نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی ابزارهایی تخصصی برای سادهسازی مراحل مختلف فعالیتهای مربوط به حوزه منابع انسانی بهشمار میروند. این ابزار از مرحله برنامهریزی و اجرا گرفته تا مرحله نظارت، کنترل و اتمام پروژه شانهبهشانه شما را همراهی کرده و مسیر را برایتان هموار میکنند.
با بهکارگیری نرمافزارهای مدیریت پروژه، متخصصان منابع انسانی در جریان جزئیات پروژه قرار میگیرند و بر بهروزرسانیهای آن نظارت میکنند. ارزیابی عملکرد کارکنان، ارائه برنامه آموزشی به اعضای تیم و اطمینان از اجرای فرهنگ کار مشترک در سازمان تنها گوشهای از کاربردهای این ابزار است.
همچنین استفاده از این نرمافزارها امکانی به شما میدهد تا اطلاعات خود را یکپارچهسازی کنید و بدون نیاز به ایجاد فایلهای پراکنده، برای انجام وظایف خود برنامهریزی کنید.
نرمافزارهای مدیریت پروژه، برگ برنده منابع انسانی کسبوکارهای کوچک یا بزرگ برای ایجاد هماهنگی و اتوماسیون فرایندهای این واحد است. در این مقاله میخواهیم به معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی بپردازیم که استفاده از آنها بهرهوری واحد را بهطور چشمگیری افزایش میدهد. در ابتدا از اهمیت استفاده از این ابزار خواهیم گفت و سپس بهسراغ معرفی آنها میرویم. چنانچه به این موضوعات علاقه دارید، تا پایان همراه ما باشید.
چرا تیم منابع انسانی به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد؟
اگر جزو تیم مدیریت منابع انسانی هستید و هنوز هم به روش سنتی کارهای خود را سروسامان میدهید، پیشنهاد میکنیم یکبار هم که شده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید. استفاده از این ابزار مزایای متعددی دارد که برخی از آنها را در ادامه لیست کردهایم.
افزایش شفافیت و دقت در پیشبرد امور و کاهش خطا
اعضای تیم مدیریت منابع انسانی روزانه با افراد زیادی سروکله میزنند تا تعادلی بین حقوق سازمان و حقوق کارمندان ایجاد کنند. آنها با جسمی بیجان طرف نیستند؛ بلکه طرفحساب آنها احساسات کارمندان است. استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی سبب میشود تا احتمال خطا در انجام کارها از جمله ارزیابی عملکرد و محاسبه حقوق کارمندان کاهش پیدا کند. این ابزار کمک میکنند تا شما پیچیدگیهای موجود در وظایف خود را سریعتر رفع و رجوع کنید و زمان کافی برای انجام کارهای دیگر داشته باشید.
همکاری بهتر برای تقسیم وظایف میان اعضای تیم منابع انسانی
اعضای تیم منابع انسانی باید بهطور همزمان چند کار را با هم مدیریت کنند. گاهی نیز ممکن است یک پروژه به وظایف فرعی تقسیم شود و انجام هر بخش به یکی از اعضای تیم واگذار شود. دراینصورت افراد باید همواره با هم در تعامل باشند و یکدیگر را از روند انجام کار آگاه کنند.
به کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه شما میتوانید وظایف هر فرد را با شرح جزئیات و تعیین زمان تحویل تعیین کنید. با این کار هر یک از اعضا از وظایف خود اطلاع دارند و همسو با اهداف پروژه پیش میروند. افزایش مشارکت، کمرنگشدن سوءتفاهمها و آگاهبودن تیم مدیریت از روند پیشرفت پروژه برخی از مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است.
سهولت در ارزیابی عملکرد کارمندان
یکی از وظایف کلیدی تیم مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان است. به کمک نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی شما میتوانید در دورههای خاص شایستگیها یا کمکاریهای کارمندان را ارزیابی کنید. این ارزیابی علاوهبر اینکه بینش درستی درباره عملکرد کارمندان به شما میدهد، سبب افزایش اعتماد پرسنل به شما نیز میشود. چنین رویکردی سبب میشود تا افراد برای پیشرفت خود بیشتر تلاش کنند که نتیجه این امر رشد سازمان است.
تسلط بیشتر بر جزئیات پروژه
شما باید همیشه در مورد وضعیت پروژه خود بهروز باشید. زیرا تنها در این صورت است که میتوانید از پس تصمیمگیری، مدیریت زمان، نظارت بر پروژه و تخصیص بودجه برآیید. اینجاست که نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی به فریاد شما میرسند و با تبدیل دادههای خام به نمودارهای قابلدرک به شما کمک میکنند. با وجود این نمودارها شما میتوانید در کسری از زمان از میزان پیشرفت پروژه و چندو چون آن آگاه شوید.
