هوش مصنوعی در منابع انسانی چیست؟ (راهنمای جامع کاربردها، مزایا و انتخاب نرم‌افزار)

در دهه‌های ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰ فرایندهای منابع انسانی در سازمان‌ها زمان‌بر و پرهزینه‌ بود و زمزمه‌هایی درباره انقلاب تکنولوژیک در آینده می‌شد. در مجله‌های فناوری آن زمان مانند Wired درباره آینده‌ای صحبت می‌شد که پایگاه داده و یادگیری ماشینی به فرایند استخدام کمک می‌کنند.

بدین ترتیب، اولین تحولات با تولید نرم‌افزارهای مدیریت حقوق و دستمزد و سیستم‌های ثبت حضوروغیاب رخ داد. به‌تدریج و در دهه ۲۰۰۰ نخستین چت‌بات‌ها عرضه شدند اما به دلایلی همچون داده‌های محدود و عدم پذیرش سازمانی، این فناوری تا سال‌ها گسترش چندانی پیدا نکرد.

امروزه هوش مصنوعی در منابع انسانی به جایگاه بالایی رسیده است:

• ۷۶ درصد از رهبران منابع انسانی معتقدند، اگر سازمان آن‌ها از راهکارهای هوش مصنوعی ظرف ۱۲ تا ۲۴ ماه آینده استفاده نکند، از رقبا عقب خواهند ماند.
• ۶۶ درصد از مدیران اجرایی فکر می‌کنند که هوش مصنوعی می‌تواند منابع انسانی را تقویت کند.
• ۵۰ درصد از مدیران منابع انسانی باور دارند که هوش مصنوعی می‌تواند منابع انسانی را متحول کند.

این‌ها تنها بخشی از آمارهای مربوط به اهمیت و جایگاه AI در منابع انسانی است. برای اینکه درک عمیق‌تری از نقش Ai در فرایند جذب و استخدام به دست آوریم، لازم است با کاربردهای این فناوری بیشتر آشنا شویم.

کاربردهای هوش مصنوعی در منابع انسانی

سؤال مهم این است که هوش مصنوعی با چه قابلیت‌هایی به جایگاه امروزی خود در منابع انسانی رسیده است. از جمله کاربردهای Ai در منابع انسانی عبارت است از:

مدیریت عملکرد Performance Management

منظور از مدیریت عملکرد، ارزیابی، پایش و بهبود عملکرد کارکنان است. با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانید این فرایند را به‌صورت بهینه‌تر و یکپارچه‌تر انجام دهید.

به‌عنوان‌مثال، در بخش تحلیل عملکرد، هوش مصنوعی قادر است حجم عظیمی از داده‌های مرتبط با عملکرد کارکنان را بررسی کند. از جمله این داده‌ها می‌توان به شاخص‌های کلیدی عملکرد (بهره‌وری، سرعت انجام وظایف و…)، داده‌های رفتاری (مانند تعاملات درون‌ سازمانی) و اطلاعات تاریخی (مقایسه ارزیابی‌های گذشته با عملکرد کنونی) اشاره کرد.

با استفاده از این تحلیل‌ها، مدیران می‌توانند تصمیم‌های بهتری بگیرند؛ ضمن اینکه از قابلیت Ai برای ارائه بازخوردهای شخصی‌سازی شده به کارکنان استفاده کنند. از جمله موارد دیگر کاربرد هوش مصنوعی در HR برای Performance Management عبارت است از:

• شناسایی استعدادهای برتر
• تشخیص نیازهای آموزش
• پیش‌بینی عملکرد آینده کارکنان و نیازهای تیم

فرایندهای ورود و خروج (Onboarding and Offboarding)

ورود و خروج کارکنان یکی از مهم‌ترین فرایندهای سازمانی است که بر وجهه سازمان، تجربه کارکنان و بهره‌وری تأثیر مستقیمی می‌گذارد. هوش مصنوعی در این بخش راهکارهایی دارد که به تسریع فرایند، افزایش دقت، بهبود تجربه کارکنان و تصمیمات بهتر سازمان کمک می‌کند.

