اگر سری به سایت‌های کاریابی بزنید با هزاران آگهی استخدام مواجه می‌شوید که به طریق مختلف جایگاه‌های شغلی متفاوت را شرح می‌دهند. نوشتن شرح شغلی جامع و متقاعدکننده سبب می‌شود که جایگاه شغلی سازمان شما در میان سایرین برجسته شود و متقاضیان توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند.
همچنین این سند با شرح وظایف و مهارتها همچون صافی عمل می‌کند و با حذف برخی از متقاضیان، جا را برای افراد ماهرتر باز می‌کند. برای نوشتن یک شرح شغلی تمام و کمال و آشنایی با بایدها و نبایدهای آن، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
شرح شغلی چیست؟
در آگهی‌های استخدام و برای یک موقعیت شغلی باز در سازمان، بخشی به نام شرح شغلی تعریف می‌شود. شرح شغلی یا Job Description سندی است که در آن وظایف، مسئولیتها و مهارت‌هایی که برای یک جایگاه شغلی خاص نیاز است، به‌طور خلاصه شرح داده می‌شود.
در این نوشته سازمان باید تلاش کند که به‌صورت کوتاه و مختصر انتظاراتی که از متقاضیان یک شغل دارد را بیان کند. آن‌گاه بر اساس این اطلاعیه کارجویان می‌توانند تصمیم می‌گیرند که آیا صلاحیت کافی برای پذیرش این شغل را دارند یا خیر.
در شرح شغلی شما باید رسالت و وظایف کارکنان را به‌گونه‌ای شرح دهید تا متقاضیان واجد شرایط را متقاعد کنید که رزومه خود را برایتان ارسال کنند. به همین دلیل است که نوشتن این بخش اهمیت زیادی در جذب نیروهای کارآمد دارد و توصیه می‌شود تا شرح شغلی با دقت و وسواس نگارش شود.برای این کار می توانید از نرم افزار جذب و استخدام تودی استفاده کنید.
شرح شغلی شامل چه بخش‌هایی می‌شود؟
شرح شغلی در آگهی استخدام از چند مؤلفه اساسی تشکیل شده است. در ادامه اجزای مختلف شرح شغلی را آورده‌ایم و زیروبم آن‌ها را بررسی کرده‌ایم. پیشنهاد می‌کنیم نگاهی به این مؤلفه‌ها بیندازید تا با بیان آن‌ها در آگهی استخدام، راحت‌تر بتوانید افراد را مجاب کنید تا برای جایگاه شغلی باز کسب‌وکارتان رزومه ارسال کنند.
- عنوان شغلی
اولین و مهم‌ترین بخش آگهی استخدام، انتخاب عنوانی هدفمند و شفاف است. بر اساس یک نظرسنجی که در وب‌سایت Indeed در سال 2020 منتشر شد، 36% از کارجویان در سایت‌های کاریابی بر اساس عنوان، به جست‌وجوی شغل می‌پردازند. به همین دلیل مهم است که عنوان شغل منعکس‌کننده اهداف و دامنه جایگاه شغلی باشد و کارجویان را گمراه نکند. - خلاصه شرح شغلی
در این بخش باید با کمترین کلمات، اهداف کلی سازمان و انتظارات خود را از متقاضیان، بیان کنید. با مقدمه‌ای از معرفی شرکت آغاز کنید و سپس فرهنگ‌سازمانی، برند کارفرمایی و موقعیت مکانی کسب‌وکارتان را به‌صورت کوتاه شرح دهید. جالب است بدانید که طبق آماری که در سایت Indeed منتشر شده، 72% از کارجویان اظهار داشتند که آشنایی با جزئیات فرهنگ سازمانی در شرح شغلی، اهمیت فراوانی برایشان دارد؛ پس در نگارش این بخش کوتاهی نکنید تا کاندیداهای شایسته را از دست ندهید. - وظایف و مسئولیتها
در مرحله بعدی نوبت به شرح وظایف و مسئولیت‌های افراد در هر جایگاه شغلی می‌رسد. لیستی از وظایف اصلی تهیه کنید و فعالیت‌های روزمره کارکنان در آن جایگاه را شرح دهید. همچنین جایگاه سازمانی شغل موردنظر را به‌طور دقیق مشخص کنید تا متقاضیان با نقش خود در سازمان آشنا شوند. - صلاحیتها و مهارتها
در این بخش سابقه کاری، مدرک تحصیلی و فنی موردنیاز برای جایگاه شغلی را مشخص کنید. سعی کنید مختصر و مفید مهارتهای سخت و نرمی که کارجو برای استخدام در این شغل به آن‌ها نیاز دارد را لیست کنید. توجه کنید که پرداختن به جزئیات و مهارتهای متعدد ممکن است متقاضیان بااستعداد را دلسرد کند و آن‌ها را از ارسال رزومه پشیمان کند؛ بنابراین در شرح صلاحیتها و مهارتها جانب اعتدال را رعایت کنید. شما می‌توانید همچون 71% از کارفرماها لیست مهارتها را به دو بخش شامل مهارت‌هایی که متقاضی باید داشته باشد و مهارت‌هایی که متقاضی بهتر است داشته باشد، تقسیم کنید، که اینجا برند کارفرمایی بسیار با اهمیت می شود. - حقوق و مزایای سازمان
یکی دیگر از اجزای مهم شرح شغلی در آگهی استخدام، شفافیت در زمینه حقوق و مزایا است. افرادی که صلاحیت و تجربه بالایی دارند، به‌دنبال فرصت‌هایی هستند که حقوق و مزایای خوبی داشته باشند. بیان حقوق و امتیازات خاص، سازمان شما را از دیگران متمایز می‌کند و به استخدام افراد مستعد کمک می‌کند.