انجام بهتر و سریعتر امور اداری
یکی از اصلیترین وظایف منابع انسانی، مدیریت امور اداری مانند تهیه لیست حقوق و دستمزد، اسناد قانونی، اطلاعات کارمندان و بسیاری از موارد اینچنینی است. نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی با ارائه امکاناتی همچون ذخیرهسازی متمرکز اسناد، اشتراکگذاری فایل میان اعضای تیم، امضاهای الکترونیکی و… نقش مهمی در این زمینه ایفا میکنند.
بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی وظایف متعددی دارد و با بخشهای مختلف سازمان در ارتباط است. به همین دلیل پیشنهاد میشود افرادی که در این حوزه فعالیت دارند برای انجام بهتر و سریعتر کارها از ابزارهای پیشرفته و بهروز استفاده کنند. نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی ضامن اجرای بهموقع و صحیح پروژهها در راستای اهداف سازمان و ایجاد یک محیط کاری سالم هستند؛ بنابراین تا دیر نشده راه را برای ورود این ابزار یا بهتر بگوییم این دستیار متعهد باز کنید تا معجزه آن را ببینید. در ادامه برخی از بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی میکنیم.
- نرم افزار ترلو (Trello)
یکی از معروفترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی که بازار استفاده از آن در کشور ما نیز حسابی داغ است، ترلو نام دارد. این نرمافزار که هم اپلیکیشن و هم نسخه وب آن موجود است، برای مدیریت پروژه در کسبوکارها یا بهمنظور برنامهریزی شخصی برای اهداف عمومی استفاده میشود.
ترلو به شما کمک میکند تا برنامهریزیهای روزانه خود را انجام دهید، پروژهها را سروسامان دهید و مدیریت کنید، برنامه مالی ایجاد کنید و با ردیابی زمان بهرهوری را افزایش دهید. این نرمافزار 4 مؤلفه اصلی دارد که عبارتاند از:
- بوردها (Boards): بورد همان تابلویی است که اطلاعات پروژه روی آن قرار میگیرد و شما میتوانید در آن اطلاعات پروژهها را رصد کنید.
- کارتها (Cards): کارتها واحدهایی در بورد هستند که مشخصات پروژه در آنها قرار میگیرد. هر کارت یک اسم مشخص دارد و توضیحات پروژه، زمان تحویل و تمام اطلاعات مربوط به هر پروژه در آن دیده میشود.
- لیستها (Lists): لیست قسمتی است که شما میتوانید کارتهای مربوط به پروژه را در آن تعریف کنید. تعداد لیستهای ایجادشده به اهداف شما بستگی دارد؛ اما چیدمان پایه یک لیست اثربخش شامل کارهایی که باید انجام شود (To Do)، کارهای در حال انجام (Doing) و کارهای انجامشده (Done) میشود.
- منو (Menu): منو در بخش راست برنامه ترلو قرار دارد که از آنجا میتوانید تنظیمات پروژه را انجام دهید.
ترلو یکی از سادهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است که امکانات متعددی دارد. اگرچه نسخه رایگان این برنامه امکانات خوبی دارد، اما با پرداخت مبلغی بهصورت ماهانه میتوان از قابلیتهای کلیدی آن نهایت استفاده را کرد.
نرم افزار تودی (Today)
تودی مجموعهای از چند نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که به کمک آن میتوانید کارهای پیچیده را در کمترین زمان ممکن و با دقت بالا به ثمر برسانید. نرم افزار جذب و استخدام تودی بهترین انتخاب برای سادهسازی فرایند استخدام و یکپارچهسازی اطلاعات است. این ابزار بخش قابلتوجهی از وظایف شما مانند غربالگری رزومهها، ارزیابی اولیه کارجویان و تحلیل دادهها را بر عهده میگیرد تا شما فرصت کافی برای انجام کارهای دیگر داشته باشید.
همچنین با نرم افزار حضور و غیاب تودی شما میتوانید زمان ورود و خروج کارکنان را در هر لحظه رصد کنید و با استفاده از آن برنامه کاری آنها را بچینید. پیام رسان سازمانی برای ایجاد تعامل و حفظ امنیت اسناد میان بخشهای مختلف سازمان و نرمافزار مدیریت اطلاعات پرسنل از دیگر ابزارهای تودی است. تودی مجموعهای ارزشمند از ابزار مدیریت منابع انسانی است که استفاده از آن منجر به رشد کسبوکارتان میشود.
- نرم افزار ماندی (Monday)
یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، نرمافزار Monday است که ابزاری قدرتمند برای انجام پروژهها بهحساب میآید. ماندی یک ابزار مبتنی بر ابر است که با مدیریت و تقسیم وظایف میان اعضای تیم، امکان ردیابی پیشرفت پروژهها را برای شما فراهم میکند. برخی از امکانات این نرمافزار مدیریت پروژه عبارت است از:
- ابزارهای مدیریت منابع انسانی برای سادهسازی فرایند استخدام
- ابزارهای مدیریت موجودی محصولات و داراییها
- قابلیت بازاریابی و ارائه ایدههای جدید
- امکان ردیابی زمان
- تعریف پروژهها و شرح جزئیات آنها در کارتها
البته بد نیست بدانید که Monday بیشتر برای کسبوکارهای خارج از ایران کاربرد دارد؛ زیرا هم استفاده از آن مستلزم صرف هزینه است و هم این برنامه از زبان و تقویم فارسی پشتیبانی نمیکند. نیاز به فیلترشکن نیز از دیگر چالشهایی است که هنگام بهکارگیری نرمافزار Monday در ایران با آن مواجه میشوید.
