چت بات سازمانی که به آن چت بات داخلی Internal Chatbot نیز گفته میشود، نوعی نرمافزار مکالمهای درون سازمانی است. این ربات به سازمان در انجام امور مختلف مانند پاسخگویی به سؤالات متداول کارکنان، ارائه اطلاعات درباره سیاستها و فرایندهای شرکت و… کمک میکند.
چت بات سازمانی را میتوان بخشی از راهکار ارتباطات درون سازمانی شرکتها دانست. شرکتها به دنبال بهبود استفاده از دانش و مهارت افراد درون تیمها، افزایش سرعت انجام پروژهها، تقویت نوآوری، انعطافپذیری و… هستند. چتبات درون سازمانی با قابلیتهایی که دارد تأثیرات مثبت زیادی بر این بخشها میگذارد.
کاربرد چت بات سازمانی
نمونههای برونسازمانی چتباتها را زیاد دیدهایم. بسیاری از وبسایتها به یک چتبات مجهزند که کاربران میتوانند سؤالات خود را از آن بپرسند. این چت باتها کار پشتیبانی نیز انجام میدهند و در نبود نیروی انسانی به رفع مشکل کاربران میپردازند. بااینحال، این یکی از انواع کاربرد چتباتها و مربوط به رباتهای برون سازمانی است.
اگرچه کاربرد دستیار هوشمند سازمانی از بات های سازمانی بیشتر هست ولی چت باتهای درون سازمانی کاربردهای متنوع و زیادی دارند. تعدادی از موارد استفاده آنها عبارت است از:
پاسخ به سؤالات کارکنان و کاربرد هوش مصنوعی در منابع انسانی
یکی از اصلیترین کاربردهای چت بات هوش مصنوعی سازمانی، پاسخگویی به سؤالات کارکنان است. نیروها در حین کار با چالشهای مختلفی روبهرو میشوند که رفع آنها به روش سنتی، وقتگیر و پرهزینه است. چت بات هوش مصنوعی از آموختههای خود استفاده میکند و بهسرعت اطلاعات لازم را در اختیار نیروها میگذارد.
تسهیل فرایند ورود و خروج کارکنان
جذب و استخدام نیروها و خروج آنها از سازمان، موضوع مهم و حساسی است. شرکتها باید این کار را بر اساس سیاستهای دقیق و رعایت موازین امنیتی انجام دهند. رباتهای هوشمند مکالمه سازمانی میتوانند به تسهیل این فرایند کمک زیادی کنند.
چت باتها این قابلیت را دارند که سیاستهای سازمان، اطلاعات مربوط به سیستمها و اسناد مرتبط را در اختیار کارکنان تازهوارد گذارند. آنها در هنگام خروج نیرو از سازمان نیز، دسترسی کارکنان را بهصورت ایمن و سریع لغو میکنند و خطر نشت اطلاعات و… را از بین میبرند.
پشتیبانی از فرایندهای IT
سازمانها میتوانند پشتیبانی بخشی از فرایندهای درون سازمانی IT را به چت باتها واگذار کنند. این رباتهای هوشمند در مواردی مانند کمک به یادآوری رمز عبور، نصب نرمافزار، گزارشدهی مشکلات پیچیده به تیم IT و… مفید هستند.
ضمن اینکه، چت باتها در خارج از ساعات کاری، بهصورت ۲۴ ساعته در هفت روز هفته در دسترس هستند. بدین ترتیب با انجام خودکار وظایف ساده و تکراری به صرفهجویی در زمان و هزینه سازمان کمک میکنند.
مدیریت دسترسی و مجوزها
چت باتها این قابلیت را دارند که بهصورت خودکار، فرایند دسترسی به نرمافزارها و سیستمها را مدیریت کنند. آنها همه درخواستهای دسترسی را زیر نظر میگیرند و از رعایت پروتکلهای امنیتی در سیستم اطمینان کسب میکنند. بدین ترتیب نهتنها کارایی افزایش مییابد بلکه امنیت سازمان نیز تقویت میشود.
انجام وظایف روزمره
یکی از کاربردهای عمومی و رایج چت باتها، استفاده از آنها در انجام وظایف روزمره است. کارهایی مانند زمانبندی جلسهها، مدیریت تقویم، پیگیریها و… امور سادهای هستند که انجامشان به روش سنتی میتواند زمانبر و غیربهینه باشد. در این موارد استفاده از یک دستیار هوشمند بسیار مفید است.
حفظ ایمنی و بهرهوری در محل کار
جنبه کمتر شناختهشده چت باتهای درون سازمانی، توانایی آنها در حفظ استانداردهای بهرهوری و ایمنی در محل کار است. این نرمافزارها میتوانند برنامه حضوروغیاب کارکنان در دفتر را تنظیم کنند و مانع از ایجاد ازدحام در شرکت شوند. همچنین با سؤالات هوشمندانه خود، وضعیت سلامت کارکنان را بررسی کنند.
رباتهای سازمانی همچنین در مواقع اضطراری مانند وقوع آتشسوزی یا تهدیدهای دیگر، پیام فوری به همه کارکنان ارسال میکنند و دستورالعملهای لازم را ارائه میدهند. با این قابلیتها، چت باتها محیط کار را از بروز حادثه و نفوذ عوامل مخرب حفظ میکنند و باعث سلامت سازمان میشوند.
پشتیبانی از مدیریت مالی
کارکنان میتوانند هزینهها و جزئیات مالی سازمان را در چت باتها وارد کنند و از آن گزارشهای مالی تحویل بگیرند. همچنین مواردی مانند پردازش پرداختها، یادآوری ضربالاجلهای مالی و تجزیهوتحلیل مالی با استفاده از این رباتهای هوشمند ساده و سریع است.
بدین ترتیب، چت باتهای سازمانی با خودکارسازی فرایندهای مالی و ارائه گزارشهای دقیق، به کاهش بار اداری سازمان کمک میکنند. سازمان از این طریق میتواند از نیروهای خود در موارد مهمتری استفاده کند.
پشتیبانی چندزبانه
برخی از چت باتهای داخلی قابلیت پشتیبانی از زبانهای مختلف را دارند. این ویژگی برای شرکتهای بینالمللی و سازمانهای با کارکنان از مناطق جغرافیایی مختلف بسیار مهم است. چت باتها میتوانند به زبانهای مختلف پاسخگوی سؤال کارکنان باشند و متناسب با فرهنگ و آدابورسوم آنها پاسخ دهند.
با این ویژگی موانع زبانی از میان برداشته میشود و دیگر نیازی به مترجم برای کارکنان غیربومی نیست. همچنین رباتهای سازمانی میتوانند محتوای آموزشی را متناسب با نیاز و خواست کاربر در اختیارش بگذارند و به توسعه انسانی کمک کنند.
مزیتهای استفاده از چت بات سازمانی
باتوجهبه کاربرد گسترده چت بات هوشمند، اکنون میتوانیم مزیتهای این نرمافزار را بهتر درک کنیم. از جمله مزیتهای این نرمافزار درون سازمانی عبارت است از:
| مزیتهای بات سازمانی |
| افزایش بهرهوری کارکنان |
| کاهش هزینهها |
| بهبود تجربه کارکنان |
| بهبود امنیت سازمان |
| بهبود فرایندهای منابع انسانی |
| افزایش سرعت و دقت در تصمیمگیری |
| سفارشیسازی و انعطافپذیری |
| افزایش خلاقیت و نوآوری |
| بهبود ارتباطات داخلی |
| مقیاسپذیری و سازگاری با رشد سازمان |
انواع چت بات سازمانی
بهطورکلی چت باتهای درون سازمانی به دو دسته چت باتهای مبتنی بر قوانین (Rule-Based Chatbots) و چت باتهای مبتنی بر هوش مصنوعی (AI-Powered Chatbots) تقسیم میشوند. در ادامه درباره هرکدام از این نرمافزارها توضیحات کامل و بیشتری ارائه میکنیم.
چت بات مبتنی بر قوانین
این رباتها سادهترین شکل چت باتها هستند و بر اساس مجموعهای از قوانین و دستورات ازپیشتعیینشده عمل میکنند. آنها تنها میتوانند به سؤالاتی پاسخ دهند که قبلاً برای آن برنامهریزی شدهاند. به همین دلیل توانایی پاسخگویی به سؤالات خلاقانه یا باز را ندارند و نمیتوانند موضوعی را تحلیل کنند.
