منابع انسانی داده محور چیست و چه مزایایی دارد؟

کارکنان باارزش‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکار به‌شمار می‌روند که عملکرد خوب آن‌ها تأثیر چشمگیری بر رشد و موفقیت سازمان دارد. به همین دلیل تیم منابع انسانی وظیفه سنگینی بر دوش دارد و باید تلاش کند تا با به‌کارگیری بهترین و مدرن‌ترین ابزار و روش‌ها، افراد مستعد را جذب و کارکنان کوشا را حفظ کند.

منابع انسانی داده محور رویکردی نوین است که باتکیه‌بر داده‌های ارزشمند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرند. با استفاده از داده‌ها مسیر کوتاه‌تری برای استخدام افراد طی می‌شود یا حتی می‌توان ترک پرسنل از سازمان را پیش‌بینی کرد. در این مقاله ابتدا به تعریف مفهوم منابع انسانی داده محور و نحوه ایجاد آن می‌پردازیم و سپس اهمیت و مزایای آن را بررسی می‌کنیم.

منابع انسانی داده محور چیست؟

ازآنجاکه امروزه نیازهای کارکنان به‌سرعت در حال تغییر است، رهبران منابع انسانی برای بهبود تجربه کارمندان نمی‌توانند تنها به حدس و گمان تکیه کنند. آن‌ها باید داده‌های قابل‌اندازه‌گیری را زیرورو کنند تا بتوانند از دل آن‌ها به نتایجی شگفت‌انگیز برسند. این همان تعریف منابع انسانی داده محور است که بهره‌گیری از آن سبب ارتقای عملکرد پرسنل می‌شود.

Data-Driven HR تحلیل داده‌ها و پردازش آن‌ها برای کسب اطلاعات مفید است. در این روش، متخصصان منابع انسانی به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس قضاوت‌های انسانی، به داده‌ها اعتماد می‌کنند و با تحلیل آن‌ها بهترین استراتژی را اتخاذ می‌کنند.

منابع انسانی داده‌محور تمرینی برای استفاده از داده‌ها در تمام جنبه‌های منابع انسانی از استخدام گرفته تا محاسبه پاداش و مزایای کارکنان است. با کمک داده‌ها شما می‌توانید به‌عنوان عضوی از واحد منابع انسانی تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنید که همین امر منجر به رضایت کارکنان و مدیران می‌شود.

فرایند منابع انسانی داده محور چگونه شکل می‌گیرد؟

محیط فعلی بازار سبب شده که بسیاری از کارفرمایان به‌سمت حمایت از کارکنان گام بردارند تا هزینه‌های جذب و استخدام کاهش پیدا کند؛ اما چگونه می‌توان نیازهای کارکنان، انگیزه نیروهای جدید برای پیوستن به شرکت و دلایل ترک و استعفای کارکنان را شناسایی کرد؟

پاسخ به این سؤالات در مفهوم منابع انسانی مبتنی بر داده نهفته است که با تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده از کارکنان، سیستم‌ها و فرایندها اطلاعات خوبی را در اختیارتان قرار می‌دهد. این رویکرد بر پایه گردآوری داده‌ها از کانال‌های مختلف و تحلیل و ارزیابی آن‌ها استوار است که بینشی عمیق برای تصمیم‌گیری به شما می‌دهد.

اگر تصمیم خود را گرفته‌اید و می‌خواهید منابع انسانی داده‌محور را در سازمان خود پیاده کنید، در ادامه با ما باشید. ایجاد فرایند منابع انسانی مبتنی بر دیتا را می‌توان در چند مرحله خلاصه کرد که در زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم.