در موضوع Onboarding، هوش مصنوعی می‌تواند بر اساس نقش، تخصص و سابقه افراد، برنامه ورود آن‌ها به سازمان را شخصی‌سازی کند؛ همچنین منابع آموزشی مناسب را برای موفقیت کارکنان جدید پیشنهاد دهد. خودکارسازی مراحل اداری ورود کارکنان، استفاده از چت‌بات‌ها برای راهنمایی آن‌ها و… از جمله موارد دیگر است.

برای Offboarding و فرایند خروج کارکنان، هوش مصنوعی به ساده شدن مدیریت حقوق و مزایای کارکنان کمک زیادی می‌کند. سازمان داده محور می‌تواند با ابزار نظرسنجی و تحلیل داده هوش مصنوعی، از نیروها در هنگام خروج بازخورد بگیرد.

همچنین کسب اطمینان از اینکه امنیت اطلاعات با خروج نیرو از سازمان به خطر نمی‌افتد و تحلیل دلایل خروج، مزیت‌های دیگر Ai در این قسمت است. سازمان با کمک هوش مصنوعی می‌تواند ارتباطات مثبت خود با کارکنان خارج شده را نیز همچنان حفظ کند.

جذب و استخدام نیرو (Recruitment)

یکی از مهم‌ترین فرایندهای منابع انسانی که می‌تواند تأثیر مستقیمی بر موفقیت و بهره‌وری سازمان بگذارد، جذب و استخدام نیرو است. در سال‌های اخیر، هوش مصنوعی تحولات بزرگی را در این بخش رقم زده است. این تکنولوژی در موضوع جذب و استخدام به افزایش دقت، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، بهبود تجربه داوطلبان و… کمک فراوانی کرده است.

هوش مصنوعی با تحلیل داده‌های سازمانی می‌تواند نیازهای شغلی را شناسایی کند. همچنین با الگوریتم‌های پیش‌بینی این فناوری، سازمان می‌تواند نقش‌های موردنیاز آینده را تشخیص دهد. AI در HR قابلیت تدوین و انتشار آگهی‌های شغلی تأثیرگذار را نیز دارد.

برخلاف گذشته که فرایند غربالگری رزومه زمان‌بر و پراشتباه بود، اکنون این امور با هوش مصنوعی مؤثر و کارا انجام می‌شود. با هوش مصنوعی می‌توان رزومه‌ها را بر اساس مهارت‌ها و تجربه رتبه‌بندی کرد و تناسب فرهنگی داوطلبان با سازمان را سنجید. Ai در مصاحبه شغلی و ارزیابی داوطلبان نیز می‌تواند نقش مهمی ایفا کند.

توسعه منابع انسانی (Human Resource Development)

توسعه منابع انسانی (HRD) به فعالیت‌ها و فرایندهایی اشاره دارد که باعث بهبود مهارت و توانمندسازی کارکنان می‌شود. استفاده از دستیار هوش مصنوعی در منابع انسانی می‌تواند به افزایش دقت و کارایی این فعالیت‌ها، صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان، ارتقای تجربه کارکنان و آماده‌شدن سازمان برای تحولات آینده کمک کند.

هوش مصنوعی با تحلیل داده‌های عملکردی کارکنان نیازهای آموزشی افراد را شناسایی می‌کند؛ همچنین می‌فهمد آن‌ها برای حفظ بهره‌وری خود در آینده به چه آموزش‌هایی نیاز خواهند داشت. Ai این قابلیت را دارد که دوره‌های آموزشی متناسب با نیاز، مهارت و سبک یادگیری هر فرد را طراحی کند.

علاوه بر آموزش، هوش مصنوعی در موضوع ارتقای شغلی کارکنان نیز ظرفیت‌های فراوانی دارد. این فناوری می‌تواند فرصت‌های رشد را برای استفاده حداکثری سازمان از استعدادهای برتر معرفی کند.

