دستیار تنظیم جلسه

دستیار تنظیم جلسه و رویداد چیست؟ (ویژگی‌ها، مزیت‌ها و…)

راهنمای مطالعه
یک ناهماهنگی در برگزاری جلسه‌های کاری، لغو رویداد و… می‌تواند به بهای ازدست‌دادن میلیون‌ها تومان پول و فرصت تمام شود. به همین دلیل، برای افراد و سازمان‌هایی که به برگزاری جلسات بی‌نقص اهمیت می‌دهند، وجود یک دستیار تنظیم جلسه و رویداد ضروری است. در این مقاله به تشریح کامل این فناوری می‌پردازیم، آن را تا پایان بخوانید.

دستیار تنظیم جلسه آنلاین و رویداد یک ابزار هوشمند است که به افراد و سازمان‌ها در برگزاری هرچه بهتر جلسه‌ها، رویدادها و انجام مسئولیت‌های مرتبط کمک می‌کند. این نرم‌افزارها اغلب به‌صورت برنامه‌های آنلاین یا اپلیکیشن موبایل عرضه می‌شوند. آن‌ها وظایفی مانند پیشنهاد زمان مناسب برای برگزاری جلسات، هماهنگی بین شرکت‌کننده‌ها و… را انجام می‌دهند.

انواع دستیار تنظیم جلسه و رویداد

به‌طورکلی دستیارهای آنلاین تنظیم جلسه و رویداد را می‌توان به دو دسته زیر تقسیم کرد:

  • تقویم‌های مبتنی بر هوش مصنوعی
  • تقویم‌های نرم‌افزاری

دستیارهای نرم‌افزاری از قوانین ثابتی برای ارائه پیشنهاد و تنظیم جلسه استفاده می‌کنند. آن‌ها انعطاف‌پذیری کمی دارند و برای داده‌های مشابه، نتایج یکسانی ارائه می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، برای موضوع «ورزش» اولین و نزدیک‌ترین ساعت را پیشنهاد می‌دهند و برای روزهای آینده همین الگو را تکرار می‌کنند.

meeting scheduling assistant 3

این در حالی است که در دستیارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، جلسه‌ها و رویدادها بر اساس عوامل مختلفی تنظیم می‌شود. هوش مصنوعی تداخل‌‌های زمانی موجود در تقویم را پیدا می‌کند. آنگاه با شناختی که از شما دارد، بهترین زمان‌ها را برای انجام هر وظیفه پیشنهاد می‌دهد.

به‌عنوان‌مثال، ممکن است بعدازظهرها انرژی و روحیه شما برای انجام «ورزش» بهتر باشد و هوش مصنوعی این ساعت را پیشنهاد کند. دستیار هوش مصنوعی قابلیت یادگیری دارد و باتوجه‌به تجارب گذشته، تغییرات و اصلاحات لازم را در تقویم ایجاد می‌کند.

مزیت‌های استفاده از دستیار تنظیم جلسات

دستیار شخصی آنلاین با قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی دارد به یکی از ابزارهای پرکاربرد و ارزشمند در بسیاری از سازمان‌ها تبدیل شده است. از جمله مزیت‌های داشتن این نرم‌افزار فردی و سازمانی عبارت است از:

  • صرفه‌جویی در زمان: افراد و کسب‌وکارهایی که از دستیار تنظیم جلسه و رویداد استفاده می‌کنند، کمتر به هماهنگی‌های وقت‌گیر و پردردسر نیاز پیدا می‌کنند. این ابزارها به‌صورت خودکار ساعت‌های خالی تقویم را پیدا می‌کنند و جلسه‌ها را تنظیم می‌نمایند. بدین ترتیب از صرف وقت و انرژی برای ارسال ایمیل، پیامک و… برای هماهنگی‌های بعدی جلوگیری می‌شود.
  • کاهش خطای انسانی: گاهی پیش می‌آید که افراد در تنظیم جلسه به روش سنتی بسیاری از نکات را فراموش می‌کنند. در فرایندهای دستی احتمال بروز خطاهایی مانند تعیین زمان‌های تکراری، فراموش‌کردن جلسات و… وجود دارد. به همین دلیل با دستیار هوشمند، این خطاها با بررسی خودکار برنامه و اعلام هشدار کاهش می‌یابد.
  • هماهنگی ساده‌تر بین افراد و گروه‌های مختلف: دستیار تنظیم جلسه و رویداد این قابلیت را دارد که با تقویم‌های مختلف هماهنگ شود. آن‌ها زمان‌هایی که برای همه شرکت‌کننده‌ها مناسب است، برای برگزاری جلسه پیشنهاد می‌کنند.
  • ارسال خودکار یادآوری: با دستیار آنلاین دیگر لازم نیست نگران حضور به‌موقع همه افراد در جلسه باشید. این ابزار به‌صورت خودکار و از طریق ایمیل، پیامک و… برای شرکت‌کننده‌ها یادآوری ارسال می‌کند.
  • انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: با ابزارهای جدید می‌توانید تغییرات ناگهانی در برنامه مدیریت کنید و به‌سرعت زمان برگزاری جلسه را تنظیم و به‌روزرسانی کنید. این ویژگی به‌خصوص در محیط‌های کاری پویا با تغییرها و چالش‌های زیاد، کاربرد فراوانی دارد.
  • مزیت شخصی‌سازی بر اساس نیاز کاربر: دستیار آنلاین تنظیم رویداد، این قابلیت را دارد که بر اساس الگوی رفتاری کاربران بهترین پیشنهادها را ارائه کند. برای مثال، جلسه‌های کاری را برای زمانی تنظیم کند که کاربران بیشتری بهره‌وری را دارند.
  • خلاصه سازی جلسه: با استفاده از این دستیار می توانید خلاصه جلسه را در کمترین زمان ممکن داشته باشید.
meeting scheduling assistant 2

