقسیمشده مبتنی بر محصول، هر واحد از سازمان مسئول اداره خط تولید یک محصول خاص است.
ساختار سازمانی تقسیمشده مبتنی بر جغرافیا (Geographic divisional org structure)
در این ساختار سازمانی بر اساس منطقه و موقعیت جغرافیایی مسئولیت‌های هر واحد مشخص می‌شود و از سایر واحدها جدا می‌شود. برای مثال هر یک از شعب شرکت‌های بزرگ در شهرها و کشورهای مختلف، به‌صورت جداگانه وظایف خود را انجام می‌دهند.
مزایای ساختار سازمانی تقسیمشده
- انعطاف‌پذیری را در شرکت‌های بزرگ افزایش می‌دهد.
- امکان پاسخ سریع‌تر به تغییرات صنعت و نیاز مشتری را فراهم می‌کند.
- استقلال و رویکرد سفارشی را ترویج می‌دهد.
معایب ساختار سازمانی تقسیمشده
- می‌تواند ارتباط مخربی بین بخش‌های مختلف ایجاد کند و موجب ایجاد اختلافات داخلی شود.
- ممکن است منجر به رقابت یک شعبه با سازمان خود شود.
ساختار سازمانی افقی یا مسطح (Horizontal or flat org structure)
ساختار سازمانی مسطح برای سازمان‌هایی که در آن‌ها سلسله مراتب کمی میان مدیران ارشد و کارمندان وجود دارد، کارآمد است. بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا در ابتدای کار خود از این ساختار استفاده می‌کنند که در ادامه مزایا و معایب آن را خواهید دید.
مزایای ساختار سازمانی مسطح
- مسئولیت بیشتری به کارکنان هر بخش محول می‌کند.
- ارتباطات باز میان بخش‌های مختلف را تقویت می‌کند.
- هماهنگی میان اعضا و سرعت اجرای ایده‌ها را بهبود می‌بخشد.
معایب ساختار سازمانی مسطح
- ممکن است کارمندان ندانند که گزارش عملکرد خود را باید به چه کسی ارائه دهند.
- کارمندانی با مهارت‌های عمومی تربیت می‌کند و تخصص افراد به حاشیه میرود.
- در صورت رشد سازمان، امکان حفظ وضعیت فعلی دشوار خواهد بود.
ساختار سازمانی ماتریسی (Matrix org structure)
ساختار سازمانی ماتریسی اعضای تیم را در دو گروه شامل گروه وظایف و محصول تقسیم‌بندی می‌کند. در این ساختار افراد ضمن ایفای نقش در جایگاه خود می‌توانند در بخش‌های دیگر نیز به‌صورت موقت همکاری داشته باشند.
مزایای ساختار سازمانی ماتریسی
- مدیران می‌توانند به‌راحتی افراد متخصص را بر اساس نیازهای پروژه به کار گیرند.
- به کارکنان انگیزه می‌دهد تا از مهارت‌های خود برای انجام وظایف مختلف استفاده کنند.
- پویایی سازمان را افزایش می‌دهد.
معایب ساختار سازمانی ماتریسی
- ممکن است میان مدیران واحدها و مدیران پروژه اختلاف‌نظر ایجاد کند.
- بیشتر از سایر ساختارهای سازمانی دست‌خوش تغییر می‌شود.
ساختار سازمانی شبکهای (Network org structure)
ساختار سازمانی شبکهای اغلب زمانی استفاده می‌شود که یک سازمان بخواهد منابع خود را با سازمانی دیگر به اشتراک بگذارد. همچنین اگر شرکت شما دارای چندین شعبه با مدیریت و عملکرد متفاوت است، ساختار سازمانی شبکهای عملکرد بهتری نسبت به سایر ساختارها دارد.
از آنجاکه امروزه مشاغل کمی وجود دارند که تمام اعضای آن زیر یک سقف کار کنند و بخشی از کارها برون‌سپاری می‌شود، ساختار سازمانی شبکهای نیز رواج بیشتری یافته است. این ساختار بر ارتباطات باز تأکید دارد و توجه کمتری به سلسله مراتب نشان می‌دهد.
مزایای ساختار سازمانی شبکهای
- روابط داخلی و خارجی شرکت‌ها را انسجام می‌بخشد.
- انعطاف‌پذیری و چابکی را در سازمان‌ها افزایش می‌دهد.
- ابتکار عمل را میان کارکنان بیشتر می‌کند.
- به کارمندان و ذی‌نفعان کمک می‌کند تا فرایندها را بهتر درک کنند.
