دستیار هوشمند سازمانی یکی از مهمترین جلوههای ظهور و تأثیرگذاری هوش مصنوعی است. این ابزار مبتنی بر تکنولوژی Ai به شرکتها و سازمانها کمک میکند تا فرایندهای کاری و امور روزانه را بهصورت کارآمد انجام دهند.
نرمافزارهای دستیار هوشمند سازمانی همچون یک متخصص و کارشناس در کنار نیروهای سازمانی قرار میگیرند تا آنها وظایف خود را بهتر و سریعتر انجام دهند. تحلیل دادهها، ارائه پیشنهاد و اجرای خودکار بسیاری از وظایف از جمله قابلیتهای این فناوری است. در ادامه مزیتهای این تکنولوژی را با جزئیات بیشتری شرح میدهیم.
مزایای دستیار هوشمند سازمانی
از جمله مزیتهای استفاده از Smart Assistant در فرایندهای سازمانی عبارت است از:
کاهش جابهجایی در بین نرمافزارهای مختلف
کارکنان شما احتمالاً روزانه با نرمافزارهای مختلفی سروکار دارند. جابهجایی بین این نرمافزارها وقتگیر است. به همین دلیل بهتر است از ابزار و اپلیکیشن ویژهای استفاده کنید که مدیریت کار با نرمافزارها را آسان میکند. با قابلیت بعضی از دستیارهای هوشمند سازمانی، میتوانید بهصورت یکپارچه و بدون اتلاف وقت با نرمافزارهای مختلف کار کنید.
افزایش رضایت و تعامل کارکنان
کارکنان معمولاً با حجم زیادی از وظایف و عوامل حواسپرتی، مانند اعلانهای اپلیکیشنهای موبایل و… روبهرو هستند. این عوامل باعث کاهش تمرکز نیروها میشود و خستگی ذهنی، کاهش بهرهوری و در نهایت، کاهش رضایت شغلی را به همراه دارد.
استفاده از دستیار سازمانی به ایجاد محیط سادهتر و متمرکزتر در محل کار کمک میکند. نیروها با قابلیتهای این نرمافزار میتوانند نظارت سادهتری بر امور داشته باشند. آنها اگر سؤالی داشته باشند، بدون آنکه لازم باشد صفحه جدیدی در مانیتور باز کنند، از چتبات استفاده میکنند.
بدین ترتیب، کارکنان زمان کمتری را صرف وظایف تکراری و بیهوده میکنند و میتوانند با تمرکز بیشتری کارهای اصلی را انجام دهند. در نهایت این موضوع، افزایش رضایت شغلی، مشارکت بیشتر کارکنان در فعالیتهای سازمانی و بهرهوری بیشتر را به ارمغان میآورد.
افزایش جذابیت محل کار
با تهیه و استفاده از دستیار AI سازمانی به کارفرمای جذابتری تبدیل میشوید. از چالشها و پیچیدگیهای کاری کاسته میشود و کارکنان وظایف خود را بهتر و روانتر انجام میدهند. نیروها احساس احترام بیشتری دریافت میکنند که این موضوع تأثیر مستقیمی بر عملکرد سازمان میگذارد.
افزایش امنیت اطلاعات
Smart Assistant از جنبههای مختلفی به افزایش امنیت اطلاعات در سازمانها کمک میکند. هنگامی که نرمافزارها از طریق این ابزار به هم متصل میشوند، مدیریت دسترسیها متمرکز میشود. نتیجه اینکه از دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری میشود و کنترل متمرکزی برای مدیریت مجوزها و سطوح دسترسی پدید میآید.
علاوه بر این، احتمال بروز خطاهای انسانی و به خطر افتادن امنیت اطلاعات کاهش مییابد. با دستیار هوش مصنوعی سازمانی، دیگر نیازی به رفتوآمدهای مکرر از ابزارهای مختلف نیست. با مدیریت متمرکز این فناوری، کمتر شاهد ارسال اطلاعات حساس به افراد نادرست، تنظیم نادرست مجوزها در ابزارهای مختلف و… خواهیم بود.