نکات مهم انتخاب بهترین دستیار جلسه

به لیست مزیت‌های دستیار آنلاین تنظیم جلسه و رویداد، موارد دیگری مانند یکپارچگی با ابزارهای سازمانی، مدیریت جلسه‌های بین‌المللی با اختلاف زمانی، تحلیل و گزارش‌دهی و… را نیز می‌توان اضافه کرد. با این‌ حال، باید توجه کرد که این مزیت‌ها زمانی به حداکثر می‌رسد که بهترین دستیار شخصی را باتوجه‌به نیاز و اهداف سازمانی انتخاب کنید.

به‌طورکلی، نکات مهم انتخاب بهترین دستیار آنلاین تنظیم جلسه و رویداد عبارت است از:

  • سهولت استفاده: نرم‌ افزاری را انتخاب کنید که رابط کاربری آسان و قابل فهمی داشته باشد تا استفاده از آن راحت باشد. همچنین بهتر است این ابزار از آموزش‌ها و پشتیبانی‌های لازم برخوردار باشد.
  • یکپارچگی با سایر ابزارها: مهم است که دستیار هوشمند تنظیم جلسه و رویداد قابلیت یکپارچه شدن با ابزارهای مختلف و کاربردی را داشته باشد. از جمله این ابزارها می‌توان به Google Calendar، Outlook، Zoom و… اشاره کرد.
  • پشتیبانی از مناطق زمانی مختلف: اگر با تیم‌هایی از مناطق زمانی مختلف کار می‌کنید، مطمئن شوید که دستیار قابلیت مدیریت خودکار اختلافات زمانی را دارد.
  • قابلیت یادآوری و اعلان: نرم‌افزار تنظیم جلسه و رویداد باید بتواند یادآوری‌های خودکار و اعلان‌های به‌موقع را از طریق ایمیل، پیامک و… ارسال کند.
  • شخصی‌سازی و انعطاف‌پذیری: این ابزار باید بتواند با نیازهای سازمانی و ترجیحات شخصی یا کسب‌وکار تنظیم شود.
  • امنیت و حریم خصوصی: امنیت و حریم خصوصی بالا، ویژگی مهمی است که هر نرم‌ افزار سازمانی باید آن را داشته باشد.
  • هزینه و مدل پرداخت: برای انتخاب یک ابزار حتماً هزینه محصولات شرکت‌های مختلف را با هم مقایسه کنید. این‌گونه مطمئن می‌شوید به‌صرفه‌ترین نرم‌ افزار را تهیه می‌کنید.

از جمله نکات مهم قابل‌ توجه دیگر، پشتیبانی از زبان‌های مختلف، قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل، پشتیبانی فنی و خدمات مشتریان است. با توجه‌ کردن به این نکات، تا حد زیادی رضایت شما از خرید محصول مورد نظر تضمین می‌شود.

کلام پایانی؛ فرصت داشتن یک دستیار هوشمند را از دست ندهید!

در این مقاله به معرفی یکی از مهم‌ترین دستیارهای آنلاین، دستیار تنظیم جلسه و رویداد پرداختیم. این نرم‌افزارها در دو نوع دستیارهای مبتنی بر هوش مصنوعی و تقویم‌های نرم‌افزاری عرضه می‌شوند. دستیارهای هوش مصنوعی قابلیت پیشرفته‌تری دارند و می‌توانند از عهده مسئولیت‌های پیچیده‌تر برآیند.

دستیار هوشمند سازمانی تودی با قابلیت‌های پیشرفته‌ای که دارد، می‌تواند بهترین گزینه برای برگزاری جلسه‌ها و رویدادها باشد. برای تهیه نسخه رایگان این نرم‌افزار تنها کافی است به همکاران ما پیام دهید. همین‌الان با کارشناسان تودی تماس بگیرید.

سؤالات متداول

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *