در دنیای دیجیتال امروزی که چه بخواهیم و چه نخواهیم، اینترنت راه خود را به زندگی شخصی و کاری ما باز کرده است، جلسات دیگر تنها بهشکل حضوری تشکیل نمیشوند؛ بلکه بسیاری از سازمانها جلسات داخلی یا بینالمللی خود را بهصورت آنلاین برگزار میکنند. از این رو وجود یک ابزار کارآمد که بتواند این نوع ارتباطات و جلسات را مدیریت کند، اهمیت زیادی دارد. نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین، راهکاری نوین برای برگزاری ویدیو کنفرانسها محسوب میشود که فضایی امن و مطمئن برای کنترل ارتباطات از راه دور، در اختیارتان قرار میدهد.
بهلطف این برنامه شما میتوانید با وضوح و کیفیت بالا با همکاران خود در واحدها و شعب مختلف ارتباط برقرار کنید و مذاکرات و فرایندهای کاری سازمان را بهصورت غیرحضوری پیش ببرید. در این مقاله میخواهیم زیر و بم نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین را بررسی کنیم و از قابلیتها و مزایای آن برایتان بگوییم. اگر جای خالی این برنامه کاربردی را در سازمان خود احساس میکنید، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین چیست؟
همانطور که از نام نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات میتوان حدس زد، این نرمافزار، ابزاری برای برگزاری، ساماندهی و مدیریت جلسات ویدیویی در بستر اینترنت است. این برنامه با هدف ارتقای ارتباطات ویدیویی از راه دور طراحی شده تا کاربران بتوانند در فضای آنلاین جلسات کاری، تیمی و آموزشی خود را تشکیل دهند.
نیاز به برنامههای ویدیو کنفرانس سازمانی سبب شده که نرمافزارهای متعددی با این هدف طراحی و منتشر شوند. یکی از این ابزارهای قدرتمند که ضمن ارتقای ارتباطات، محیطی کاربردی برای برگزاری جلسات آنلاین ایجاد میکند، پیام رسان سازمانی تودی است. این نرمافزار قابلیتهای فراوانی دارد که یکی از برجستهترین آنها، مدیریت جلسات آنلاین است. پیام رسان سازمانی تودی برنامهای بومیسازی شده است که با شرایط داخلی کشور و فرهنگ سازمانی کسبوکارها مطابقت دارد و با امکانات ریز و درشت خود باعث بهبود ارتباطات سازمانی شما میشود.
مزیت های نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین
ممکن است با وجود پلتفرمهای مختلف برای تماسهای ویدیویی، این سؤال به ذهنتان برسد که چرا باید از نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات استفاده کرد. در پاسخ به این پرسش باید بگوییم که اگرچه پلتفرمهای داخلی و خارجی فراوانی برای برگزاری جلسات آنلاین وجود دارد، اما امکانات محدود و عدم یکپارچگی آنها در برگزاری جلسات شما را دچار مشکل میکند. برخی از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در مقایسه با سایر رسانههای اجتماعی را در ادامه آوردهایم:
- امنیت اطلاعات و دادهها
سازمانها به ابزاری نیاز دارند که ضمن برقراری ارتباطات مؤثر و ایجاد هماهنگی میان تیمها، امنیت اطلاعات و دادهها نیز در آن تضمین شود. نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین فضایی ایمن و حرفهای دارد که در آن امنیت اطلاعات درون سازمانی در محیط برنامه تأمین میشود و اطلاعات به بیرون درز پیدا نمیکند. رمزنگاری نرمافزار و کنترل دسترسیها، نگرانیهای شما درباره حفاظت اطلاعات را از بین خواهد برد و خیالتان را بابت تماسهای ویدیویی امن راحت خواهد کرد.
- بهینهسازی ارتباطات
به کمک نرم افزار مدیریت آنلاین جلسات شما به آسانی میتوانید با تیمهای دورکار و همکاران خود در مراکز و واحدهای مختلف ارتباط برقرار کنید. استفاده از این برنامه، محدودیتهای زمانی و مکانی را از میان برمیدارد و امکانی برای تیمها فراهم میکند تا بهراحتی در فضای مجازی به بحث و گفتوگو بپردازند.
- افزایش بهرهوری و بهبود همکاری
یکی دیگر از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات ابری، افزایش بهرهوری بهواسطه بهبود ارتباطات است. با استفاده از این برنامه شما میتوانید در زمان و هزینه خود صرفهجویی کنید و با برنامهریزی، جلسات خود را در اولین فرصت برگزار کنید. امکان حضور اعضای تیم از هر مکانی در جلسات غیرحضوری، سبب سهولت در ایجاد هماهنگی برای برگزاری ویدیو کنفرانسها میشود که این امر به مدیریت زمان و پیشبرد فرایندهای کاری کمک میکند.
- امکان پیگیری اقدامات و از بین بردن ابهامات
امکان ضبط ویدیو در نرم افزار مدیریت جلسات ابری امکانی به شما میدهد تا پس از جلسه، بتوانید موضوعات مطرحشده را پیگیری کنید و ابهامات موجود را از میان بردارید. این ویژگی سبب میشود تا شما نکات مهم را فراموش نکنید و بتوانید بهتر به وظایف خود عمل کنید.
- افزایش رضایت کارکنان
با وجود نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، کارکنان مجبور نیستند حتماً خود را به محل برگزاری جلسه برسانند و میتوانند از راه دور به وظایف خود رسیدگی کنند. به همین دلیل ضمن صرفهجویی در زمان، رضایت کارکنان از سازمان نیز افزایش مییابد.
- کاهش خطاهای انسانی
استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات ابری سبب میشود که اطلاعات بهصورت مستند در تماسهای ویدیویی ثبت شود. این موضوع خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات را به حداقل میرساند و شفافیت فرایندهای کاری را بهبود میبخشد.
