نیروهای انسانی یک سازمان سرمایه و موتور محرک کسب و کار محسوب می‌شوند که بدون آن‌ها، کار سازمان لنگ می‌ماند. از این‌رو جذب و نگهداری افراد ماهر، ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت، برقراری ارتباطات سازنده و جلب رضایت کارکنان، اهمیت زیادی دارد. امروزه واحد منابع انسانی برای انجام این وظایف مهم، دست به دامان ابزارهای نوین شده که نتیجه آن، سادهسازی فرایندها و افزایش بهره‌وری است. در این مقاله تعدادی از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را که استفاده از آن‌ها سازمان را در مسیر پویایی قرار میدهد، نام خواهیم برد. برای آشنایی با این برنامه‌ها تا پایان مقاله با ما باشید.
نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRS)، یک راه‌حل دیجیتال برای بهینه‌سازی و مدیریت فعالیت‌های روزانه واحد منابع انسانی است. این برنامه‌ها امکانات و قابلیت‌های متعددی دارند که با آن‌ها می‌توان فرایند جذب و استخدام، ارزیابی عملکرد کارکنان، آموزش و ساختار حقوق و مزایا را بهبود بخشید. نرم افزار مدیریت منابع انسانی یک محیط یکپارچه و امن در اختیارتان قرار میدهد و با خودکارسازی بسیاری از فرایندها، کارایی واحد را افزایش میدهد.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی
انسان‌ها همواره به‌دنبال راه‌کارهای جدید برای انجام سریع‌تر و آسان‌تر کارها می‌گردند. نرم افزار مدیریت منابع انسانی کلید حل مشکلات واحد منابع انسانی است که با استفاده از آن کارها روی غلتک می‌افتد. در ادامه تصمیم داریم برخی از مزایای نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را با هم بررسی کنیم.
صرفهجویی در زمان، انرژی و هزینه
با استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی، بخش زیادی از فرایندها به‌صورت اتوماسیون انجام می‌شود. برای مثال وظایف تکراری مانند ثبت زمان ورود و خروج یا مدیریت مرخصی‌ها به‌طور خودکار صورت می‌گیرد که این امر فرصت کافی برای انجام کارهای ضروری‌تر را در اختیارتان قرار میدهد.
کاهش خطای انسانی و افزایش دقت
از آنجا که بسیاری از فرایندها به صورت خودکار در نرم افزار مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود، احتمال بروز خطاهای انسانی کاهش می‌یابد. همچنین با ثبت رویدادها، فرایندها و پروژهها در این نرم‌افزارها، امکان ردیابی آن‌ها نیز برای کاربران وجود دارد.
بهبود فرایند جذب و استخدام
به کمک نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی شما می‌توانید رزومه‌های دریافتی را در یک محیط متمرکز بررسی کنید و بهترین افراد را از میان آن‌ها گلچین کنید. در برخی از این نرم‌افزارها شما می‌توانید با اعمال فیلتر، رزومه‌ها را غربال کنید و در زمان کمتر به هدف خود برسید. همچنین نرم افزار مدیریت منابع انسانی امکان بایگانی رزومه‌ها را به شما میدهد تا در آینده امکان بررسی آن‌ها وجود داشته باشد.
بهبود ارتباطات کاری و افزایش همکاری میان اعضا
وجود نرم افزار مدیریت منابع انسانی در سازمان سبب می‌شود تا اعضای تیم در فضایی مطمئن با هم ارتباط داشته باشند. این امر حواشی را به حداقل می‌رساند و به ایجاد محیط کاری پویا و سالم کمک می‌کند. همچنین پیگیری فرایندهای منابع انسانی در نرم‌افزارهای HRS از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌کند و دسترسی به داده‌ها را برایتان ساده‌تر می‌کند.
حفظ امنیت داده‌های سازمانی
استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی به معنای حفظ اطلاعات و داده‌ها در یک محیط ایمن است. این برنامه شما را از سایر پلتفرم‌ها بی‌نیاز می‌کند و به افراد غیرمجاز اجازه دسترسی به اطلاعات سازمانی محرمانه را نمی‌دهد.