کاهش خطر نشت اطلاعات، کاهش نقاط نفوذ به سیستم و افزایش شفافیت از جمله ویژگیهای امنیتی دیگر دستیار AI سازمانی است. این مزیتها نهتنها باعث حفظ محرمانگی دادههای سازمانی میشود، بلکه اعتماد کارکنان و مشتریان به سازمان را نیز افزایش میدهد.
تصمیمگیری مبتنی بر داده
ویژگی دیگر دستیار سازمانی مبتنی بر هوش مصنوعی که باعث مزیت آن شده، کمک به تصمیمگیریهای مبتنی بر داده در سازمان است. این تکنولوژی با جمعآوری، تحلیل و ارائه دادههای بهروز، نقش کلیدی در بهبود فرایند تصمیمگیری در سازمانها ایفا میکند.
با متصلشدن این فناوری به منابع داده نظیر نرمافزارهای CRM، ERP و…، اطلاعات طبق آخرین تغییرات در اختیار تصمیمگیران قرار میگیرد. همچنین با خودکار شدن فرایند جمعآوری داده، احتمال بروز خطاهای انسانی در این فرایند کاهش مییابد. در نتیجه، کارکنان با اطمینان بیشتری تصمیمگیری میکنند.
دستیار شخصی هوشمند سازمانی این قابلیت را دارد که با تحلیل دادهها، الگوها و روندهای مهم را شناسایی کند. مدیران و تصمیمگیران میتوانند نتیجه این تحلیلها را بهصورت گرافیکی و تعاملی مشاهده کنند و بیشترین استفاده را از آنها ببرند.
پیشبینی آینده با استفاده از الگوریتمهای هوشمند، پیشنهاد راهحلهای جایگزین، قابلیت فیلترکردن اطلاعات غیرضروری و… از جمله ویژگیهای دیگر این ابزار است. اگر سازمان به این جنبه از کاربردهای دستیار AI سازمانی اهمیت دهد، میتواند بهرهوری را به نحو چشمگیری افزایش دهد.
استفاده از دستیار هوشمند سازمانی چه اهمیتی دارد؟
باتوجهبه توضیحاتی که دادیم، دلایل اهمیت استفاده از دستیار هوشمند سازمانی تودی عبارت است از:
| افزایش بهرهوری کارکنان |
| بهبود تصمیمگیری |
| کاهش خطاهای انسانی |
| افزایش رضایت کارکنان |
| کاهش هزینهها |
| تقویت همکاری و تعاملات سازمانی |
| هماهنگی با تغییرات سازمانی |
انواع دستیار هوشمند سازمانی
انواع مختلفی از دستیارهای هوشمند سازمانی در بازار موجود است که شرکتها میتوانند بسته به نیاز خود از آنها استفاده کنند. در ادامه شما را با انواع این فناوری بیشتر آشنا میکنیم.
چتباتها و دستیارهای مکالمهای
چتباتها یکی از رایجترین دستیارهای هوشمند سازمانی هستند. نمونههای سازمانی این فناوری به طور ویژه با هدف بهبود تعاملات و افزایش بهرهوری در محیط کار طراحی شدهاند. آنها با استفاده از فناوری هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی NLP با کاربر مکالمه میکنند و به نیازهای او پاسخ میدهند.
چتباتهای سازمانی این قابلیت را دارند که به سؤالات متداول کارکنان مانند سیاستهای سازمانی، راهنماییهای فنی و… پاسخ دهند. بدین ترتیب در وقت و انرژی سازمان صرفهجویی میشود و واحدهای پشتیبانی و منابع انسانی بهینهتر عمل میکنند.
همچنین وظایفی مانند زمانبندی جلسات، یادآوریها و… با چتباتها بهتر و سریعتر انجام میشود. کارکنان میتوانند وقت و تمرکز خود را صرف کارهای مهمتری کنند. بد نیست بدانید، دستیارهای مکالمهای قابلیت استخراج و گزارشدهی اطلاعات نیز دارند و در این فرایند نیز، عصای دست سازمان هستند.