معایب ساختار سازمانی شبکهای
- احتمال این‌که کارمندان نتوانند تشخیص دهند حرف آخر را چه کسی می‌زند، بیشتر می‌شود.
- پیچیدگی برخورد با فرایندهای خارج سازمان را افزایش می‌دهد.
ساختار سازمانی مبتنی بر تیم (Team-based org structure)
در ساختار سازمانی مبتنی بر تیم، کارمندان بر اساس تیم‌ها دسته‌بندی می‌شوند و هر تیم مسئولیت انجام بخشی از وظایف را عهده‌دار می‌شود. در این ساختار تمرکز بیشتری به ارائه حل مسئله و همکاری میان اعضا می‌شود و کنترل کارمندان افزایش می‌یابد.
مزایای ساختار سازمانی مبتنی بر تیم
- بهره‌وری تیم‌ها و سازمان افزایش می‌یابد.
- برای تجربه ارزش بیشتری نسبت به سلسله مراتب قائل می‌شود.
- کارمندان را به همکاری و همراهی بیشتر تشویق می‌کند و مدل‌های سنتی را تغییر می‌دهد.
معایب ساختار سازمانی مبتنی بر تیم
- ساختار سلسله مراتبی ندارد که شاید به مذاق برخی سازمان‌ها خوش نیاید.
- ممکن است مسیر ارتقای کارمندان را در هاله‌ای از ابهام قرار دهد.
فرایند ایجاد انواع ساختار سازمانی
برای ایجاد انواع ساختار سازمانی شما باید به 3 فاکتور توجه کنید. چشمانداز بلندمدت کسب‌وکار شما چیست و می‌خواهید در آینده به چه اهدافی برسید؟ مشتریان شما چه کسانی هستند و چه انتظاراتی از شما دارند؟ توجه کنید که درنهایت این مشتریان هستند که برای استفاده یا عدم‌استفاده از برند شما تصمیم می‌گیرند؛ بنابراین همه چیز باید از فیلتر انتظارات آن‌ها رد شود.
چگونه سازمان‌دهی داخلی داشته باشید که از بیرون نیز موفق به نظر برسید؟ به عبارت دیگر، چه چیزی برای ارائه دارید که شما را نسبت به رقبا متمایز می‌کند؟
زمانی که بتوانید پاسخ‌هایی روشن و صادقانه به سؤالات بالا دهید و اهداف سازمان را بشناسید، آن‌گاه شما آماده‌اید که به‌سراغ ساخت یا بهبود ساختار سازمانی خود بروید و به سمت منابع انسانی مدرن حرکت کنید؛ برای ایجاد انواع ساختار سازمانی چه گام‌هایی باید برداشت و چه مراحلی را طی کرد؟ در ادامه روند کلی ساخت انواع ساختار سازمانی را با هم مرور می‌کنیم.
- برای آینده برنامه‌ریزی کنید
هدف سازمان شما چیست و قرار است در آینده چه کاری انجام دهد؟ حتماً در وهله اول اهداف خود را مشخص کنید و برای آینده برنامه‌ریزی کنید. سازمان‌های نوپا باید حداقل یک دید کلی نسبت به 3 تا 5 سال آینده داشته باشند و شرکت‌های بزرگ‌تر نیز باید برای 10 سال بعد خود هدف‌گذاری کنند. - از تجربه‌ها درس بگیرید
همکاری و تعامل میان بخش‌ها و تیم‌ها را زیر ذره‌بین ببرید و ببینید آیا ساختار درست را برای پیشرفت سازمان انتخاب کرده‌اید یا خیر؟ زیرا گاهی یک شکاف کوچک در سازمان، خرابی‌های بزرگ به‌دنبال دارد. - ساختار سازمانی خود را بسازید
بر اهداف سازمان، انتظارات مشتریان و افزایش بهره‌وری تمرکز کنید و بر اساس عملکرد، منطقه جغرافیایی، محصول، مشتری یا فرایند، ساختار سازمانی مناسب را انتخاب و ایجاد کنید. - نام افراد را در ساختار سازمانی وارد کنید
هر کارمند را باتوجه‌به نقش و وظایفی که بر عهده دارد، در جایگاه مناسب خود قرار دهید. برای قراردادن افراد در موقعیت‌های شغلی مختلف باید ببینید آیا این کارمند مهارت کافی برای این جایگاه را داراست؟ تعیین کنید آیا این کارمند تمایل دارد این نقش را به‌عهده بگیرد؟ اگر سطح مهارت کارمندان در حد جایگاه موردنظر نیست، بهتر است زمان و بودجه کافی برای آموزش آن‌ها در نظر بگیرید. - میان اختیارات و مسئولیت‌ها تعادل ایجاد کنید
مهم نیست که کارمندان خود را در کدام بخش ساختار سازمانی قرار می‌دهید، اما باید توجه کنید که تناسب میان اختیارات و مسئولیت‌های آن‌ها حفظ شود؛ زیرا در غیر این صورت افراد احساس ناامیدی و ضعف می‌کنند. - عملکرد کارکنان را بررسی کنید
در طول سال عملکرد کارکنان و تیم‌ها را زیر در نظر داشته باشید تا دفعات به‌روزرسانی ساختار سازمانی کاهش یابد. - ساختار سازمانی خود را سالانه مرور کنید
ساختار سازمانی شما باید سیری تکاملی داشته باشد و ایجاد و بهبود آن به ساختار سازمان کمک کند؛ بنابراین بهتر است هر 12 ماه، یک ارزیابی از عملکرد سازمان خود داشته باشید و ببینید آیا این ساختار شما را به اهداف تجاری خود نزدیک کرده یا خیر.