چگونه یک شرح شغلی متقاعدکننده بنویسیم؟
مطالعات نشان داده که افراد تقریباً 50 ثانیه برای اسکن آگهی شغلی زمان می‌گذارند که بیش از 50% این زمان صرف بررسی شرح شغلی می‌شود. از این رو این بخش باید به بهترین شکل ممکن نگارش شود تا روی متقاضیان باصلاحیت اثر مثبت بگذارد.برای نوشتن شرح شغلی در آگهی استخدام علاوه بر داشتن سیستم ردیابی کارجویان (نرم افزار ردیابی متقاضی) چند تکنیک ساده هم دارد که با رعایت آن‌ها می‌توانید فرایند استخدام را سرعت ببخشید. در این بخش به بیان چند نکته می‌پردازیم که در نوشتن شرح شغلی مؤثر شما را راهنمایی می‌کند:
- متقاضیان خود را شناسایی کنید
مرحله اول در نوشتن شرح شغلی موفق در آگهی استخدام، بررسی متقاضیان برای هر جایگاه شغلی است. انتخاب شغل را از زوایایی می‌توان به خریدکردن تشبیه کرد؛ مطالعات نشان داده بسیاری از مردم ابتدا با احساس خود خرید می‌کنند و سپس منطق را وارد بازی می‌کنند. درخواست برای شغل نیز تا حدودی چنین است.
گاهی ارسال رزومه برای یک جایگاه شغلی میان چندین موقعیت باز در سازمان‌های مختلف، تصمیمی احساسی است؛ بنابراین شما باید با نوشتن شرح شغلی مناسب احساسات مخاطبان هدف خود را برانگیزید. برای این کار نیاز است که ارزش‌ها و مهارتهای کارجویان را بشناسید و از اهداف و نیازهای آن‌ها آگاه باشید. با داشتن چنین اطلاعات ارزشمندی کار برای نوشتن شرح شغلی آسان می‌شود و نتایج شگفت‌انگیز آگهی استخدام خود را خواهید دید.
نگارش شرح شغلی در آگهی استخدام متناسب با نیاز کارجویان، نشان از توجه شما به کارکنان احتمالی می‌دهد و رغبت متقاضیان برای کارکردن در سازمان شما را افزایش می‌دهد. همچنین نوشتن یک شرح شغلی منحصربه‌فرد و توجه به جزئیات در آن، احتمال جذب افرادی که از نظر فرهنگی و تخصصی برای سازمان مناسب باشند را بیشتر می‌کند. - عنوان و شرح شغلی را با کلمات کلیدی بهینه کنید
هر روز چندین آگهی استخدام منتشر می‌شود که کارجویان با جست‌وجوی کلمات کلیدی به آن‌ها می‌رسند؛ بنابراین اگر می‌خواهید دیده شوید و آگهی شما به دست متقاضیان برسد، استفاده از کلمه کلیدی را از یاد نبرید. این امر در سئوی فرایند استخدام اهمیت بالایی دارد و افراد هنگام انتشار آگهی استخدام باید به آن توجه کنند. - نوشتن شرح شغلی را با خلاصه‌ای از سازمان آغاز کنید
نسخه متنی که برای انتشار آگهی استخدام در نظر گرفتید را با پاراگرافی کوتاه از داستان و فعالیت‌های کسب‌وکارتان آغاز کنید. در این بخش نیاز نیست هر آنچه در بخش «درباره ما» ثبت کرده‌اید، شرح دهید؛ بلکه به‌طور خلاصه باید اهداف، ارزش‌های سازمان و محصولات و خدمات خود را توضیح دهید تا متقاضیان با جزئیات فعالیت شما بیشتر آشنا شوند. - بخشی را به مزایای جایگاه شغلی سازمان خود اختصاص دارد
شرح شغلی در آگهی استخدام باید کوتاه و قانع‌کننده باشد؛ بنابراین مطمئن شوید که در بخشی از آن، مزایای شغل موردنظر را نیز به‌طور خلاصه بیان کنید. پرداختن به مزایای جایگاه شغلی باز تمایل کارجویان برای همکاری با کسب‌وکارتان را افزایش می‌دهد و احتمال استخدام افراد مستعد را بیشتر می‌کند. - مزایای شرکت خود را کوتاه بیان کنید
حال که توجه کارمندان را به موقعیت شغلی باز جلب کرده‌اید، زمان آن رسیده که با بیان مزایای سازمان در نرم افزار ATS خود تیرخلاص را بزنید. صحبت درباره حقوق، پاداش و مزایا می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر تصمیم متقاضیان اثر بگذارد تا هرچه سریع‌تر روی دکمه «ارسال رزومه» کلیک کنند. آزادی عمل در انتخاب پوشش، انعطاف‌پذیری در ساعت کاری، باشگاه ورزشی، سرویس رفت‌وبرگشت و ناهار و میان‌وعده مثال‌هایی از مزایای یک سازمان است که در جلب‌نظر کارجویان اثر دارد. - الزامات کار را شفاف بیان کنید