انواع مختلفی از چتباتها در دنیا وجود دارد. شرکتهای گوگل و مایکروسافت، Google Assistant و Microsoft Teams را معرفی کردهاند. Amazon Alexa دستیار مکالمهای مطرح دیگری است. در ایران نیز شرکت تودی یکی از کاملترین و مجهزترین چت باتهای سازمانی را عرضه کرده است.
دستیار مدیریت وظایف و بهرهوری
در هر سازمانی تعداد زیادی وظایف روزمره و فرایندهای تکراری وجود دارد. دستیارهای هوشمند سازمانی قابلیت خودکارسازی این وظایف و فرایندها را دارند و باعث بهبود کارایی و بهرهوری میشوند.
بهعنوانمثال، با دستیار مدیریت وظایف و بهرهوری میتوانید بهترین زمان را برای برگزاری جلسات تعیین کنید یا ایمیلها را بر اساس اهمیت اولویتبندی کنید. این ابزار قابلیت یکپارچه شدن با نرمافزارهای دیگر مانند Gmail، Google Calender و… را نیز دارد.
ویژگی تحلیل دادهها و ارائه پیشنهادهای هوشمند این ابزار به سازمان در تصمیمگیریها کمک زیادی میکند. دستیار مدیریت وظایف و بهرهوری همچنین باعث افزایش شفافیت در وظایف و اولویتها میشود که این تأثیر مثبتی بر هماهنگی تیمها و کاهش اتلاف وقت میگذارد.
Trello، Asana، Microsoft To Do و Monday.com از جمله ابزارها و پلتفرمهای طراحیشده در این زمینه هستند. آنها به سادهتر شدن فرایندهای کاری و بهبود بهرهوری در سازمان کمک زیادی میکنند.
دستیارهای تجزیه و تحلیل داده
دستهای از دستیارهای هوشمند سازمانی هستند که به طور ویژه برای پردازش، تحلیل و تفسیر دادهها استفاده میشوند. مدیران با استفاده از این ابزارها میتوانند الگوها، روندها و بینشهای ارزشمند را از دادههای خام استخراج کنند و در تصمیمگیریها به کار ببرند.
در سازمانهای بزرگ نرمافزارهای مختلفی مانند CRM ، ERP و… مستقر است که مدیریت یکپارچه آنها بدون دستیار هوشمند سازمانی مشکل است. دستیار هوشمند به سازمان امکان میدهد که دادهها را از سیستمها و نرمافزارهای مختلف استخراج کند. بدین ترتیب، دادههای جمعآوریشده با بهکارگیری در ابزارهای تحلیلی میتوانند بهصورت مؤثر استفاده شوند.
مدیران از طریق دستیارهای تجزیهوتحلیل داده به الگوهای پنهان و روند داده پی میبرند. این بینش به آنها کمک میکند تا برای آینده برنامهریزی کنند و تصمیمات لازم را بگیرند. همچنین با ویژگی گزارشهای گرافیکی و داشبوردهای تعاملی این ابزارها، کاربران میتوانند دادهها را بهصورت گرافیکی مشاهده و بررسی کنند.
Tableau، Power BI، Google Data Studio و Qlik Sense از جمله دستیارهای مشهور طراحیشده در این زمینه هستند. آنها قابلیت شناسایی روندها و روابط دادهها، ایجاد گزارشهای تعاملی و… را دارند.
دستیار ادغام سیستمها
گروهی از دستیارهای هوشمند به عنوان یک نرم افزار هوشمند سازمانی به طور ویژه با هدف یکپارچهسازی و اتصال سیستمها، نرمافزارها و منابع مختلف در یک پلتفرم واحد طراحی شدهاند. آنها باعث افزایش کارایی و سادهسازی فرایندها در سازمان میشوند.