1. جمع‌آوری داده‌ها
   مرحله نخست در فرایند منابع انسانی مبتنی بر داده جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این داده‌ها می‌تواند شامل اطلاعات شخصی کارمندان، میزان حقوق، تعداد روزهای مرخصی، عملکرد و نرخ ماندگاری کارکنان و میزان جذب نیرو و نرخ خروج کارکنان باشد.
   داده‌ها را می‌توان با استفاده از ابزار مختلف از کانال‌های موجود استخراج کرد. برای مثال نرم افزار جذب و استخدام تودی ابزاری قدرتمند است که ضمن ساده‌سازی فرایند استخدام، داده‌های باارزشی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
   این نرم‌افزار با غربالگری و ارزیابی خودکار رزومه‌ها و مدیریت گام‌به‌گام مراحل جذب نیرو، تصمیم‌گیری در زمینه استخدام را آسان می‌کند. همچنین با کمک این نرم‌افزار یک بانک داده از اطلاعات کارجویان خواهید داشت که در هر زمانی می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
2. سامان‌دهی و ذخیره‌سازی داده‌ها
   در مرحله دوم داده‌های جمع‌آوری‌شده باید سامان‌دهی شوند و در مکانی امن ذخیره شوند تا اطلاعات شخصی کارکنان به جایی درز پیدا نکند. سامان‌دهی و ذخیره‌سازی داده‌ها در پایگاهی متمرکز و مطمئن، تجزیه و تحلیل آن‌ها را ساده‌تر می‌کند و به روند تصمیم‌گیری واحد منابع انسانی سرعت می‌بخشد.
3. تجزیه و تحلیل داده‌ها
   پس از سروسامان دادن به داده‌ها، نوبت به تحلیل آن‌ها با نرم‌افزارهایی همچون اکسل یا ابزارهای تخصصی می‌رسد. در این مرحله شما می‌توانید با بررسی داده‌ها و فیلترکردن آن‌ها عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید و کم‌وکاستی‌ها، توانمندی‌های پرسنل، نیازهای آموزشی آن‌ها و نواقص موجود در پرداخت حقوق و پاداش را شناسایی کنید.
4. تصمیم‌گیری بر اساس تحلیل داده‌ها و اجرای آن‌ها
   حال که تجزیه و تحلیل داده‌ها انجام شد، متخصصان منابع انسانی وارد میدان می‌شوند و بر اساس این داده‌های گران‌بها، تصمیماتی حرفه‌ای می‌گیرند. با استفاده از تحلیل داده‌ها شما می‌توانید تحولی عظیم در بخش‌های مختلف، از استخدام گرفته تا توسعه سازمان، ایجاد کنید و اوضاع را سروسامان دهید.
   برای مثال، منابعی را به آموزش اختصاص دهید، برای کارکنان توانمند پاداش در نظر بگیرید، تکانی به فرایند جذب و استخدام سازمان بدهید و تغییری در سیاست‌های منابع انسانی ایجاد کنید.
   حال که تصمیمات مهمی اتخاذ کرده‌اید، باید به‌سراغ اجرای آن‌ها بروید. ازآنجاکه سنگ بزرگ نشانه نزدن است، سعی کنید با قدم‌های کوچک، اما مؤثر آغاز کنید. شاید در ابتدای مسیر این اقدامات چندان به چشم نیاید، اما دیری نمی‌گذرد که شاهد ارتقای عملکرد پرسنل و سازمان خواهید بود و به نتایج دلخواه خواهید رسید.
5. ارزیابی مستمر
   آخرین مرحله در فرایند منابع انسانی مبتنی بر داده پس از پیاده‌سازی تصمیمات، ارزیابی آن‌هاست. آیا تصمیماتی که گرفته‌اید و اجرا کرده‌اید، نتایج خوبی برای سازمان به‌همراه داشت؟ آیا رضایت کارکنان و مدیران از مجموعه افزایش یافت؟
   شما باید پس از اجرای تصمیمات در یک دوره مشخص، به‌سراغ نتایج بروید. اگر تصمیم‌گیری‌های شما نتایج مطلوبی به‌همراه داشت، پس راه را درست رفته‌اید؛ در غیر این صورت، باید تجدیدنظری در تصمیم‌گیری خود داشته باشید تا از اهداف سازمان دور نشوید.

بهبود فرایند منابع انسانی مبتنی بر داده

استراتژی‌هایی که در منابع انسانی مبتنی بر داده تدوین می‌کنید باید بر اساس اهداف و داده‌های شما ایجاد شود. برای بهبود عملکرد خود در ایجاد فرایند منابع انسانی دیتا محور پیشنهاد می‌کنیم به نکات زیر توجه کنید.

• مشکل کسب‌وکار خود را شناسایی کنید. نخستین قدم برای استفاده مؤثر از داده‌ها و ایجاد استراتژی، شناسایی مشکلات موجود در سازمان است. داده‌ها به شما می‌گویند که کجای کار می‌لنگد و نیاز به اصلاح و بهبود دارد.
• از کیفیت و دقت داده‌ها اطمینان کسب کنید. در منابع انسانی مبتنی بر داده شما نباید تنها روی جمع‌آوری حجم عظیمی از داده‌ها تمرکز کنید؛ بلکه باید با به‌کارگیری ابزار مناسب همچون نرم افزار مدیریت اطلاعات پرسنل و ساختار سازمانی تودی، از صحت داده‌ها نیز مطمئن باشید.
• فرهنگ داده محور ایجاد کنید. اگرچه ایجاد پایگاهی گسترده از داده بسیار ارزشمند است؛ اما تا زمانی که از آن‌ها استفاده نکنید، این داده‌ها به چه کارتان می‌آید؟ از همان ابتدا فرهنگ سازمانی داده محور را میان کارکنان تیم منابع انسانی ترویج دهید تا در تصمیم‌گیری‌های خود از آن‌ها استفاده کنند.
• ملاحظات قانونی و اخلاقی را فراموش نکنید. اگر با داده‌ها سروکار دارید، باید جنبه‌های قانونی و اخلاقی را رعایت کنید و به حریم خصوصی افراد احترام بگذارید. به اشتراک گذاشتن اطلاعات خصوصی افراد کاری به‌دوراز شأن کاری و حرفه‌ای شماست. همچنین اگر فکر می‌کنید سایر افراد ممکن است به داده‌ها دسترسی داشته باشند، از تدابیر امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها غافل نشوید.
• با کارکنان تعامل داشته باشید. مشارکت میان واحدهای مختلف سازمان برای هر کسب‌وکاری ضروری است؛ بنابراین با بررسی داده‌ها از نظرسنجی‌ها، عملکرد کارکنان و سایر منابع سعی کنید ارتباطی معنادار با پرسنل برقرار کنید.در این راستا استفاده از پیام رسان سازمانی باعث تحقق این مهم می‌شود.