همچنین، تحلیل اثربخشی برنامه‌های آموزشی، بهینه‌سازی آن‌ها و کمک به ایجاد محیط‌های یادگیری جذاب و تعاملی، از جمله کاربردهای دیگر هوش مصنوعی در این زمینه است.

افزایش مشارکت کارکنان (Employee Engagement)

در سال‌های اخیر مشارکت کارکنان در امور سازمان اهمیت زیادی یافته است. شرکت‌ها به دنبال جذب و استخدام نیروهایی هستند که به سازمان و نقش خود در آن تعهد عاطفی و فکری داشته باشند. هوش مصنوعی در این زمینه نیز می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای ایفا کند.

با کمک ابزارهای Ai می‌توان از طریق تحلیل داده‌های ارتباطی (ایمیل‌ها، چت‌ها و…) احساسات کارکنان و میزان رضایت آن‌ها را تحلیل کرد. همچنین از این طریق می‌توان رفتار کارکنان و احتمال ترک شغل از طرف آن‌ها را پیش‌بینی کرد. Ai قابلیت طراحی نظرسنجی‌های دقیق و کاربردی نیز دارد که با استفاده از آن می‌توان میزان رضایت کارکنان را سنجید.

هوش مصنوعی با ویژگی تدوین برنامه‌های مشارکتی شخصی‌سازی شده، از جنبه‌های دیگری به افزایش مشارکت کارکنان کمک می‌کند. مثلاً برای کارکنان علاقه‌مند به یادگیری، دوره‌های آموزشی مرتبط پیشنهاد دهد. پاسخ‌گویی فوری به سؤالات کارکنان، جمع‌آوری بازخوردها و تحلیل آن‌ها از جمله قابلیت‌های دیگر این تکنولوژی است.

افزایش بهره‌وری (Productivity)

موضوع بهره‌وری یکی از مهم‌ترین کاربردهای هوش مصنوعی در حوزه منابع انسانی است. سازمان با استفاده از این تکنولوژی فرایندهای زمان‌بر را با سرعت زیادی انجام می‌دهد. همچنین از دردسرهای فعالیت‌های پیچیده‌ای نظیر تحلیل داده رهایی پیدا می‌کند و از این طریق، بهره‌وری در سطوح فردی و سازمانی افزایش می‌یابد.

هوش مصنوعی باعث خودکار شدن وظایف تکراری و زمان‌بر می‌شود و به کارکنان کمک می‌کند روی فعالیت‌های استراتژیک تمرکز کنند. این تکنولوژی همچنین با زمان‌بندی هوشمند کارها، آن‌ها را بر اساس شاخص‌های مختلف اولویت‌بندی می‌کند. به‌عنوان‌مثال دیگر لازم نیست نگران بهترین ساعت برگزاری جلسات، یادآوری وظایف و… باشید.

Ai در بخش‌های دیگری نظیر ارائه ابزارهای همکاری و ارتباطات پیشرفته، دستیارهای مجازی، تشخیص فرسودگی شغلی و… مؤثر و کاراست. این ویژگی‌ها به طور مستقیم و غیرمستقیم باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت، صرفه‌جویی در زمان و بهبود فرهنگ سازمانی می‌شوند.

تنوع و شمول (Diversity and Inclusion)

بسیار مهم است که سازمان پذیرای نیروهایی با پیشینه‌ها، ویژگی‌ها و تجربیات مختلف باشد و آن‌ها از حضور در سازمان احساس ارزشمندی کنند. این ویژگی باعث افزایش خلاقیت و نوآوری، بهبود تصمیم‌گیری، جذب و حفظ استعدادهای برتر، ارتقای شهرت و برند سازمان و… می‌شود. برای این منظور استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند راهگشا باشد.

