بهترین نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان 

همه ما ممکن است در برخی از روزها با مشکل عدم مدیریت زمان روبرو باشیم و فرصت و انرژی کافی برای ایجاد نظم بین امور مختلف خود وجود نداشته باشد. به همین دلیل یکی از مهم ترین اقدامات برای رسیدگی به امور و اهداف مختلف کاری یا فردی خود این است که به صورت روزانه، ماهانه و حتی سالیانه برنامه ریزی داشته باشید. بنابراین یکی از مهم ترین روش ها استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان است. خوشبختانه امروزه اپلیکیشن ها و نرم افزارهای مدیریت زمان با ویژگی ها و مشخصات مختلفی طراحی و ارائه می شود. به همین منظور در این مقاله قصد داریم بهترین نرم افزارها و APP های کاربردی در این زمینه را معرفی کنیم.

معرفی بهترین نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان

یکی از بهترین روش ها و اقداماتی که مدیران و صاحبان کسب و کارها به منظور مدیریت امور مختلف خود شامل رسیدگی به برنامه کارمندان، پرسنل، و همچنین رسیدگی به برنامه های مختلف می توانند انجام دهند، استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان است. از جمله بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان می توان موارد زیر را نام برد:

برنامه Trello

یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان که سال هاست توسط صاحبان کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرد، برنامه ترلو (Trello) است. از برنامه ترلو می توان به صورت رایگان برای مدیریت هر چه بهتر امور و پروژه های پیچیده استفاده کرد. با این وجود حتی برای پیش بردن برنامه های آسان هم می توان از Trello استفاده کرد. بدین صورت که می توان با استفاده از این برنامه، ستون های مختلف برای تعیین وضعیت بخش های مختلف یک پروژه و وظایف افراد مختلف استفاده کرد. از جمله قابلیت های مهم برنامه ترلو می توان اضافه کردن افراد مختلف به بردها برای مدیریت کل تیم، امکان ضمیمه کردن فایل های مختلف، امکان تنظیم notification برای اعلام برنامه ها و انجام آن در زمان مقرر، امکان تعیین و تعریف برچسب های مختلف، و … را نام برد. 

برنامه Remember the milk

برای مدیریت هر چه بهتر وظایف، اعضای تیم، دستگاه و پلتفرم های مختلف، استفاده از برنامه  Remember the milk بهترین انتخاب است. این نرم افزار با رابط کاربری ساده و منحصر به فرد خود را می توانید روی تلفن همراه یا سیستم شخصی یا کاری خود نصب کنید. چون این پلتفرم از سیستم عامل اندروید و ios پشتیبانی می کند. بنابراین می توانید به راحتی فایل ها، سندها یا وظایف همکاران و سایر اعضای تیم خود را با این برنامه با آن ها به اشتراک بگذارید. بدین صورت که باید ابتدا این برنامه را دانلود کرده و سپس با وارد کردن اطلاعات مربوط به gmail خود یک حساب کاربری بسازید و دسترسی های لازم را برای افراد مجاز بسازید و ایجاد کنید. 

برنامه Timely

 بسیاری از ما برای برنامه ریزی کردن نمی دانیم که انجام یک کار یا پروژه یا مطالعه کردن چقدر زمان می برد. همین موضوع باعث عدم مدیریت صحیح زمان خواهد شد و نمی دانید چگونه برنامه ریزی کنید. با نصب و استفاده از برنامه Timely این امکان در اختیار شما قرار می گیرد تا زمان انجام امور مختلف را تخمین بزند. بنابراین می توان گفت که این برنامه یکی از بهترین نرم افزارهای کاربردی برای مدیریت زمانو مدیریت پروژه ها است. به صورتی که می توانید برنامه خود را برای هفته آینده و پیش رو هم به بهترین نحو ساماندهی کنید. یکی از مهم ترین ویژگی های این برنامه این است که با استفاده از آن می توانید تخمین بزنید که برای انجام کارهای روزانه خود چقدر به زمان نیاز دارید؟ همچنین برای برنامه ریزی های آتی می توانید زمان صرف شده را با زمان تخمین زده شده مقایسه کنید تا در آینده برنامه بهتری داشته باشید.

برنامه 135 list

یکی از مشکلاتی که زمان پیچیدگی یا زیاد بودن تعداد وظایف رخ می دهد، این است که نمی دانید کدام کار یا برنامه اولویت بیشتری دارد. بنابراین برای جلوگیری از این کار و مدیریت زمان خود یکی از بهترین برنامه ها، برنامه 135 list است. این برنامه دارای جدول مدیریت زمان بوده و با استفاده از آن می توانید کارهای روزانه خود را مدیریت کنید. همچنین لیست های مختلفی ایجاد کرده و سپس از قانون 1 کار بزرگ، 3 کار متوسط و 5 کار کوچک استفاده کنید. سپس از طریق گروه بندی یا اولویت بندی کردن، می توانید در مدت زمان کم تری یا با روال سریع تری به روال و وظایف خود رسیدگی کنید. 