- امکان مستندسازی جلسات
در نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین شما میتوانید اسناد و مدارک مهم را به اشتراک بگذارید و با دیگران درباره آنها بحث کنید. همچنین در صورت تمایل امکان دسترسی به تاریخچه جلسات و مرور آنها نیز وجود دارد. با نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در هر لحظه امکان بررسی اسناد ضروری و به روزرسانیها برای کاربران فراهم میشود و دیگر زمان کارکنان برای گشتن و پیداکردن اسناد ثبت شده میان پروندهها، هدر نمیرود.
- کاهش هزینهها
نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین از دو منظر سبب کاهش هزینهها میشود. این نرم افزار با صرفهجویی در زمان، به مدیریت زمان کمک میکند و فرصت اضافهای برای کارکنان فراهم میآورد تا به سایر وظایف خود رسیدگی کنند. نکته بعدی نیز کاهش هزینههای مربوط به برگزاری جلسات حضوری است که در جلسات مجازی خبری از این هزینههای جانبی نیست. حذف کاغذبازیهای مرسوم در ادارات و جلوگیری از هدر رفت منابع، علاوهبر کاهش هزینهها به محیطزیست نیز کمک میکند.
ویژگی های نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین
نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین برای کارایی بیشتر، از ابزارهای متعددی بهره میگیرد و قابلیتهای فراوانی دارد. در این بخش میخواهیم ویژگیها و قابلیتهای نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین را که وجودشان سبب سادهسازی روند اجرای جلسات میشود، بررسی کنیم:
- قابلیت برقراری تماسهای صوتی و تصویری
مهمترین قابلیت نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، برقراری تماسهای صوتی و تصویری آنلاین برای برگزاری جلسات دو یا چندنفره است. این نرمافزار با دارابودن ابزارهای مدیریت جلسات همراه شماست تا با چند کلیک ساده بتوانید جلسات خود را به بهترین نحو برگزار کنید.
- برنامهریزی برای اجرای جلسات به کمک نرم افزار تقویم سازمانی
یکی از ویژگیهای سامانه برگزاری جلسات آنلاین، وجود تقویم سازمانی است که با استفاده از آن میتوانید رویدادهای آنلاین را پیش از موعد برنامهریزی کنید. دعوت از شرکتکنندگان، اطلاعرسانی از تغییرات و نمایش رویدادها در یک مکان متمرکز برخی از قابلیتهای تقویم سازمانی برای برگزاری جلسات مجازی است. همچنین با وجود این تقویم امکان تداخل رویدادها نیز به حداقل میرسد.
- امکان ضبط و مستندسازی جلسات
یک قابلیت مهم پلتفرم مدیریت جلسات آنلاین، امکان ضبط جلسات برای مرور نکات مهم یا اطلاعرسانی به اعضای غایب است. با این ویژگی حتی پس از اتمام جلسه، اخبار بیکم و کاست به سمع و نظر تمام اعضا میرسد و امکان بازبینی و ارجاع به مستندات برای پیگیری موضوعات وجود دارد.
- امکان بهاشتراکگذاری صفحه نمایش
اگر بخواهید در حین جلسه، نمودار یا فایلی را به اعضا نشان دهید، میتوانید آن را روی صفحه نمایش به اشتراک بگذارید تا کلیه افراد بتوانند آن را مشاهده کنند. با وجود این قابلیت، امکان درک مفاهیم و بحث و گفتوگو پیرامون مسائل، با دید عمیقتری صورت خواهد گرفت.
- گفتوگوی متنی حین تماس تصویری
از دیگر ویژگیهای نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، امکان ارسال پیام متنی حین گفتوگوی تصویری است؛ بنابراین اگر در جلسات آنلاین حضور دارید و نمیخواهید میان سخن همکاران خود چیزی بگویید، میتوانید پیام خود را بهصورت متنی ارسال کنید تا افراد در زمان مناسب به آن پاسخ دهند.
- اعلان و یادآوری جلسات به اعضای تیم
امروزه دیگر زمان ثبت جلسات در دفترچههای یادداشت و تقویمهای جیبی گذشته است؛ زیرا نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین در زمان مقرر، کاربران را با ارسال ایمیل یا پیامک به جلسه فرا میخواند و آنها را از زمان برگزاری جلسه باخبر میکند. این قابلیت به نظمدهی اجرای رویدادها کمک میکند و از هرج و مرج و فراموشی زمان جلسه جلوگیری میکند.
- مدیریت دسترسیها
از دیگر قابلیتهای جذاب سامانه مدیریت جلسات آنلاین میتوان به کنترل و مدیریت دسترسیها اشاره کرد. با وجود این ویژگی شما انتخاب میکنید چه افرادی در جلسه حضور داشته باشند و به محتوای و دادههای آن دسترسی داشته باشند.
نتیجهگیری
سامانه مدیریت جلسات آنلاین ابزاری حرفهای برای برنامهریزی، ساماندهی و برگزاری جلسات بهصورت مجازی است. این نرم افزار ارتباطات سازمانی نه تنها باعث بهبود میشود؛ بلکه فضایی سازمانیافته و امن برای برقراری تماسهای تصویری باکیفیت در اختیارتان قرار میدهد.
نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین به کسب و کارها کمک میکند تا در دنیای رقابتی این روزها، با بیشترین کیفیت جلسات آنلاین خود را ساماندهی کنند و در راستای رشد پایدار قدم بردارند. یکی از بهترین انواع پلتفرم ایرانی برگزاری جلسه آنلاین در دل پیام رسان سازمانی تودی نهفته است که با سادهسازی اجرای جلسات، فرایندهای کاری را تسهیل میبخشد.
سؤالات متداول