برای بهبود ساختار سازمانی چه کنیم؟
گاهی سازمان‌ها برای حل مشکلات داخلی یا انطباق بیشتر با تغییرات بازار نیاز به اصلاح یا بهبود ساختار سازمانی دارند. بهبود ساختار سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انعطاف‌پذیری بیشتری از خود نشان دهند و در مسیر دست‌یابی به اهداف خود سریع‌تر گام بردارند.
فرایند اصلاح یا بهبود ساختار سازمانی شامل موارد زیر می‌شود:
- ارزیابی ساختار موجود: در قدم اول برای بهبود ساختار سازمانی بهتر است ساختار موجود را بررسی کنید و نقاط ضعف و قوت و تهدیدها و فرصت‌ها را شناسایی کنید. ارزیابی عملکرد کارکنان هر بخش و نحوه تعامل آن‌ها با یکدیگر و نظرسنجی از کارکنان در این راه، کمک بزرگی به شما می‌کند.
- شناسایی نیازها: حال که به وجود شکاف و ضعف در ساختار سازمانی خود پی بردید، زمان آن می‌رسد که نیاز و خلأ موجود در سازمان را شناسایی کنید. چه عاملی سبب می‌شود که شما به اهداف خود نرسید؟ فهرستی از این عوامل تهیه کنید.
- طراحی ساختار جدید: برای بهبود ساختار سازمانی، ضعف‌ها را برطرف و نقاط قوت سازمان را تقویت کنید. طرحی جدید ایجاد کنید که در آن خبری از پیچیدگی‌های غیرضروری نباشد. برای اجرای طرح خود می‌توانید از نرم‌افزارهای نوین استفاده کنید؛ برای مثال اگر بخش‌های مختلف سازمان برای ارتباط با یکدیگر دچار چالش می‌شوند نرم افزار پیام رسان سازمانی تودی می‌تواند به‌راحتی این مشکل را برطرف کند.
- اجرای تغییرات: پس از تدوین یک برنامه دقیق و شفاف، نوبت به اجرا و توسعه آن می‌رسد. سعی کنید ارتباطی صادقانه و شفاف با کارمندان خود داشته باشید و هر فرد را در جایگاه صحیح خود قرار دهید.
- ارزیابی مستمر: مرحله آخر بهبود ساختار سازمانی، ارزیابی مداوم و مستمر عملکرد سازمان است تا در صورت نیاز، تغییرات لازم را در آن ایجاد کنید.
نتیجه‌گیری:
انواع ساختار سازمانی شامل موارد مختلفی است که هر یک مزایا و معایب خود را دارند. این وظیفه شماست که با بررسی شرایط سازمان خود بهترین ساختار را برای رشد سازمان انتخاب کنید تا با کمترین چالش به اهداف خود برسید.
البته توجه داشته باشید که انتخاب یکی از انواع ساختار سازمانی و اجرای آن تمام ماجرا نیست، زیرا گاهی ممکن اوضاع بر وفق مراد پیش نرود. به همین دلیل است که بهبود ساختار سازمانی برای دست‌یابی به موفقیت سازمان و رسیدن به اهداف بلندمدت آن، ضرورتی انکارناپذیر است.
این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سازگاری بیشتری با تغییرات بازار از خود نشان دهند و مشکلات داخلی خود را حل و فصل کنند. راه‌کار شما برای اصلاح و بهبود ساختار سازمانی چیست؟ لطفاً نظرات، سؤالات و تجربیات خود را در این زمینه با ما در میان بگذارید.
پرسش‌های متداول:
