یکپارچگی سازمانی Organizational Integration فرایندی برای تغییر سیستم در سازمان است. در این فرایند سازمان از پراکندگی به سمت تمرکز حرکت می‌کند؛ به‌جای آنکه تصمیم‌ها در بخش‌های جداگانه گرفته و اجرا شود از ظرفیت کل مجموعه برای تصمیم‌گیری و اقدام استفاده میشود. در نتیجه این فرایند، سودآوری و اثرگذاری افزایش می‌یابد.یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که هر سازمانی می‌تواند در راستای یکپارچگی سازمانی به خدمت بگیرید، نرم افزار تعاملات سازمانی است.
اهمیت یکپارچگی سازمانی
در اکثر سازمان‌ها این تمایل وجود دارد که واحدها به‌صورت مستقل و بدون ارتباط با یکدیگر فعالیت کنند. این موضوع از قدرت جمعی سازمان می‌کاهد و تمرکز را از روی اهداف مشترک بر می‌دارد. در این شرایط، منابع انسانی و مالی به‌درستی استفاده نمی‌شوند و حتی ممکن است که اهداف محقق نشوند.
در حرکت سازمان به سمت یکپارچگی، تمامی واحدها، برنامه‌ها، محصولات و خدمات به‌صورت هماهنگ و یکپارچه عمل می‌کنند. در این وضعیت، مدیریت منابع و استفاده از فرصت‌های ایجاد شده در صنعت راحت‌تر خواهد بود.
همچنین به دلیل هماهنگی شکل‌گرفته میان بخش‌های مختلف و تمرکز سازمان بر نتایج، کارکنان رضایت شغلی بیشتری خواهند داشت. آن‌ها کمتر دچار فرسودگی شغلی در اثر بودن در پروژه‌های مختلف، اولویت‌بندی نشده و بدون مدیریت یکپارچه می‌شوند. مشتریان نیز می‌توانند از این شرایط نهایت استفاده را ببرند و خدمات یکپارچه و باکیفیتی دریافت کنند.
علاوه بر این‌ها، سازمان با یکپارچگی می‌تواند تصویر واحد و منسجم‌تری از خود به نمایش گذارد. این موضوع به خلق صدای برند قوی‌تری منجر میشود که اثرگذاری پیامهای سازمان را بیشتر می‌کند. به طور خلاصه، دلایل اهمیت یکپارچگی درون سازمانی عبارت است از:
| دلایل اهمیت یکپارچگی سازمانی |
| افزایش بهرهوری و کاهش هدررفت منابع |
| افزایش مشارکت در سطوح مختلف سازمان |
| بهبود خدمات و رضایت مشتریان |
| افزایش رضایت شغلی کارکنان |
| تقویت برند |
با همه این‌ها، نکته مهمی که باید بدانیم این است که یکپارچگی درون سازمانی تنها به تغییر ساختار سازمان و ایجاد بعضی از هماهنگی‌ها محدود نمی‌شود. برای چنین تأثیرگذاری بزرگی باید تغییرات مهمی در بینش و رفتار سازمان و ذی‌نفعان آن صورت بگیرد.
فرهنگ یکپارچگی سازمانی چیست؟
همان‌طور که گفتیم یکپارچگی‌سازمانی تنها به تغییر ساختارها خلاصه نمی‌شود؛ چنین فرایندی نیازمند ایجاد تغییرات بزرگ در فرهنگ سازمانی است. با تلفیق و یکپارچه کردن عناصر مختلف فرهنگهای موجود در یک سازمان میتوان به فرهنگی واحد و هماهنگ رسید و از طریق آن تغییرات عمده‌ای را رقم زد.
زمانی که بر ارزش‌های مشترک درون سازمان تمرکز میشود و ارتباطات مؤثری بین کارکنان شکل می‌گیرد، شانس موفقیت سازمان افزایش می‌یابد. شرکت‌ها خواهند توانست سیاست‌ها و فرایندهای هماهنگی ایجاد کنند که جذب و استخدام نیروهای جدید را آسان می‌کند.
همچنین با فرهنگ یکپارچگی سازمانی، کارکنان کمتر دچار استرس و نگرانی ناشی از تغییرات می‌شوند. آن‌ها سازگاری خود را با شرایط حفظ می‌کنند و با تغییرات مدیریتی و تغییر در شیوه کارها، دچار پسرفت نمی‌شوند.
علاوه بر این، در چنین فرهنگی نیروها درون تیم‌ها و بین تیم‌ها تعاملات خوبی با یکدیگر دارند. آن‌ها با تعاملات قوی ایجاد شده در اثر یک فرهنگ غنی و یکپارچه، خلاقیت و بهرهوری زیادی از خود بروز می‌دهند.
