در سال‌های نه چندان دور، اکثر کسبوکارها به حضور نیروهای خود در سازمانها تأکید داشته‌اند؛ اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و به‌ویژه پس از شیوع کرونا، دورکاری به گزینه‌ای پایدار و محبوب تبدیل شده است. این تحولات عظیم در شیوه‌های کاری سبب شد که ابزار جدیدی برای مدیریت ارتباطات نوین روی کار آیند.
نرم افزار چت سازمانی برای دورکاری برنامه‌ای کاربردی برای هماهنگی میان سازمان و اعضای دورکار است که به مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند. با وجود این ابزار، برقراری ارتباط فوری و مطمئن میان اعضای تیم ممکن میشود و یکپارچگی میان گروه‌ها افزایش می‌یابد. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای گفت‌وگوی سازمانی و کاربردها و مزایای آن‌ها، تا پایان همراه ما باشید.
نرم افزار چت سازمانی برای دورکاری چیست؟
پیام رسان سازمانی برای دورکاری یک ابزار ارتباطی قدرتمند و تخصصی برای ایجاد و بهبود ارتباطات میان اعضای تیم در محیط‌های کاری غیرحضوری است. این اپلیکیشن‌های دیجیتال امکاناتی فراتر از پیام رسان‌های عمومی دارند و محیطی امن و کاربردی برای مدیریت پروژه‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
نرم افزار چت سازمانی همچون یک دفتر کار مجازی است که در فضای ایمن آن، اعضا می‌توانند به‌راحتی با هم ارتباط برقرار کنند. این ابزار محیطی یکپارچه برای پیشبرد اهداف سازمان محسوب می‌شوند که افراد در آن با همکاران خود ارتباط می‌گیرند و از وظایف خود آگاه می‌شوند.
مزایای استفاده از نرم افزار چت سازمانی
امروزه کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ بسیاری در دنیا برای بهبود ارتباطات خود، استفاده از ابزارهای تعاملی دیجیتالی را در برنامه خود قرار داده‌اند. اما این ابزار چه مزایایی دارند و چه تغییرات مثبتی در روند کاری سازمان ایجاد می‌کنند؟ در ادامه با ذکر مزایای نرم افزار چت سازمانی برای دورکاری به این سؤالات پاسخ داده‌ایم.
تحول در ارتباطات
اصلی‌ترین کاربرد پیام‌رسان سازمانی فراهم‌کردن بستر مناسبی برای ایجاد ارتباطات پایدار و باکیفیت است. به کمک این ابزار شما می‌توانید پیام‌های متنی، صوتی و تصویری خود را در فضای مطمئنی رد و بدل کنید و ارتباط مؤثری با همکاران خود داشته باشید. نرم افزار چت سازمانی بهترین گزینه برای به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها و مبادله اطلاعات است که از هر جای دنیا امکان تماس با همکاران را برایتان ممکن می‌سازد.
مدیریت جلسات آنلاین
با گسترش دورکاری و بهبود زیرساخت‌های اینترنت، بسیاری از جلسات مهم کاری در فضای آنلاین برگزار میشود. نرم افزار گفتو گو سازمانی گزینه ایده‌آلی برای برگزاری جلسات آنلاین به‌شمار می‌رود که با به‌کارگیری آن می‌توانید خیلی راحت و بدون حضور فیزیکی در جلسات سازمان شرکت کنید.
در این نرم افزار امکان کنترل دسترسی وجود دارد و تنها کاربران مجاز می‌توانند در جلسات شرکت کنند. همچنین زمان برگزاری جلسات پیش از موعد به شما یادآوری میشود که به شما اجازه می‌دهد تا برای کارهای آینده خود برنامه‌ریزی کنید. امکان به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و ارسال پیام متنی در حین برگزاری جلسات از دیگر مزایای برگزاری جلسات آنلاین در نرم افزار چت سازمانی است.