یکپارچهسازی با سایر سیستمها
بسیاری از نرم‌افزارهای HRS می‌توانند با سایر سیستمها از جمله سیستم‌های ارتباطی و مالی ادغام شوند. این موضوع سبب می‌شود تا کاربران به‌موقع از اطلاعات مهم سازمان باخبر شوند و در جریان روند انجام پروژهها قرار گیرند.
افزایش رضایت کارکنان و کارفرما
زمانی‌که فرایندهای واحد منابع انسانی در چارچوب قوانین و مقررات و در فضایی امن انجام شود، رضایت کارکنان و کارفرما افزایش پیدا خواهد کرد. همچنین کارکنان می‌توانند بسیاری از درخواست‌های خود از واحد منابع انسانی را از طریق این سیستم پیگیری کنند و سریع‌تر به خواسته خود برسند.
ردیابی فعالیت کارکنان و کنترل فرایندها
در نرم افزار مدیریت منابع انسانی این امکان وجود دارد تا شما فعالیت‌های کاربران را زیرنظر بگیرید و از میزان پیشرفت فرایندها مطلع شوید. همچنین درج رویدادها و وقایع در نرم افزار تقویم سازمانی یا لیست کارها سبب می‌شود تا کاربران تلاش کنند تا در زمان مقرر به وظایف خود عمل کنند.
بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی کدام‌اند؟
امروزه نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی متعددی به بازار عرضه شده‌اند که شما بسته به شرایط، اندازه سازمان و نیاز کسب‌وکار خود می‌توانید یک یا چند تا از آن‌ها را انتخاب کنید. در این بخش 13 نرم افزار مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی خواهیم کرد تا آشنایی بیشتری با امکانات این برنامه‌ها پیدا کنید.
- نرم افزار کلیک آپ (ClickUp)
کلیک اپ یک برنامه کاربردی برای مدیریت پروژهها محسوب می‌شود که با شعار «یک برنامه به‌جای تمام برنامه‌ها»، جای خود را در دل کاربران باز کرد. این پلتفرم متناسب با نیاز انواع کسب‌وکارها طراحی شده و به مدیریت و سازمان‌دهی اعضای تیم در سازمان‌ها کمک می‌کند.
کلیک آپ مجهز به هوش مصنوعی است که این فناوری نوین منجر به پیشبرد بهتر پروژهها می‌شود. این نرم افزار مدیریت منابع انسانی روی هر دستگاهی نصب می‌شود و امکان ردیابی زمان، تجسم پروژهها با نمودار و سفارشی‌سازی پروژهها را برایتان فراهم می‌کند.
با کمک کلیک آپ شما می‌توانید زمان را مدیریت کنید و بر عملکرد کارکنان و میزان پیشرفت پروژه در یک مکان متمرکز نظارت کنید. اشتراک‌گذاری اسناد، ایجاد فیلدهای سفارشی و داشبوردهای تحلیلی، اطلاع‌رسانی از مراحل مختلف پروژه توسط ارسال ایمیل و گفت‌وگو اعضا با یکدیگر در محیطی امن، برخی از امکانات ClickUp است. - نرم افزار پیام رسان سازمانی تودی کانکت (Today connect)
پیام رسان سازمانی تودی یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی بومی است که طراحی آن منطبق بر فرهنگ سازمانی داخلی صورت گرفته است. به کمک این نرم‌افزار شما می‌توانید در فضایی امن و استاندارد با همکاران خود مذاکره کنید و جلسات آنلاین خود را با خیال راحت در بستر ایمن آن برگزار کنید.
