سازمان‌ها در چشم‌انداز توسعه باید ارتباطات درون سازمانی مؤثری داشته باشند. این ویژگی به آن‌ها در انعطاف‌پذیری و نشان‌دادن واکنش بهتر در مواجهه با چالش‌ها کمک می‌کند. در این مقاله به معرفی ۷ نمونه از بهترین نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی می‌پردازیم. آن را بخوانید و شرکت خود را حداقل به یکی از این نرم‌افزارها مجهز کنید.
۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات سازمانی
پیش از انتخاب، باید بدانید نرم‌افزار ارتباطات سازمانی چیست؟ انواع مختلفی از این نرم‌افزار در بازار موجود است. تعدادی از آن‌ها با هدف تقویت همکاری ساخته می‌شوند و قابلیت اشتراک‌گذاری فایل، پیام‌رسانی فوری و… دارند. تعدادی از آن‌ها نیز با هدف مدیریت پروژه‌های پیچیده و بزرگ به مرحله عرضه می‌رسند.
پلتفرم‌های خبرنامه، اینترانت و پلتفرم‌های تجربه کارکنان، انواع دیگر این نرم‌افزارها است. نکته مهمی که باید در انتخاب نرم‌افزار ارتباط درون سازمانی در نظر بگیرید، نیازهای سازمانی است. باید بدانید سازمانتان با چه مشکلات و نارسایی‌های ارتباطی روبه‌رو است و باتوجه به آن تصمیم بگیرید.
همچنین داشتن رابط کاربری مناسب، امنیت و حریم خصوصی زیاد و قابلیت یکپارچگی با سایر ابزارها از شاخص‌های مهم دیگر انتخاب نرم‌افزار مناسب است. در نهایت باتوجه‌به هزینه‌ای که باید بپردازید، تصمیم درست را بگیرید و بهترین نرم افزار ارتباطات سازمانی را انتخاب کنید. در ادامه ۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات سازمانی را معرفی می‌کنیم.
- تودی کانکت Today Connect
نوبت به معرفی یکی از محبوب‌ترین پیام رسان‌های سازمانی یعنی Today Connect می‌رسد. این پیام رسان توسط متخصص‌های ایرانی تولید شده و تا امروز شرکت‌های مهم و معتبری از آن به‌عنوان نرم افزار چت سازمانی استفاده کرده‌اند.
این ابزار تقریباً تمام ویژگی‌های پیام‌رسان‌های خارجی را در خود جمع کرده؛ با این تفاوت که قیمت بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تری دارد. از جمله ویژگی‌های مهم تودی کانکت قابلیت ارسال و دریافت پیام متنی و صوتی، تماس گروهی، برچسب‌گذاری و طبقه‌بندی پیام‌هاست.
ویژگی امنیتی قوی این نرم‌افزار و حریم خصوصی آن، نگرانی سازمان‌ها را از بابت نشر اطلاعات برطرف می‌کند. همچنین قابلیت یکپارچه شدن با سایر سامانه‌ها، مانیتورینگ و گزارش‌گیری Today Connect بهره‌وری را در سازمان ارتقا می‌دهد.
با تودی کانکت و ابزار اطلاع‌رسانی آن، جلسات کاری را رأس ساعت و با حضور تمامی افراد برگزار می‌کنید. این امکان را دارید که از قبل اتاق جلسات سازمان را رزرو کنید، برای شرکت‌کننده‌ها ایمیل ارسال کنید و آن‌ها را با Ring به جلسه فرا بخوانید. حتی افراد خارج سازمان نیز می‌توانند در جلسه‌های شما شرکت کنند.
- اسلک Slack
اسلک یک نرم افزار ارتباطی درون سازمانی مبتنی بر فضای ابر Cloud است که وظیفه آن تسهیل و تقویت ارتباطات بین تیم‌هاست. این نرم‌افزار بر اساس مدل freemium کار می‌کند؛ به این صورت که در نسخه رایگان از امکانات محدودی برخوردار هستید که با خرید اشتراک ارتقا می‌یابد.
با Slack امکان چت گروهی و خصوصی، ارسال فایل و یکپارچه‌سازی با ابزارهای مدیریتی مانند Trello، Google Drive و… را دارید. همچنین کارکنان می‌توانند به‌راحتی با هم در تماس باشند و اطلاعات را خیلی سریع به اشتراک گذارند.
در نسخه رایگان اسلک تا ۹۰ روز به تاریخچه پیام‌ها دسترسی دارید. علاوه بر این می‌توانید این ابزار را با ۱۰ نرم‌افزار دیگر یکپارچه کنید. امکان ارتباط یک‌به‌یک از طریق ویدئو و صدا نیز در این حالت برقرار است.
در نسخه freemium این نرم‌افزار می‌توانید یک workspace تشکیل دهید، ضمن اینکه به‌صورت یک‌به‌یک با افراد خارج سازمان ارتباط برقرار کنید. اسلک قابلیت نصب روی سیستم‌های عامل ویندوز، لینوکس، مک، ios و اندروید را دارد.
- گوگل ورک اسپیس Google Workspace
گوگل ورک اسپیس نام نرم افزار سازمانی غول فناوری جهان، گوگل است. با این نرم‌افزار به مجموعه‌ای از ابزارهای محاسبات ابری، بهره‌وری و همکاری دسترسی خواهید داشت. این مجموعه شامل ابزارهایی مانند جی‌میل سفارشی‌سازی شده با نام سازمان شما، Contacts، تقویم، Meet و چت می‌شود.
علاوه بر این با Google Workspace یک فضای ذخیرهسازی ویژه با حداقل ۳۰ گیگابایت و حداکثر ۵ ترابایت حجم به دست می‌آورید. با Google Docs Editors تعبیه‌شده در این نرم‌افزار نیز می‌توانید تولید محتوا انجام دهید. سطح دسترسی‌ها و امکانات در نسخه‌های پیشرفته‌تر افزایش می‌یابد.
گوگل ورک اسپیس نسخه رایگان ندارد؛ اما با نسخه آزمایشی (trial) می‌توانید به مدت محدود یکی از طرح‌های آن را استفاده کنید. نکته مهمی که باید بدانید، قیمت بالای این نرم‌افزار است که از ۶ دلار به‌صورت هر نفر ماه شروع می‌شود.
- مایکروسافت تیمز Microsoft Teams
مایکروسافت تیمز یکی از بهترین و مشهورترین نرم‌افزارهای ارتباطات سازمانی است. این نرم‌افزار توسط شرکت مایکروسافت به بازار عرضه شده و قابلیت ارتباط متنی، صوتی و تصویری را فراهم می‌کند.
همچون سایر نرم‌افزارهای این دسته، با Microsoft Teams به فضای ابری ویژه‌ای برای ذخیرهسازی فایل‌ها دسترسی پیدا می‌کنید. همچنین به دلیل ویژگی یکپارچه شدن این نرم‌افزار با ابزارهایی مانند SharePoint و One drive محدودیتی در اشتراک‌گذاری فایل‌ها نخواهید داشت.
با این حال، قیمت نسبتاً گران این نرم‌افزار از جمله ویژگی‌های منفی آن به شمار می‌رود. پلن‌های تجاری مایکروسافت تیمز نسخه آزمایشی یا رایگان ندارد و برای هر ماه از ۴ دلار به‌ازای هر کاربر شروع می‌شود.
- زوم Zoom
در ماه‌هایی که دنیا به دلیل همه‌گیری کرونا در بهت فرو رفته بود، نرم‌افزار سازمانی Zoom به‌سرعت شهرت و محبوبیت کسب می‌کرد. این برنامه، امکان نرم افزار ویدیو کنفرانس سازمانی را از درون خانه مهیا کرد و مردم توانستند جلسات آنلاین و کلاس‌های خود را از درون خانه برگزار کنند.
زوم به رشد و ارتقای خود ادامه داده و اکنون بالغ‌تر از گذشته شده است. در حال حاضر این ابزار به هوش مصنوعی مجهز شده و به کارکنان در انجام امور، اولویت‌بندی امور و رسیدگی به مشکلات کمک می‌کند.
قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، ایجاد اتاق‌های جداگانه، ضبط جلسات و… از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار است. در نسخه‌های پیشرفته‌تر Zoom می‌توانید هر بار تا ۳۰ ساعت جلسه برگزار کنید.
- ترلو Trello
اگر از Trello استفاده نکرده باشید، حتماً نام آن را شنیده‌اید. ترلو یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای مدیریت پروژه و کارهای تیمی است که با استفاده از آن می‌توانید به‌راحتی وظایف، مسئولیت‌ها و پروژه‌های خود را پیگیری کنید.
در این نرم‌افزار با تعریف کارت‌ها، وظایف، ایده‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کنید. کارت‌ها این قابلیت را دارند که با اطلاعاتی مانند توضیحات، ثبت تاریخ، درج نظرات و… ویرایش و تکمیل شوند. آن‌ها درون تخته‌ها یا Boards قرار می‌گیرند؛ هر تخته نشان‌دهنده هدف یا پروژه‌ای خاص است.
در کنار این عناصر با استفاده از لیست‌ها Lists مشخص می‌کنید که پروژه در چه وضعیتی است؛ آیا به اتمام رسیده یا در حال انجام است. همچنین با اعلان‌ها و یادآوری‌ها، تاریخ‌های مهم را ثبت می‌کنید و از برنامه و اهداف تعیین‌شده عقب نمی‌مانید.
ترلو در نسخه‌های مختلف رایگان و اشتراکی به کاربران عرضه می‌شود. نسخه‌های اشتراکی از ۵ دلار در ماه به‌ازای هر نفر شروع می‌شود. در این نسخه‌ها به قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند فضای ذخیرهسازی نامحدود، چک‌لیست‌های پیشرفته، تابلوهای نامحدود و… دسترسی پیدا می‌کنید.
- کانکت تیم Connecteam
نرم افزار سازمانی دیگری که ارتباطات درون سازمانی را تسهیل و تقویت می‌کند، کانکت تیم است. این نرم‌افزار مانند یک دستیار خوب به شما در برنامه‌ریزی و انجام وظایف روزانه کمک می‌کند.
با Connecteam می‌توانید شیفت‌ها و وظایف کارکنان را مشخص کنید، همچنین امکان ثبت زمان ورود و خروج، مرخصی‌ها و کارکرد آن‌ها را خواهید داشت. با این ابزار مدیریت ارتباطات آسان‌تر می‌شود، ضمن اینکه با نظرسنجی‌ها و پرسش‌نامه‌های کانکت تیم می‌توانید از کارکنان بازخورد بگیرید.
این نرم‌افزار ارتباطات سازمانی، ارتباط میان مدیران و کارکنان را تسهیل می‌کند. دیگر نگران مدیریت کارکنان خارج دفتر نخواهید بود و از انجام به‌موقع و باکیفیت کارها مطمئن خواهید شد.
کانکت تیم در نسخه‌های مختلف رایگان و اشتراکی عرضه شده است. در نسخه‌های پیشرفته‌تر، امکانات بیشتری مانند ردیابی زمان حضور کارکنان در محل کار را با GPS به دست می‌آورید. همچنین با اتصال نرم‌افزار به ابزارهای حقوق و دستمزد، کار راحت‌تری در مدیریت منابع انسانی خواهید داشت.
نتیجه؛ با نرم‌افزار ارتباطات سازمانی، تعاملات را تقویت کنید
تعاملات ضعیف و ناکارآمد، دلیل اصلی رکود در بسیاری از سازمان‌هاست. وجود یک نرم‌افزار ارتباطات سازمانی می‌تواند به رفع ضعف‌ها و مشکلات در این بخش کمک فراوانی کند. در این مقاله ۷ نرم‌افزار برتر ارتباطات درون سازمانی را معرفی کردیم که یکی از بهترین آن‌ها تودی کانکت بود.
اگر تصمیم گرفته‌اید با استفاده از یک نرم‌افزار سازمانی کیفیت ارتباطات شرکت خود را ارتقا دهید، پیشنهاد ما Today Connect است. برای دریافت نسخه رایگان این ابزار و مشاوره‌های بیشتر تنها کافی است به ما پیام دهید. منتظر تماس شما هستیم.