کاهش هزینهها
با وجود این برنامه‌های دیجیتال دیگر نیاز نیست پشت خط تلفن منتظر برقراری تماس بمانید و هزینه‌های گزافی را بابت تماس‌های خود بپردازید. همچنین هزینه‌های مربوط به خرید تجهیزات فیزیکی برای کارکنان کاهش می‌یابد و جلسات نیز با بودجه کمتری برگزار میشود. از طرفی هزینه رفت‌وآمد کارکنان نیز حذف میشود و هزینه‌های غیر قابل پیش‌بینی کمتری روی دستتان می‌ماند.
صرفهجویی در زمان
این روزها زمان بزرگ‌ترین سرمایه برای افراد و سازمانها محسوب میشود که با مدیریت آن می‌توان سریع‌تر به اهداف شخصی و تجاری رسید. با نصب شبکه اجتماعی سازمانی برای دورکاری، بسیاری از وظایف در بستر این برنامه انجام میشود و در زمان صرفهجویی میشود. از طرفی هر چقدر زمان کمتری صرف کارهای غیرضروری شود، زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم باقی می‌ماند.
امنیت بالا و حفاظت از اطلاعات
پیام رسان‌های سازمانی به‌طور اختصاصی برای ایجاد ارتباطات کاری طراحی شده‌اند؛ از این رو امنیت بالاتری نسبت به پیام رسان های عمومی دارند تا داده‌های محرمانه و اطلاعات اساسی سازمان به بیرون درز نکند.
افزایش شفافیت در تبادل اطلاعات
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای گفت و گوی سازمانی این است که در آن پیامها و فایل‌ها ثبت می‌شوند و افراد در مواقع ضروری می‌توانند آن‌ها را رصد کنند. این امر سبب میشود که هیچ موضوعی گم نشود و سوءتفاهم‌ها و حواشی کاهش یابد.
ارسال پیام در فضای سازمانی منجر به افزایش شفافیت مسئولیت‌ها میشود و پیگیری سهل‌انگاری‌ها را نیز آسان‌تر می‌کند. همچنین در این برنامه تمرکز تنها بر تبادل اطلاعات کاری است و مکالمات پراکنده در آن صورت نمی‌گیرد تا در کار وقفه ایجاد شود. به طور خلاصه پیام رسان چت سازمانی یک محیط رسمی برای برقراری ارتباطات کاری ایجاد می‌کند که در آن ارتباطاتِ مستند، دقیق و شفاف شکل می‌گیرد.
ادغام با سایر ابزارهای سازمانی
بسیاری از نرم افزارهای چت سازمانی با سایر ابزار موجود در سازمانها همچون سیستم‌های مدیریت پروژه و تقویم کاری ادغام می‌شوند. این امر به یکپارچه‌سازی فرایندهای کاری کمک می‌کند و سرعت و دقت در انجام پروژه‌ها را بهبود می‌بخشد.
امکان مستندسازی پیامها و اطلاعات
در نرم افزار چت سازمانی شما می‌توانید ضمن تبادل اطلاعات و برقراری تماس‌های صوتی و تصویری، اسناد و فایل‌های کاری را نیز به اشتراک بگذارید؛ بنابراین تمام اطلاعات و اسناد در این اپلیکیشن ثبت و ذخیره میشود و در صورت نیاز امکان بازیابی و ردیابی آن‌ها وجود دارد.
تمرکز داده‌ها در محیطی امن
به‌کارگیری پیام رسان سازمانی به شما کمک می‌کند که تمام داده‌های مربوط به کسب‌وکار را در یک فضای متمرکز گردآوری کنید. این امر از پراکندگی اطلاعات در برنامه‌های مختلف جلوگیری می‌کند و امکان جست‌وجو و دسترسی به اطلاعات را فراهم می‌سازد.
افزایش بهرهوری
امکانات نرم‌افزارهای سازمانی منجر به ایجاد ارتباطات پایدارتر، صرفهجویی در زمان و هزینه و انتقال داده‌ها در محیطی امن میشود. درنهایت، تمامی این موارد سبب میشود تا بهرهوری سازمان افزایش یابد و کارکنان بتوانند ارتباط سالم‌تر و معنادارتری با یکدیگر شکل دهند.
ویژگی‌های یک نرم افزار چت سازمانی کاربردی
در دنیای امروزی، دورکاری به ضرورتی اجتناب‌ناپذیر در اکثر کسبوکارها تبدیل شده که برای ارتقای آن باید تدابیری متناسب با نیاز این شیوه کاری در نظر گرفت. پیام رسان سازمانی برای دورکاری یک راه‌حل هوشمندانه برای ایجاد ارتباط با همکاران دورکار است که انواع مختلف دارد. در این بخش می‌خواهیم ویژگی‌های یک نرم افزار کاربردی را با هم بررسی کنیم.
قابلیت نصب روی دستگاههای مختلف
افراد فریلنسر در شرایط مختلف ممکن است از دستگاههای مختلفی همچون گوشی‌های هوشمند، تبلت یا رایانه استفاده کنند. یک نرم افزار پیام رسان خوب ضمن دسترسی از طریق وب، باید امکان نصب روی نسخه‌های مختلف دسکتاپ و موبایل را نیز داشته باشد.
محیط کاربری ساده و قابل سفارشی کردن
طراحی محیط کاربری ساده و کاربرپسند سبب میشود تا کارکنان در برابر یادگیری و استفاده از این نرمافزار مقاومت نداشته باشند. همچنین افراد با هر سنی بتوانند با یک آموزش کوتاه از این اپلیکیشن استفاده کنند و آن را برای خود شخصی‌سازی کنند.
امنیت بالا
بسیاری از سازمانها برای حفظ اطلاعات خود و تأمین امنیت داده‌ها به‌سراغ نصب نرم افزارهای چت سازمانی می‌روند؛ بنابراین یک اپلیکیشن خوب باید دارای رمزنگاری و احراز هویت برای کاربران باشد تا کنترل دسترسی بر اساس نقش‌های سازمانی امکان‌پذیر شود.
کیفیت خوب برای ارتباطات صوتی و تصویری
کیفیت بالای تصویر و وضوح صدا یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار چت سازمانی کاربردی است؛ زیرا بسیاری از تماس‌ها قرار است در بستر این برنامه برقرار شود و ایجاد ارتباطات پایدار نیاز به زیرساخت‌های قوی دارد.
پشتیبانی خوب و طولانی‌مدت
یک نرم افزار چت سازمانی خوب برای دورکاری ضمن امکانات متنوعی که دارد، بهتر است خدمات پشتیبانی خوبی نیز ارائه دهد؛ زیرا در این صورت شما می‌توانید از به‌روزرسانی‌های برنامه به‌طور مستمر برای بهبود عملکرد نرمافزار استفاده کنید و برای رفع مشکلات خود از پشتیبان فنی کمک بگیرید.
منطبق بر فرهنگ سازمانی و سازگار با اینترنت داخلی
اگرچه نرم افزارهای گفت‌وگوی سازمانی متعددی در جهان وجود دارد، اما شما باید به‌دنبال برنامه‌ای باشید که با اینترنت داخلی سازگار باشد و تحریم‌ها بر آن اثر نداشته باشد. همچنین استفاده از اپلیکیشنی که متناسب با فرهنگ سازمان‌های ایرانی طراحی شده به‌دلیل آشنایی با نیاز کسب‌وکارهای داخلی، کارایی بیشتری دارد.
جمع‌بندی
نرم افزار چت سازمانی برای دورکاری ابزاری برای ایجاد ارتباط امن، سریع و یکپارچه میان اعضای تیم است. این روزها انواع مختلفی از این برنامه‌ها وجود دارد که برخی از نرم‌افزارهای داخلی به‌دلیل سازگاری با اینترنت و فرهنگ بومی کسب‌وکارهای ایرانی، گزینه مطمئن‌تری محسوب می‌شوند.
از این میان پیام رسان سازمانی تودی کانکت یکی از بهترین نرم‌افزارهای چت سازمانی است که شما با هزینه کم می‌توانید از امکانات بی‌شمار آن استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر با مشاوران ما در تودی کانکت در ارتباط باشید.