پیام رسان سازمانی تودی ابزاری کاربردی برای بهبود ارتباطات درون سازمانی است که هماهنگی میان اعضای تیم را افزایش میدهد. به کمک این نرم افزار شما می‌توانید تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیتی با همکاران خود برقرار کنید و اسناد مهم را در محیطی یکپارچه نگهداری کنید. - نرم افزار ترلو (Trello)
یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، ترلو است که توانسته رضایت حداکثری کاربران را جلب کند. این نرم افزار مدیریتی، ابزاری ساده و کاربردی برای نظارت بر پروژهها و برقراری تعاملات کاری است و کاربری آسانی دارد. ترلو فضای مناسبی برای مدیریت منابع انسانی در اختیارتان قرار میدهد تا با ثبت، اجرا و پیگیری دقیق و به‌موقع پروژهها، به اهداف خود برسید. - نرم افزار تقویم سازمانی آنلاین تودی کانکت
تقویم سازمانی تودی از دیگر برنامه‌های مدیریتی منابع انسانی است که وجود آن سبب می‌شود تا برنامه‌هایتان با هم تداخل پیدا نکند. در این تقویم سازمانی شما می‌توانید رویدادهای آنلاین و حضوری را ثبت کنید تا اعضای تیم همواره در جریان آن‌ها قرار گیرند و جلسات مهم را از دست ندهند. از امکانات تقویم سازمانی تودی می‌توان به اطلاع‌رسانی تغییرات جلسه به کاربران، قابلیت یکپارچهسازی با Gmail و Outlook، رزرو اتاق جلسات سازمان و نمایش یکپارچه رویدادها برای هر شخص اشاره کرد. - نرم افزار رایک (Wrike)
نرم‌افزار رایک یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی تحت وب است که سه جزء اصلی شامل پوشه‌ها، پروژهها و وظایف دارد. در این برنامه شما می‌توانید پروژه‌های اختصاصی را برای افراد مختلف تعریف کنید و بر روند انجام فرایندها نظارت داشته باشید. - نرم افزار BambooHR
BambooHR نرم‌افزاری محبوب در حوزه مدیریت منابع انسانی است که برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط با حداکثر 1000 کارمند، طراحی شده است. این برنامه قابلیت‌های متعددی دارد و امکان ثبت امضای الکترونیکی، مدیریت اطلاعات کاربران، نظارت بر سیستم حضور و غیاب، بررسی ساختار حقوق و مزایا و ردیابی زمان استراحت کاربران را برایتان فراهم می‌کند. - نرم افزار تایملی (Timely)
مدیریت زمان یکی از مهارت‌های اصلی مدیران و کارکنان واحد منابع انسانی است که به‌سرعت انجام فرایندهای واحد کمک شایان توجهی می‌کند. تایملی یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است که در آن می‌توان چک‌لیستی از برنامه‌ها با زمان دقیق اجرا و تحویل آن‌ها ایجاد کرد. ثبت وظایف روزانه، تایمر معکوس، تیک زدن وظایف انجام شده و حذف برنامه‌های کنسلی، برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار تایملی است. از دیگر مزایای این نرم‌افزار نیز می‌توان به ایجاد گزارش‌های دقیق، تجزیه و تحلیل داده‌ها و یکپارچهسازی با سایر ابزار اشاره کرد. - نرم افزار Rippling
Rippling نرم‌افزاری شناخته‌شده در زمینه مدیریت منابع انسانی است که همکاری میان اعضای تیم را در سازمان بهبود می‌بخشد. این نرم‌افزار امکانات بی‌شماری دارد و فرایندهای استخدام، پیگیری بیمه، پرداخت حقوق و مزایا را بهینه می‌کند. - نرم افزار اسلک (Slack)
نرم‌افزار اسلک بستری امن برای برقراری ارتباطات کاری است که عملکردی همچون یک دفتر کار مجازی دارد. این برنامه همچون سیستم مرکزی سازمان است که به افراد اجازه میدهد تا در کمترین زمان ممکن مکالماتی شفاف با یکدیگر داشته باشند و اسناد و مدارک سازمان را در فضایی مطمئن رد و بدل کنند. مدیریت مرخصی و زمان، نظارت بر فرایند جذب نیرو، ایجاد کانال‌های اختصاصی و قابلیت ادغام با سایر ابزار از امکانات نرم‌افزار اسلک است. - نرم افزار ویدئو کنفرانس آنلاین تودی کانکت
نرم افزار آنلاین ویدئو کنفرانس سازمانی ابزاری پیشرفته برای برقراری تماس تصویری آنلاین است. این ابزار بستری مناسب برایتان فراهم می‌کند تا با همکاران خود در خارج یا داخل سازمان ارتباط صوتی و تصویری برقرار کنید و نظرات، ایده‌ها و دستورالعمل‌های مهم را به سمع و نظر دیگران برسانید. - نرم افزار ماندی (Monday)
نرم‌افزار ماندی برنامه‌ای مبتنی بر ابر است که ابزارهای جذابی برای تسهیل فرایندهای منابع انسانی دارد. به کمک این نرم افزار مدیریت منابع انسانی شما می‌توانید وظایف را میان اعضا تقسیم کنید و میزان پیشرفت پروژهها را در کارت‌ها پیگیری کنید. اگرچه نرم‌افزار ماندی یکی از بهترین ابزارهای مدیریتی در جهان است، اما عدم پشتیبانی آن از زبان فارسی و تحریم آن سبب شده که این برنامه چندان باب میل کاربران ایرانی نباشد. - نرم افزار Deel
Deel از دیگر نرم‌افزارهای HRS است که به‌منظور نظارت بر مرخصی‌ها، سیستم‌های حقوق و مزایا، پروسه جذب و استخدام و سیستم حضور و غیاب کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. Deel نرم‌افزاری کاربردی است که کارهای روتین و تکراری را به‌صورت خودکار مدیریت می‌کند و استفاده از آن منجر به توسعه کسب‌وکارتان خواهد شد. - نرم افزار atency
اتنسی نیز یک نرم افزار برای مدیریت منابع انسانی است که بر اساس محاسبه زمان حضور، میزان مرخصی، ماموریت، غیبت و اضافه کار پرسنل و ثبت ورود و خروج افراد با اپلیکیشن موبایل حضور و غیاب انجام می‌شود.
امکانات نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
اگرچه نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی از جهات مختلف ممکن است با یکدیگر متفاوت باشند و امکانات یکسانی نداشته باشند، اما اکثر آن‌ها اهداف یکسانی را دنبال می‌کنند. برخی از امکانات عمومی نرم‌افزارهای HRS عبارت‌اند از:
- مدیریت پروسه جذب و استخدام
- مدیریت ساختار حقوق و دستمزد
- ارزیابی عملکرد کارکنان و بررسی نقاط ضعف و قوت آن‌ها
- قابلیت ادغام با سیستم‌های موردنیاز سازمان
- مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان
- ثبت و مدیریت مرخصی‌ها
- ایجاد گزارش‌های متنوع با تکیه بر داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها
- ارائه ابزارهای ارتباطی
- ثبت و نگهداری اطلاعات شخصی، حرفه‌ای و سوابق آموزشی کارکنان
- ارزیابی برنامه‌های توسعه کارمندان و ارائه برنامه‌های آموزشی
سخن پایانی
نرم افزار مدیریت منابع انسانی ابزاری ضروری برای سازمان‌هاست که نقش مهمی در بهینه‌سازی فرایندهای این واحد ایفا می‌کند. انتخاب بهترین برنامه برای مدیریت فرایندهای منابع انسانی به ساختار، نیازها و اندازه سازمان بستگی دارد. تودی گزینه‌ای شایسته برای مدیریت فعالیت‌های واحد منابع انسانی است که با انواع کسب‌وکارها سازگار است. این نرم‌افزار مدیریتی به انجام سریع‌تر و دقیق‌تر کارها کمک می‌کند و پیچیدگی‌های موجود در واحد منابع انسانی را به حداقل می‌رساند. برای استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی تودی و کسب اطلاعات بیشتر، با کارشناسان ما در تماس باشید.
سؤالات متداول