مزایای منابع انسانی داده محور

منابع انسانی داده‌محور سبب خلق بینشی عمیق در بهبود عملکرد تیم منابع انسانی می‌شود که در پی آن سازمان نیز سریع‌تر به اهداف خود می‌رسد. در این روش با بهره‌گیری از ابزارهای تحلیلی می‌توان داده‌ها را به اطلاعات ضروری برای رشد سازمان تبدیل کرد. در ادامه به سایر مزایای منابع انسانی دیتامحور می‌پردازیم تا اهمیت موضوع را به‌خوبی درک کنید.

افزایش بهره‌وری نیروی کار
تجزیه و تحلیل داده‌ها به شما کمک می‌کند تا عوامل مؤثر بر افزایش بهره‌وری و موانع موجود در آن را شناسایی کنید. این کار سبب می‌شود که با تمرکز بر نقاط‌قوت و از میان برداشتن موانع، کارکنان را ترغیب کنید که وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهند.

حفظ پرسنل فعال و جذب نیروهای با استعداد
بررسی داده‌ها در حیاتی‌ترین تصمیمات واحد منابع انسانی از جمله جذب و حفظ نیروهای برتر به فریادتان می‌رسد. داده‌ها به شما می‌گویند که بهترین کانال برای استخدام نیرو کجاست و چگونه می‌توان رضایت کارکنان قبلی را جلب کرد.

افزایش انگیزه کارکنان و بهبود نوآوری
نوآوری یک هدف استراتژیک برای موفقیت شرکت است. وقتی شما با کمک منابع انسانی مبتنی بر داده نیاز کارکنان را ببینید و به آن‌ها پاسخی شایسته دهید، افراد با توان و انگیزه بیشتری به وظایف خود عمل می‌کنند. این امر سبب ایجاد نوآوری در درازمدت می‌شود و به رشد و پیش‌بُرد کسب‌وکارتان کمک می‌کند.

تصمیم‌گیری هوشمندانه
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، یکی از مهم‌ترین مزایای منابع انسانی داده محور، تصمیم‌گیری اصولی باتکیه‌بر داده‌هاست. تحلیل داده‌ها شما را قادر می‌سازد به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس حدس و گمان، باتوجه‌ به شواهد و مدارک تصمیم بگیرید.

تخصیص بهینه منابع
منابع انسانی دیتا‌محور به بهینه‌سازی تخصیص منابع کمک شایان توجهی می‌کند. داده‌ها به شما نشان می‌گویند که منابع محدود را به‌صورت کارآمد و مؤثر در کدام بخش به کار گیرید تا بیشترین تأثیر را داشته باشد.

افزایش سرعت و انعطاف‌پذیری
در دنیایی که پیشرفت فناوری بسیار سریع اتفاق می‌افتد، کسب‌وکارها در صورتی موفق می‌شوند که سریع باشند و خود را با تغییرات وفق دهند. منابع انسانی با تجزیه و تحلیل داده‌ها تأثیر بسیاری در این امر دارد. برای مثال، بهبود فرایند آموزش و توسعه کارکنان سبب افزایش انعطاف‌پذیری کارکنان فعلی می‌شود یا بررسی داده‌ها منجر به جذب نیروهای منعطف می‌شود.
با بهبود عملکرد منابع انسانی بر اساس داده‌ها، سرعت تیم و سازمان افزایش می‌یابد که نتیجه آن کاهش زمان ورود محصول به بازار و فروش بیشتر است.

پیش‌بینی آینده
با استفاده از منابع انسانی داده محور، تیم منابع انسانی می‌تواند تهدیدها، مشکلات یا فرصت‌هایی که ممکن است در آینده اتفاق بیفتد را پیش‌بینی کند. داده‌ها درباره امکان ایجاد تغییر در الگوها به شما هشدار می‌دهند تا بتوانید پیش از وقوع اتفاقات، در زمان مناسب برای پیشگیری یا به‌حداقل‌رساندن خطرات آن‌ها تصمیم بگیرید.

نتیجه‌گیری
امروزه استفاده از داده‌ها به تمام جنبه‌های تجارت ورود پیدا کرده که منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. منابع انسانی داده محور با تکیه‌ بر قدرت داده‌ها، به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در جنبه‌های مختلف استراتژی خود از استخدام گرفته تا مشارکت کارکنان و رشد سازمان بگیرند؛ پس زمان را از دست ندهید و تا دیر نشده ایجاد فرایند منابع انسانی داده محور را در دستور کار خود قرار دهید.

سؤالات متداول