Ai می‌تواند سوگیری‌های آگاهانه یا ناخودآگاهی که مانع ایجاد تنوع در سازمان می‌شود، در فرایند استخدام شناسایی و رفع کند. این از طریق تحلیل داده‌های استخدام، بررسی زبان آگهی، تحلیل روش غربالگری و نتایج مصاحبه ممکن می‌شود. بدین ترتیب، هوش مصنوعی با ایجاد تغییراتی در فرایند استخدام به کاهش تأثیرگذاری نام، جنسیت، نژاد و… در این فرایند کمک می‌کند.

Ai قادر است وضعیت تنوع در تیم‌ها و سازمان را با تحلیل داده‌های جمعیت‌شناختی و عملکردی ارزیابی کند. نتیجه این تحلیل به سازمان در شناسایی حوزه‌های با تنوع کم کمک می‌کند.

علاوه بر این‌ها، هوش مصنوعی در بخش‌هایی مانند طراحی فرایندهای استخدام فراگیر، افزایش شمول در فرهنگ سازمانی و پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های داده‌محور بسیار راهگشاست. همه این‌ها تأثیرات مثبت وسیعی بر افزایش تنوع و شمول در سازمان می‌گذارند.

این‌ها تنها تعداد از مهم‌ترین کاربردهای هوش مصنوعی در منابع انسانی بود. از جمله کاربردهای دیگر این تکنولوژی در حوزه منابع انسانی عبارت است از:

• مدیریت مزایا (Benefits Administration): هوش مصنوعی می‌تواند به کارکنان در موضوع برنامه‌های مزایا (مانند بیمه، بازنشستگی و مرخصی) مشاوره دهد.
• چت‌بات‌ها (Chatbots): چت‌بات‌های مبتنی بر هوش مصنوعی به سؤالات متداول کارکنان درباره سیاست‌ها، قوانین و فرایندهای سازمان پاسخ می‌دهند.
• پردازش حقوق و دستمزد (Payroll Processing): محاسبه حقوق و دستمزد با هوش مصنوعی دقیق و سریع انجام می‌شود.
• برنامه‌ریزی نیروی کار (Workforce Planning): با هوش مصنوعی و ویژگی تحلیل داده آن می‌توان نیازهای آینده سازمان به نیروی کار را پیش‌بینی کرد.

مزایای هوش مصنوعی در منابع انسانی

اکنون و با توجه‌ به موارد استفاده‌ای که از هوش‌مصنوعی در منابع انسانی نام بردیم، بهتر می‌توانیم به مزیت‌های این تکنولوژی در این بخش پی ببریم.

معایب هوش مصنوعی در منابع انسانی

اگرچه هوش مصنوعی مزیت‌های زیاد و متنوعی برای منابع انسانی دارد؛ اما این تکنولوژی از جهاتی می‌تواند سازمان را با خطر مواجه کند. شرکت‌ها باید نسبت به این خطرها هوشیار باشند و اقدامات لازم را دراین‌رابطه انجام دهند. به‌طورکلی ضعف‌های هوش مصنوعی در منابع انسانی در ۴ بخش هویدا می‌شود:

• نیاز هوش مصنوعی به آموزش
• خطر تعصب در الگوریتم‌های هوش مصنوعی
• حریم خصوصی و امنیت داده
• کاهش ارتباط انسانی با کارکنان

هوش مصنوعی برای ارائه عملکرد مطلوب به داده‌های زیادی نیاز دارد و باید آموزش ببیند. این فرایند شامل جمع‌آوری داده، تعیین شاخص‌ها، ایجاد قواعد و جریان‌های کاری و نظارت مستمر می‌شود. این فعالیت‌ها برای سازمان هزینه مالی و زمانی به دنبال دارد. آن‌ها همچنین باید با نظارت دقیق و مستمر، هماهنگ با تحولات تکنولوژیک انجام شوند.

از طرفی، با اینکه یکی از مزیت‌های هوش مصنوعی ایجاد تنوع و شمول در سازمان است؛ اما این فناوری ممکن است رفتار متفاوتی داشته باشد. اگر هوش مصنوعی اشتباه آموزش ببیند یا نادرست تنظیم شود، می‌تواند تحلیل‌های مغرضانه‌ای به زیان منافع سازمان انجام دهد. مثلاً گروه‌های خاصی از متقاضیان کار را حذف کند و… .