برنامه To do list

برنامه To do list نیز از نظر عملکرد شباهت های زیادی به برنامه Trello دارد. به همین دلیل می توان گفت که برنامه To do list نیز جز بهترین اپلیکیشن ها برای مدیریت زمان محسوب می شود. یکی از مهم ترین ویژگی های این برنامه این است که رابط کاربری ساده و دوستانه تری در مقایسه با سایر برنامه های دیگر مدیریت زمان دارد. به همین دلیل حتی در نگاه اول هم تگاه و توجه افراد زیادی را جلب کرده است. علاوه بر این، قابلیت این برنامه برای مدیریت زمان و پروژه ها بدین صورت است که می توانید ابتدا ستون های مختلفی را برای افراد مختلف تیم ایجاد کرده و سپس در هر ستون برنامه ریزی های لازم را مشخص و درج نماید. همچنین پس از تنظیم هر ستون، امکان کنترل و مدیریت وضعیت هر پروژه برای افراد مختلف تیم وجود دارد. علاوه بر این، یکی از مهم ترین قابلیت های برنامه to do list این است که می توانید برای هر فرد زمان تحویل و انجام هر task را نیز مشخص کنید. پس از آن یک notification برای فرد یا نیروی کار مورد نظر ارسال شده و فرد پس از دریافت و مشاهده آن می تواند شروع به کار کند. 

بیشتر بخوانید: مزایای نرم افزار جذب و استخدام تودی برای سازمان شما

برنامه Notion

برنامه notion با مجهز شدن به ابزارهای جانبی و بسیار کاربردی، جز یکی از بهترین نرم افزارها و برنامه های مدیریت زمان محسوب می شود که کاربران زیادی دارد. یکی از مهم ترین ویژگی های برنامه Notion این است که می توانید یادداشت های مختص هر وظیفه یا برنامه را در قسمت مورد نظر خود نگه داری کرده و در یک مکان یا برنامه واحد از این برنامه برای مدیریت و پیگیری برنامه های خود استفاده کنید. علاوه بر این، در صورتی که به صورت گروهی کار می کنید، امکان به اشتراک گذاشتن برنامه ها، تسک ها، داده ها و اطلاعات مختلف و مورد نظر با سایر همکاران دیگر هم وجود دارد. بنابراین می توان گفت که برنامه notion یک برنامه بسیار کاربردی و جامع برای یادداشت کردن، مدیریت پروژه ها، تهیه و تنظیم فهرست های کاری، و … است. یکی از مزایای مهم استفاده از این برنامه صرفه جویی در زمان و هزینه ها و بهبود پیشبرد وظایف مختلف توسط تیم های کاری است. 

برنامه Calendar

همه ما کم و بیش گوگل و قابلیت ها و برنامه های مختلف آن را می شناسیم. یکی از بهترین ابزارهای گوگل که به صورت کامل نیازهای مدیران کسب و کارها و افرادی که به دنبال مدیریت زمان خود هستند، را برطرف می کند، برنامه calendar است. برای استفاده از این برنامه کافی است که تقویم میلادی را تنظیم کرده و خود را با آن همگام کنید تا بتوانید به صورت کامل از قابلیت های این برنامه استفاده کنید. یکی از مهم ترین قابلیت های این برنامه این است که با استفاده از آن می توانید برنامه های مختلف خود را برای calendar (تقویم) تعریف کرده و حتی در همان روز یک یادداشت بنویسید و آن را ذخیره کنید. همچنین یکی از قابلیت های مهم این برنامه امکان فعال کردن نوتیفیکیشن برای ساعت مشخص و رسیدگی و انجام کار مورد نظر است. به صورتی که حتی می توانید در تقویم برنامه خود را برای سال آینده تعیین و تنظیم کرده و اطمینان حاصل کنید که گوگل به شما یادآوری می کند. 

برنامه Egenda

در صورتی که به دنبال یک برنامه با رابط کاربری ساده و بسیار آسان و کاربردی هستید، انتخاب برنامه Egenda بهترین انتخاب است. یکی از مهم ترین قابلیت های این برنامه این است که امکان زمان بندی و برنامه ریزی کردن و زمان بندی برای پروژه های مختلف را در اختیار شما قرار می دهد. بنابراین می توان گفت که این نرم افزار برای کلیه دانش آموزان، دانشجویان یا سایر مدیران کسب و کار که نیاز به برنامه ریزی دارند، پشنهاد می شود و متاسب است. 