بدون حاشیه الزامات کار را بیان کنید تا متقاضیان سردرگم نشوند. البته در این بخش نیاز نیست تمام انتظارات خود را مو‌به‌مو بیان کنید و با شرح موضوعات بی‌اهمیت، کارجویان را بترسانید. بلکه فقط سعی کنید بی‌پیرایه جایگاه شغلی و الزامات آن را شرح دهید و در لفافه سخن نگویید. برای مثال، حداقل 3 سال سابقه در صنعت مشابه، مدرک کارشناسی نرم‌افزار و مواردی ازاین‌دست. - برای توصیف شرح شغلی از کلمات مناسب استفاده کنید
انتخاب کلمات در شرح شغلی تأثیر مهمی بر ایجاد هیجان در کارجویان دارد. یک کلمه می‌تواند مفهوم جمله را عوض کند و چارچوب ذهنی خواننده را تغییر دهد؛ پس در انتخاب کلمات دقیق باشید و بی‌گدار به آب نزنید.
در شرح شغلی چه مواردی را بیان نکنیم؟
تا اینجا نکاتی که باید در نوشتن شرح شغلی آگهی استخدام باید به آن‌ها توجه شود را شرح داده‌ایم، اما این تمام ماجرا نیست. گاهی نپرداختن به یک‌سری موضوعات، به‌اندازه بیان برخی نکات مهم است. برخی از موضوعاتی که باید از پرداختن به آن‌ها در شرح شغلی اجتناب کنیم، عبارت‌اند از:
- مانور بیش از اندازه بر مهارتها و تخصص‌های کارجویان: تهیه یک فهرست بلندبالا از مهارتهای غیرضروری برای جایگاه شغلی، سابقه کاری زیاد و کار با ابزار متعدد اثر منفی بر متقاضیان دارد. تنها مهارتهای ضروری را بیان کنید و تخصص‌هایی که افراد حین کار می‌آموزند را از لیست خود خط بزنید.
- استفاده از عبارات منفی: لحنی شفاف و درعین‌حال مثبت داشته باشید. به کارجویان در هر سطحی احترام بگذارید تا ضمن جذب نیروهای مستعد، برند کارفرمایی خود را نیز ارتقا دهید.
- استفاده از افعال مجهول: استفاده از افعال مجهول ممکن است موجب سردرگمی متقاضی شود و او را در آشنایی با جایگاه شغلی منتشرشده دچار مشکل کند؛ بنابراین خواسته خود را واضح بیان کنید و از افعال معلوم در جملات خود استفاده کنید.
- تعصب و تبعیض بی‌جا: باور کنید یا نه، سوگیری در نوشتن شرح شغلی، کاندیداهای کاربلد را از شما دور می‌کند. نژادپرستی، نگاه جنسیتی، استفاده از عبارات خاص فرهنگی و مثال‌هایی ازاین‌دست نه‌تنها کمکی به استخدام فرد شایسته نمی‌کند؛ بلکه متقاضیان متخصص را نیز نسبت به سازمان شما بدبین می‌کند.
- استفاده از کلمات پیچیده و مبهم: همیشه سعی کنید در نوشتن شرح شغلی از کلمات ساده استفاده کنید. به‌کاربردن کلمات پیچیده کمکی به فرایند استخدام نمی‌کند و فهم جملات را برای مخاطب سخت می‌کند.
- استفاده از کلمات اختصاری: برای آن‌که شرح شغلی شما شفاف باشد، از آوردن کلمات اختصاری در آن خودداری کنید. همچنین اگر اصرار بر استفاده از کلمات اختصاری دارید، حتماً یک‌بار کلمه یا عبارت کامل آن را در متن تعریف کنید.
جمع‌بندی
شرح شغلی در آگهی استخدام نوشته‌ای است که در آن جزئیات مربوط به یک جایگاه شغلی خاص بیان می‌شود. این نوشته بخش‌های مختلفی دارد و در آن اطلاعاتی همچون وظایف و مسئولیتها، مهارتهای ضروری، میزان درآمد و نقش فرد در جایگاه شغلی موردنظر شرح داده می‌شود. در این مقاله ضمن تعریف شرح شغلی، نکاتی را برای نگارش بهتر و جامع‌تر این سند ارائه دادیم. اگر شما هم تجربه‌ای در این زمینه دارید یا سؤالی در رابطه با نگارش شرح شغلی در ذهن‌تان نقش بسته، خوشحال می‌شویم در بخش نظرات آن را با ما به اشتراک بگذارید.
پرسش‌های متداول