نکته دیگری که باید در استفاده از این تکنولوژی به یاد داشت، خطر هک‌شدن، حملات سایبری و… آن‌هاست. Ai در منابع انسانی از اطلاعات حساس مرتبط با کارکنان استفاده می‌کند. اگر نکات امنیتی و حریم خصوصی درباره آن‌ها رعایت نشود، این احتمال هست که اطلاعات مورد سوءاستفاده، حمله و هک قرار بگیرد.

این را نیز نباید نادیده بگیریم که هوش مصنوعی در بسیاری از سازمان‌ها، فاصله‌گرفتن مدیران از کارکنان را به همراه داشته است. مدیران عملکرد کارکنان را تنها بر اساس اعداد و ارقام ارزیابی کرده‌اند و نتوانسته‌اند ارزش واقعی کار آن‌ها را بسنجند. این باعث بی‌اعتمادی نیروها و در بعضی بخش‌ها، تصمیم‌گیری نادرست شده است.

دستیار هوشمند منابع انسانی تودی

اکنون که با جنبه‌های مختلف هوش مصنوعی در منابع انسانی آشنا شدیم، بهتر است با استفاده از ابزاری مؤثر، اقدامی عملی برای افزایش بهره‌وری سازمان انجام دهیم. یکی از بهترین ابزارهایی که در این زمینه وجود دارد، دستیار هوشمند منابع انسانی تودی Today است.

این فناوری به قابلیت‌هایی مجهز است که می‌تواند نیاز سازمان را در بخش‌های مختلفی برطرف کند؛ از جمله:

• حقوق و دستمزد: کارکنان از طریق این دستیار می‌توانند آخرین اطلاعات را درباره سیستم حقوق و مزایای سازمان به دست آورند.
• شیوه‌نامه وام و تسهیلات: اگر نیرویی به دریافت وام و تسهیلات احتیاج داشته باشد، می‌تواند از مشاوره‌های تخصصی دستیار منابع انسانی تودی استفاده کند.
• آیین‌نامه حضور و غیاب: دستیار هوشمند به سؤالات کارکنان درباره آیین‌نامه حضوروغیاب سازمان پاسخ می‌دهد.
• مشاوره: اگر نیروهای سازمان در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود دچار چالش شده باشند، دستیار منابع انسانی تودی به آن‌ها کمک می‌کند.

این‌ها تنها چند مورد از موارد استفاده از دستیار هوشمند منابع انسانی تودی در سازمان‌هاست. با آموزش‌دادن به این هوش مصنوعی و پشتیبانی تخصصی تیم کارشناسان تودی می‌توان بر قابلیت‌های این فناوری افزود.

کلام پایانی؛ ساختن آینده با هوش مصنوعی در منابع انسانی

در آینده‌ای نزدیک، هوش مصنوعی تحولات بیشتر و بزرگ‌تری را در صنعت و منابع انسانی سازمان‌ها رقم خواهد زد. سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند فقط یک تماشاگر باشند؛ آن‌ها باید به میدان بیایند و خود را به بهترین و پیشرفته‌ترین فناوری‌های هوش مصنوعی مجهز کنند. از طریق این رهیافت، ماندن در بازار و رقابت با رقبا ممکن خواهد بود.

یکی از بهترین فناوری‌های ایجاد شده در این زمینه، دستیار هوشمند منابع انسانی تودی که بر بستر نرم افزار چت سازمانی مستقر است. این تکنولوژی بومی توسط بهترین متخصص‌های ایرانی طراحی شده و می‌تواند پاسخگوی نیازهای مختلف منابع انسانی باشد. برای دریافت نسخه رایگان این نرم‌افزار و اطلاعات بیشتر، همین‌الان با همکاران ما تماس بگیرید.