برنامه My Life Organized (MLO)

همان طور که می دانید یکی از بهترین تکنیک ها برای مدیریت زمان و استفاده بهینه از زمان خود، فهرست کردن کارها و سپس استفاده از سیستمی برای مدیریت کردن این وظایف است. یکی از بهترین نرم افزارهایی که کلیه این امکانات را ارائه می کند، برنامه My Life Organized (MLO) است. عملکرد این برنامه بدین صورت است که تمرکز افراد را روی وظایف و تسک های مهم و با اهمیت بالاتر قرار می دهد. علاوه بر این، به کاربران این امکان را می دهد تا هدف گذاری کرده و طبق برنامه ریزی های لازم به وظایف خود عمل کنند. این اپلیکیشن از پروژه ها و وظایفی که اهمیت بالاتری دارند، یک فهرست ایجاد می کند تا کاربران بتوانند بر اساس اولویت بالاتر، از میزان پیشرفت خود مطلع شوند. 

برنامه Focus@Will

یکی از مشکلات و چالش برای همه افراد که زمان کار یا مطالعه با آن روبرو هستند، عدم تمرکز است. برای رفع این مشکل استفاده از اپلیکیشن Focus@Will پیشنهاد می شود. طبق ادعا توسعه دهندگان این اپلیکیشن، می توان گفت که این برنامه تمرکز را تا 400 درصد افزایش می دهد. به همین دلیل می توان گفت که این برنامه برای افرادی که زمان مطالعه یا کار تمرکز ندارد، بهترین گزینه است. 

برنامه Forest

یکی از بهترین تکنیک هایی که برای افزایش و بهبود تمرکز افراد کاربرد زیادی دارد، تکنیک پومودورو است. به همین دلیل در صورتی که شما نیز زمان مطالعه یا کار با مشکل اختلال تمرکز مواجه هستید، می توانید از برنامه forest برای مدیریت زمان و بهبود تمرکز خود استفاده کنید. این اپلیکیشن به تکنیک پومودورو مجهز شده و به همین دلیل تسک های مهم در پروژه های بزرگ را به قسمت های مختلف تقسیم می کند. مفهوم این اپلیکیشن بدین صورت است که دارای یک درخت مجازی بوده و در صورتی که به وظایف خود به درستی عمل کنید، این درخت رشد می کند. در غیر این صورت اگر پیشرفتی نداشته باشید، این درخت رشد نکرده و می میرد. یکی از مهم ترین ویژگی های این اپلیکیشن خلاقیت منحصر به فرد و زیبای به کار رفته در طراحی آن است. علاوه بر این، استفاده از آن تاثیر زیادی در تقویت بیشتر تمرکز دارد. 

اپلیکیشن  Habitica

همان طور که می دانید یکی از بهترین روش ها برای صرفه جویی در زمان و بهره وری در انجام امور و وظایف مختلف این است که عادات مناسب داشته باشید. به همین دلیل یکی از بهترین ابزارها و روش هایی که استفاده از آن توصیه می شود، استفاده از اپلیکیشن  Habitica است که کمک می کند به بهترین نحو پیگیر کارها و تسک های خود باشید. یکی از مهم ترین قابلیت های این اپلیکیشن این است که در صورت انجام وظایف و کارهای خود، به کاربران پاداش داده و در  غیر این صورت آن ها را مجازات می کند. بنابراین با استفاده از این اپلیکیشن می توانید به بهترین نحو و سریع تر به اهداف مورد نظر خود برسید. 

برنامه Freedom

در پاراگراف های بالاتر در مورد مشکل عدم تمرکز در پروژه های کاری یا حین مطالعه صحبت شد. این مشکل در مورد افرادی که وارد وب سایت های مختلف شده و زمان خود را در سایت های مختلف هدر می دهند، هم صدق می کند. به همین دلیل برای مسدود سازی وب سایت های مختلف و برنامه هایی که استفاده از آن ها باعث هدر رفتن وقت می شود، می توان از برنامه freedom استفاده کرد. بدین صورت که با استفاده از این برنامه می توانید سایت ها و برنامه های مختلف و مورد نظرتان را تا مدت زمان مورد نظرتان مسدود کنید تا در زمان مقرر برنامه مسدود شود. بنابراین می توان گفت که مهم ترین مزیت استفاده از این برنامه، مدیریت بهتر زمان و همچنین جلوگیری کردن از ایجاد حواس پرتی است. 