برای مثال، ابزاری که بتواند نرمافزارهای CRM، ایمیل و مدیریت پروژه را به هم متصل کند، میتواند برای سازمان بسیار ارزشمند باشد. این دستیار با اجرای فرایندهای خودکار، مانند انتقال اطلاعات بین سیستمها، انجام وظایف تکراری را کاهش میدهد. همچنین با کاهش جابهجاییهای کاربر در بین نرمافزارهای مختلف، تمرکز و بهرهوری کارکنان افزایش مییابد.
از جمله ابزارهای معروفی که در این دسته از دستیارهای هوشمند سازمانی قرار میگیرند، عبارت است از: Zapier، IFTTT و Workato. اینها ابزارهای سادهای هستند که میتوانند نقش مهمی در ساده شدن امور سازمانی ایفا کنند.
دستیارهای پیشبینی و تصمیمگیری
این نوع از دستیارهای هوشمند سازمانی شباهت زیادی به دستیارهای تجزیهوتحلیل داده دارند. آنها نیز از دادههای خام برای تحلیل و پیشبینی آینده استفاده میکنند. همچنین با خودکارسازی فرایندها و کاهش خطای انسانی به افزایش بهرهوری کمک میکنند.
بااینحال، تفاوتهای اصلی در اهداف، فناوریهای مورداستفاده و نوع بینش ارائه شده است. در دستیارهای پیشبینی و تصمیمگیری، تمرکز بر استفاده از دادهها برای پیشبینی نتایج آینده و ارائه پیشنهاد برای تصمیمگیری است.
همچنین برخلاف دستیارهای تجزیهوتحلیل داده که در آنها از ابزارهای بصریسازی داده و تحلیل توصیفی استفاده میشود، دستیارهای پیشبینی و تصمیمگیری مبتنی بر مدلهای پیشبینی و بهینهسازی هستند. آنها از یادگیری ماشین و الگوریتمهای ریاضی برای تحلیل داده و ارائه پیشنهاد بهره میبرند.
این ابزارها با تحلیل دادههای گذشته و فعلی، بینشهای استراتژیکی ارائه میدهند که میتوانند برای برنامهریزی دقیقتر و بهرهوری بیشتر مورد استفاده قرار بگیرند. از جمله این دستیارها میتوان به IBM Watson، Salesforce Einstein Analytics و Microsoft Azure Machine Learning اشاره کرد.
بهترین دستیار هوشمند سازمانی کدام است؟
اکثر ابزارهایی که در این مقاله از آنها نام برده شد در چند ویژگی مشترک هستند؛ آنها دستیارهایی پرهزینه و منطبق بر نیاز شرکتهای خارجی هستند. استفاده از این نرمافزارها برای اکثر سازمانهای ایرانی بهصرفه نیست، ضمن اینکه به دلیل نبود پشتیبانی فارسی، سازمانهای داخلی نمیتوانند به شکل ایدئال از این فناوریها بهره ببرند.
به همین دلیل، پیشنهاد ما استفاده از دستیار هوشمند سازمانی تودی است. چتبات تودی بخشی از فناوری پیشرفته پیام رسان سازمانی تودی کانکت Today Connect است که قابلیت سفارشیسازی ممتازی دارد.
کلام پایانی؛ دستیار هوش مصنوعی سازمانی، راهکاری مؤثر و بهینه
یکی از بهترین و مؤثرترین ابزارها برای موفقیت شرکتها، دستیار سازمانی است. این تکنولوژی میتواند بهخوبی در بخشهای مختلف به خدمت گرفته شود و به انجام بهینه و بهصرفه امور کمک کند. انواع مختلفی از این فناوری در بازار موجود است که یکی از بهترین آنها چتبات تودی است.
چتبات تودی بخشی از راهکار پیامرسان سازمانی تودی کانکت Today Connect است. برای دریافت نسخه رایگان این نرمافزار و دریافت مشاورههای بیشتر، تنها کافی است با همکاران ما تماس بگیرید. هماکنون به کارشناسان تودی پیام دهید.