از همین رو، چت باتهای مبتنی بر قوانین عمدتاً برای پاسخگویی به سؤالات متداول کارکنان و انجام وظایف ساده استفاده میشوند. ویژگی سادهبودن این رباتها باعث کاهش هزینه راهاندازی و توسعه آنها شده است. همچنین به دلیل عدم وابستگی به هوش مصنوعی پایداری بیشتری دارند و کمتر دچار خطا میشوند.
چت بات مبتنی بر هوش مصنوعی
دسته دیگری از چت باتها، نرمافزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی یا (AI-Powered Chatbots) هستند. آنها نمونه پیشرفته رباتهای درون سازمانی هستند که توانایی پاسخگویی به سؤالات پیچیده با بهرهگیری از هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی (NLP) را دارند.
این دسته از چت باتها میتوانند با گذشت زمان از تعامل با کاربران یاد بگیرند و خود را با نیازهای جدید سازمان تطبیق دهند. آنها قادرند وظایف پیچیدهای؛ مانند آموزش کارکنان، کمک به حل مشکلات فنی و… را انجام دهند. افزایش کارایی، انعطافپذیری بالا و صرفهجویی در زمان از جمله مزیتهای کار با این نرمافزار است.
چت بات سازمانی تودی
اکنون که با انواع، کاربردها و مزیتهای چت باتهای سازمانی آشنا شدیم، نوبت به معرفی یکی از بهترینهای آن میرسد. بات سازمانی تودی، نرمافزار مبتنی بر هوش مصنوعی و از شرکت پرافتخار تودی است.
این ربات که توسط متخصصهای ایرانی طراحی و تولید شده میتواند پاسخگوی بسیاری از نیازهای ساده و عمومی کارکنان باشد. از جمله ویژگیهای چت بات سازمانی تودی عبارت است از:
- قابلیت یکپارچگی: این نرمافزار میتواند با سیستمهای داخل سازمان نظیر نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتری یکپارچه شود.
- پاسخ به سؤالات و نیازهای کاربران: چت بات درون سازمانی تودی به سؤالات متداول و عمومی کارکنان پاسخ میدهد.
- جمعآوری و تحلیل داده: این ربات هوشمند قابلیت دریافت دادههای کاربران و تحلیل آنها را دارد. اطلاعات بهدستآمده از این تحلیلها میتواند در بهبود خدمات، فرایندهای سازمانی و… استفاده شود.
- مقیاسپذیری: چت بات داخلی تودی میتواند خود را با افزایش تعداد کاربران و پیچیدهشدن وظایف انطباق دهد.
- امنیت داده: این نرمافزار با بهرهگیری از پروتکلهای امنیتی بینالمللی، بهخوبی از اطلاعات حساس کاربران محافظت میکند.
- پشتیبانی فارسی و ۲۴ ساعته: ویژگی متمایزکننده چتبات سازمانی تودی، پشتیبانی فارسی آن توسط تیمی از بهترین متخصصهای ایرانی در ۲۴ ساعت شبانهروز است.
سخن پایانی؛ chatbot سازمانی، نیاز روبهافزایش سازمانها
چت بات درون سازمانی به کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری در بسیاری از سازمانها کمک کرده است. کارکنان دیگر لازم نیست وقت و تمرکز زیادی را برای وظایف ساده و روزمره گذارند. آنها اکنون با چت باتها میتوانند وظایف مهمتر و استراتژیکتری را برعهده گیرند.
یکی از بهترین چت باتهایی که در این مقاله معرفی شد، چت بات سازمانی تودی است. این نرمافزار اکثر ویژگیهای چت باتهای معتبر جهانی را دارد، ضمن اینکه از پشتیبانی فارسی و ۲۴ ساعته نیز بهره میبرد. برای تهیه نسخه رایگان این ربات هوشمند و دریافت مشاورههای بیشتر به همکاران ما پیام دهید.
سؤالات پرتکرار