برنامه Quire

یکی از مشکلات و چالش های مهم برای صاحبان کسب و کار و افرادی که به صورت گروهی کار می کنند، عدم مدیریت صحیح زمان و همچنین عقب افتادن کارها است. بنابراین یکی از ابزارها و برنامه هایی که برای مدیریت زمان پیشنهاد می شود، برنامه Quire است. یکی از مهم ترین ویژگی های این برنامه ارائه راهکارهای خلاقانه برای افزایش بهره وری تیم است. در واقع نقطه قوت و مهم استفاده از این برنامه، قابلیت همکاری آسان بدون نیاز به اشتراک گذاشتن فایل ها است. عملکرد این برنامه بدین صورت است که تکنیک های مختلفی برای برنامه ریزی و زمان بندی به منظور انجام وظایف مختلف در اختیار کاربران قرار می دهد. بنابراین بر اساس نیاز تیم خود و گردش کاری مورد نظرتان می توانید برنامه Quire را تنظیم کرده و به بهترین نحو از آن برای مدیریت زمان استفاده کنید. 

برنامه any do

هر کسب و کار یا مدیر آن بدیهی است که برنامه، استراتژی ها و اهداف خاص خود را دارد. به همین دلیل برای سامان دهی به وظایف و عملکرد تیم خود، لازم و ضروری است که از یک نرم افزار یا اپلیکیشن برای مدیریت زمان استفاده کند. برنامه any do به صورتی طراحی شده که امکان سفارشی سازی کردن کارها برای پروژه ها و تیم های مختلف وجود دارد. با استفاده از این برنامه ها می توانید وظایف را برای افراد مختلف تعیین کرده و باعث ایجاد همکاری برای انجام آن ها شوید. علاوه بر این، از جمله قابلیت های بسیار مهم برنامه Any do می توان به مدیریت وظایف روزانه، امکان چت زنده، و امکان ادغام این برنامه با سایر ابزارهای مدیریتی و … اشاره کرد. 

برنامه Meister Task

یکی از مهم ترین اقدامات ضروری برای موفقیت و رشد در عرصه های مختلف، مدیریت وظایف است. به همین دلیل برای ایجاد یک رابطه برای انجام کار و برنامه ریزی کردن، پیگیری روند انجام کار و وظایف مختلف است. بنابراین برای زیر نظر گرفتن و پیگیری روند کار، می توانید از برنامه Meister Task استفاده کنید. در واقع طراحی این برنامه مشابه با ترلو است و از طریق آن می توانید گردش کاری خود را مشاهده کرده و دید کامل و واضحی از روند کارها داشته باشید. بنابراین می توان گفت که برنامه Meister Task هم برای مدیریت کسب و کارهای بزرگ و کوچک و هم برای برنامه ریزی های روزانه هم بسیار مناسب است. همچنین امکان برنامه ریزی کردن برای اعضای تیم و گروه با استفاده از یک رابطه کاربری ساده و آسان و به راحتی وجود دارد. 

برنامه Otteri.AI

همان طور که می دانید یکی از مهم ترین اقداماتی که برای برنامه ریزی های روزانه می توان انجام داد، نوشتن یادداشت های دستی و داشتن یک برنامه مدون است. برای انجام چنین مواردی یکی از بهترین روش ها استفاده از برنامه Otteri.AI است. این برنامه به دستیار مبتنی بر هوش مصنوعی مجهز شده و به همین دلیل امکانات مختلفی از جمله ضبط خودکار صدا، نوشتن یادداشت ‌ها، ثبت خودکار اسلاید‌ها و امکان خلاصه‌ سازی جلسات را برای شما فراهم می کند. علاوه بر این، در صورت لزوم می توانید نکات مهم و کلیدی را در این برنامه مشخص کرده و به بهترین نحو اعضای گروه خود را مدیریت کنید. یکی دیگر از مهم ترین قابلیت های برنامه Otteri.AI این است که می توانید آن را به تقویم گوگل یا مایکروسافت متصل کنید. 

بهترین اپلیکیشن های مدیریت زمان

علاوه بر برنامه و نرم افزارهایی که در بالا معرفی شد، اپلیکیشن های کاربردی مختلفی در این زمینه وجود دارد که بهترین نحو می توانید با استفاده از آن ها، زمان و برنامه های خود را مدیریت کنید. از جمله بهترین اپلیکیشن های مدیریت زمان می توان موارد زیر را معرفی کرد:

اپلیکیشن Google drive

یکی از بهترین سرویس ها و پلتفرم های گوگل که برای مدیریت زمان استفاده از آن پیشنهاد می شود، اپلیکیشن Google drive است. با استفاده از این برنامه یک فضای ابری در اختیار دارید که به کمک آن می توانید فایل های مختلف و مرتبط با کار خود را در آن آپلود کرده و برای همیشه به آن ها دسترسی داشته باشید. علاوه بر این، برای امکن استفاده از این فایل های مختلف، می توانید در قسمت share آدرس ایمیل همکاران یا سایر اعضای مجاز را وارد کرده و سپس لینک آن را در اختیار همکاران خود قرار دهید تا همیشه به این فایل ها دسترسی داشته باشید. علاوه بر این، در صورت لزوم فایل ها را دانلود کرده و نزد خود نگه دارید. 