- نرم افزار Rippling
Rippling یک نرمافزار همهکاره در حوزه منابع انسانی است که فضایی امن برای تعامل میان مدیران و پرسنل ایجاد میکند. به کمک این ابزار مدیران میتوانند پروسه استخدام، پرداخت حقوق، مزایا و بیمه، مرخصی و مراقبتهای بهداشتی را کنترل کنند. یکی از مزایای نرمافزار Rippling ادغام آن با سایر نرمافزارهای کاربردی از جمله Zoom، Google Apps و Slack است که امکانات جذابی را در اختیار تیم منابع انسانی قرار میدهد.
- نرم افزار DEEl
Deel یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است که فضایی ایمن برای مدیریت پروژهها در اختیارتان قرار میدهد. این ابزارِ مبتنی بر ابر با امکاناتی مانند مدیریت یکپارچه حقوق، مدیریت مرخصیها و پاداشها، سیستم حضور و غیاب و ایجاد نمودارهای سازمانی توانسته جای خود را در واحد منابع انسانی باز کند. Deel ابزاری معروف برای مدیریت پروژه است که در 150 کشور از آن استفاده میشود.
- نرم افزار کلیک آپ (ClickUp)
کلیک آپ نرمافزاری جذاب و کاربردی با امکانات گسترده است که برای مدیریت پروژههای ریز و درشت در بخشهای مختلف سازمان مورداستفاده قرار میگیرد. این برنامه مجهز به هوش مصنوعی است و فضایی ایدهآل برای گردهمآمدن اعضای تیم در اختیارتان قرار میدهد. برخی از ویژگیهای کلیک آپ عبارت است از:
- امکان تقسیم وظایف میان اعضای تیم
- ردیابی زمان
- حذف یا توقف پروژهها
- مشخصکردن اولویت کاری
- ایجاد گزارشهای لحظهای
- امکان گفتوگو و ارسال پیام
- ایجاد جدول زمانی و پیشبینی زمان انجام پروژه
- ردیابی پیشرفت هر پروژه
- امکان دریافت و ارسال ایمیل در هر مرحله
- ارائه نمودارهای و داشبوردهای تحلیلی
- نرم افزار BambooHR
BambooHR نرمافزاری کاربردی و انعطافپذیر برای مدیریت پروژههای واحد منابع انسانی است. این برنامه رابط کاربری جذابی دارد و بهسادگی میتوان با آن کار کرد. قابلیت شخصیسازی، تهیه گزارشهای مفید و ارزشمند، توانایی ثبت امضای الکترونیکی، ردیابی زمان و ارزیابی عملکرد کارکنان برخی از کاربردهای Bamboo است.
سخن پایانی
در واحد پویای منابع انسانی، انجام بهموقع وظایف و پروژهها اهمیت زیادی دارد. از این رو استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی میتواند کمک بزرگی برای انجام بخشی از وظایف روزانه و ماهانه واحد باشد. این ابزار تخصصی مکمل عملکرد تیم منابع انسانی است که فرایند جذب نیرو، محاسبه دستمزد و حقوق، مدیریت کارمندان، حضور و غیاب پرسنل و مدیریت مرخصیها و تعاملات درون سازمانی را آسانتر میکند.
با استفاده از ابزار مدیریت پروژه اطلاعات شما در اسناد اداری، فایلها و شیتهای مختلف اکسل پراکنده نیست؛ بلکه تمام اطلاعات در یک مکان جمع میشود و در صورت نیاز در کمترین زمان، امکان دسترسی به آنها وجود دارد. در این مقاله برخی از کاربردیترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی کردهایم. آیا تابهحال تجربه استفاده از آنها را داشتهاید؟ نظر شما درباره هر کدام از این ابزار چیست؟ آیا شما توصیه بهتری برای مدیریت پروژههای واحد منابع انسانی دارید؟ خوشحال میشویم در بخش نظرات از تجربیات خود برای ما بنویسید.
سؤالات متداول
نرم افزار مدیریت منابع انسانی راهحلی دیجیتال و ابزاری آنلاین برای بهینهسازی وظایف واحد منابع انسانی و مدیریت پروژهها در مراحل مختلف است.
کاهش خطا، انجام دقیقتر و سریعتر وظایف، یکپارچهسازی و ذخیرهسازی اطلاعات در فضای آنلاین، بهبود تعامل میان اعضای تیم، امکان پیگیری میزان پیشرفت پروژهها و توسعه کارمندان.
نرمافزارهای Trello، Today، Monday، Rippling، BambooHR، Deel و ClickUp تعدادی از کاربردیترین نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی بهشمار میروند.