کارکنان از اینکه عضوی از فرهنگ یکپارچگی سازمانی هستند احساس رضایت دارند. به همین خاطر در مقایسه با نیروهای سایر شرکت‌ها، آن‌ها به سازمان خود وفادارتر هستند. همین موضوع مانع از کاهش نرخ خروج نیروهای کلیدی، به‌ویژه در زمان‌های تغییر میشود و استعدادهای سازمانی را برای بلندمدت حفظ می‌کند.
چگونه یکپارچگی سازمانی را اجرا کنیم؟
اکنون و با فهمیدن اهمیت و اهداف یکپارچگی درون سازمانی، زمان آن رسیده که برای اجرای این فرایند اقدام کنیم. به‌طورکلی پیاده‌کردن یکپارچگی‌سازمانی در سه مرحله انجام میشود:
- طرح یکپارچه
- هم‌سویی
- مدیریت تغییر
در ادامه هرکدام از این مراحل را با جزئیات بیشتر شرح می‌دهیم.
- طرح یکپارچه (Integrated Plan)
اولین گام در اجرای یکپارچگی درون سازمان، تهیه طرح یکپارچه Integrated Plan است. در این طرح به‌جای آنکه اهداف سازمانی توسط بخش‌های خاصی از آن به‌صورت جداگانه تعیین شود، اهداف کلی و جامع تعریف می‌شوند. این شامل استراتژی‌ها، اصول و جایگاه سازمان نیز میشود.
در این رویکرد، مبنای تصمیم‌گیری داده‌های موثق، مرتبط و کلیدی است؛ نه نظراتی که به‌صورت پراکنده از افراد با سمت‌های مختلف گرفته میشود. رهبری سازمان با بررسی و تحلیل این داده‌ها، اهداف کلیدی، مأموریت و ارزش‌های پیشنهادی شرکت را مشخص می‌کند.
در نهایت برنامه کاری یکپارچه‌ای تدوین میشود که نحوه دستیابی سازمان به اهداف را مشخص می‌کند. در این مرحله به‌جای اینکه هر بخش اهداف و تاکتیک‌های مستقلی تعریف کند، با همکاری یکدیگر، تاکتیک‌ها و برنامه‌های عملیاتی برای رسیدن به اهداف کلان تنظیم میشود.
- هم‌سویی (Alignment)
در گام دوم، اجزا و عناصر سازمان با هدف هماهنگی (Alignment) با طرح یکپارچه دچار تغییراتی می‌شوند. این تغییرات در سیستم‌ها، ساختارها، منابع انسانی، منابع مالی و فرهنگ سازمانی رخ می‌دهد و نتیجه آن، ارتقای عملکردهاست.
یکی از بخش‌هایی که در آن شاهد تغییرات هستیم، سیستم‌هاست. در اثر هم‌سو شدن سیستم‌ها، دسترسی به داده‌های قابل‌اعتماد افزایش می‌یابد و داده‌های تکراری یا جدا از هم حذف میشود.
همچنین تمرکز از مدیریت برنامه به مدیریت پروژه منتقل میشود. این موضوع تقویت همکاری بین‌بخشی، نتیجه‌گرایی و حذف فعالیت‌های تکراری را به همراه دارد. همچنین به افزایش انعطاف‌پذیری کارکنان و توسعه حرفه‌ای آن‌ها منجر میشود که این دو عامل، تأثیر مثبتی بر حفظ و رضایت کارکنان دارد.
در یکپارچگی درون سازمانی و در مسیر هم‌سو شدن، نقش کارکنان به‌جای برنامه‌ها بر اساس وظایف تعیین میشود. مهارت‌ها و تخصص‌های منحصربه‌فرد آن‌ها به بهترین نحو برای اهداف کلان سازمانی به کار گرفته میشود و تنها به فعالیت‌های یک برنامه خاص محدود نمی‌شود.
در بخش مالی نیز یک بودجه جامع طراحی میشود که تمام درآمدها و هزینه‌های سازمان را در برمی‌گیرد. در این بودجه، سازمان تصویر دقیق و کاملی از منابع مالی خود به دست می‌آورد و می‌تواند بهتر برنامه‌ریزی کند. همچنین به‌جای هزینه‌کرد تکراری یا نامتناسب در بخش‌های مختلف، منابع به‌صورت دقیق و اولویت‌بندی شده اختصاص می‌یابد.
- مدیریت تغییر (Change Management)
در مرحله سوم به مدیریت تغییر (Change Management) می‌رسیم؛ رهبری سازمان باید اطمینان حاصل کند که همه ارکان سازمان اهمیت تغییر و چگونگی انجام آن را درک کرده‌اند. رهبران باید اهداف و انتظارات خود را به طور شفاف به اشتراک گذارند تا هماهنگی‌های لازم صورت بگیرد.
ازآنجایی‌که فرایند یکپارچگی درون سازمانی پیچیده و زمان‌بر است، سازمان برای تغییر به رهبری قوی و ارتباطات مؤثر احتیاج دارد. بهتر است این کار به‌صورت سیستماتیک و مرحله‌به‌مرحله انجام شود؛ تعریف مسئله، اقدام، موفقیت و جشن؛ و بدین ترتیب اقدامات بعدی صورت بگیرد.
در مدیریت تغییر (Change Management) کارکنان باید حضور فعالی در فرایند تغییر داشته باشند. این کار به تقویت حس مالکیت آن‌ها و تعلق داشتن به سازمان کمک می‌کند. چنین رویکردی باعث میشود که تاب‌آوری نیروها نیز افزایش پیدا کند و آن‌ها در برابر تغییرات محیطی و چالش‌ها، مقاومت بیشتری از خود نشان دهند.
ارتباطات یکپارچه سازمانی
ارتباطات یکپارچه سازمانی Integrated Organizational Communication رویکردی جامع به مدیریت و هماهنگی تمامی فعالیت‌های ارتباطی در سازمان است. در این رویکرد، کانال‌های ارتباطی مختلفی اعم از دیجیتال و سنتی با هم ترکیب می‌شوند تا پیامی یکپارچه و منسجم در سازمان ایجاد شود.
در نتیجه این ارتباطات، همه تیم‌ها با یک استراتژی ارتباطی مؤثر کار خواهند کرد که بهبود فرایندها، برندسازی قوی و روابط بهتر با مشتری را به همراه دارد. ارتباطات یکپارچه باعث مؤثرتر شدن، ساده‌تر شدن و استراتژیک‌تر شدن ارتباطات در سازمان میشود. این رویکرد، واحدهای تجاری مختلف سازمان را به هم متصل می‌کند و عملکرد آن‌ها را ارتقا می‌دهد.
نرم افزار ارتباطات یکپارچه سازمانی یکی از اجزای کلیدی یکپارچگی درون سازمانی است. بدون وجود چنین ارتباطاتی در سازمان، هماهنگی در بخش‌ها و فرایندهای سازمان مشکل خواهد بود. سازمان نمی‌تواند پیامهای واحدی به بخش‌های مختلف منتقل کند که این باعث افت عملکرد و دورشدن از اهداف میشود.
ارتباطات یکپارچه نقش مهمی در تقویت فرهنگ سازمانی ایفا می‌کند. کارکنان از طریق ارتباطات شفاف و مؤثر سازمانی بهتر با چشم‌انداز و مأموریت سازمان هم‌سو می‌شوند. همچنین انتشار پیامهای متناقض در سازمان کاهش می‌یابد که این باعث کم‌شدن سردرگمی‌ها و سوگیری‌های اشتباه میشود.
در همین رابطه انواع نرم‌افزار تعاملات سازمانی مختلفی توسط شرکت‌های مختلف طراحی و تولید شده‌اند. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای ارتباطی داخلی و خارجی خود را هماهنگ‌تر و مؤثرتر مدیریت کنند. هماهنگی و یکپارچگی پیام‌ها، اشتراک‌گذاری و مدیریت اطلاعات، تقویت همکاری میان‌بخشی و… از جمله کاربردهای آن‌هاست.
نرم افزار چت سازمانی تودی کانکت و یکپارچگی سازمانی
یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که هر سازمانی می‌تواند در راستای یکپارچگی سازمانی به خدمت بگیرید، پیام رسان تودی کانکت Today Connect است. این پیام رسان سازمانی توسط شرکت تودی، یکی از شرکت‌های پیشرو در تولید نرم‌افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی تولید شده است.
از جمله ویژگی‌های تودی کانکت که به تقویت یکپارچگی‌سازمانی کمک می‌کند، عبارت است از:
- ارسال و دریافت پیام متنی و صوتی
- برقراری تماس صوتی و تصویری
- تماس گروهی
- ضبط جلسات
- کانال اطلاع‌رسانی
- اشتراک‌گذاری فایل و اسناد
- قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای سازمانی
- پشتیبانی قوی و ۲۴ ساعته
کلام پایانی؛ یکپارچگی درون سازمانی، یک ضرورت برای شرکت‌های جدید
در این مقاله یکپارچگی سازمانی را شرح دادیم و اهمیت اجرای این فرایند را در سازمان‌های امروزی بیان کردیم. حرکت به سمت یکپارچگی سازمانی، نیاز به تلاشی جدی و برنامه‌ریزی‌شده دارد و همکاری و مشارکت تمام بخش‌های سازمان، از بالاترین تا پایین‌ترین سطوح را می‌طلبد.
استفاده از پیام‌رسان تودی کانکت در این مسیر یک راه‌حل عملی و به‌صرفه برای سازمان‌هاست. این نرم‌افزار با ویژگی‌هایی که دارد می‌تواند به اجرای یکپارچگی سازمانی شتابی چندبرابری دهد. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم همین‌الان با همکاران ما تماس بگیرید و از نسخه رایگان این نرم‌افزار هرچه سریع‌تر بهره‌مند شوید.
سؤالات متداول