اپلیکیشن Outlook

یکی دیگر از اپلیکیشن های بسیار کاربردی و مهم برای مدیریت زمان و مدیریت برنامه های شخصی، اپلیکیشن Outlook است. این اپلیکیشن توسط شرکت مایکروسافت طراحی و راه اندازی شده است. از جمله قابلیت های مهم این برنامه می توان به امکان مدیریت ایمیل ها، اضافه کردن تقویم و درج برنامه ریزی های لازم و روزانه، برنامه ریزی برای ملاقات و گفتگوها، و … اشاره کرد. بنابراین با استفاده از این اپلیکیشن یک برنامه آنلاین و جامع برای انجام برنامه ریزی ها و مدیریت وظایف خود در اختیار دارید. بنابراین وظایف مرتبط با خود را فراموش نخواهید کرد و حتی می توانید برنامه اعضای تیم خود را هم مشخص کرده و در اختیار آن ها قرار دهید.

اپلیکیشن Drop box

همان طور که می دانید یکی از مهم ترین روش ها برای بهبود انجام امور کاری و رسیدگی به وظایف توسط همکاران مختلف و حتی برای آموزش، به اشتراک گذاشتن فایل ها است. بنابراین با استفاده از اپلیکیشن drop box یک سرویس کامل و جامع و با رابط کاربری ساده و جذاب برای به اشتراک گذاری فایل ها، و آپلود کردن ن ها در اختیار دارید. یکی از مهم ترین قابلیت های این اپلیکیشن سرعت بالای آن برای اشتراک گذاری فایل ها و ارسال آن برای همکاران مختلف یا اعضای تیم است. بدون محدودیت همه کاربران ایرانی می توانند از این سرویس استفاده کنند. 

اپلیکیشن Pocket

در قسمت های بالاتر به معرفی بهترین نرم افزارها و برنامه ها برای به اشتراک گذاشتن فایل های مختلف پرداخته شد. اما در صورتی زمان کافی یا تمایل برای دریافت این سندها یا فایل های مختلف و مطالعه یا مشاهده کردن آن ها را ندارید، می توانید با استفاده از اپلیکیشن Pocket این فایل ها را در تلفن همراه خود ذخیره کنید. سپس در زمان مناسب یک فهرست کامل برای مطالعه یا مشاهده کردن فایل های مورد نظر در اختیار خواهید داشت. همچنین در زمان مناسب و بر اساس زمان بندی یا برنامه ریزی خود می توانید فایل ها یا اسناد ارسال و ذخیره شده در تلفن همراه خود مشاهده یا آن را مطالعه کنید. 

اپلیکیشن Fathom. Video

در صورتی که در جلسات کاری خود یا کلاس های درسی با مشکل عدم تمرکز روبرو هستید، یکی از بهترین اپلیکیشن هایی که برای مدیریت زمان و جلوگیری از حواس پرتی پیشنهاد می شود، اپلیکیشن Fathom. Video است. با استفاده از این اپلیکیشن امکان نت برداری و یادداشت کردن نکات مهم مطرح شده در جلسات و کلاس ها وجود دارد. علاوه بر این، پس از یادداشت کردن نکات مورد نظر، می توانید نکات مهم، سوالات، تصمیمات یا سایر موارد دیگر را در آن یادداشت کرده و برجسته کنید. یکی از مهم ترین قابلیت های این برنامه این است که می توانید Fathom. Video را با برنامه ها و پلتفرم های مدیریت مشتری تطبیق داده و خود را با آن همگام کنید. 

جمع بندی

یکی از بهترین راه کارهایی که همواره برای رشد و پیشرفت افراد در پروژه های بزرگ و کوچک و حتی مطالعه دروس و کتاب و … پیشنهاد می شود، مدیریت زمان است. در صورتی که با این موضوع به صورت کامل آشنایی ندارید، می توانید از نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان استفاده کنید.  در این مقاله لیستی از بهترین نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان معرفی شد تا بر اساس نیاز خود بهترین مورد را دانلود و نصب نمایید.